論新形勢下事業單位人事檔案管理存在的問題及對策

鄭玉梅

（黑龍江省能源研究所）

摘 要：隨著事業單位人事制度改革的不斷深入，人事檔案管理工作越來越受到重視。特別是在當前市場經濟環境下，市場競爭不斷加劇，在這種情況下，人才作為事業單位發展的根本所在，因此需要加強事業單位人事檔案管理，從而更好的掌握事業單位人員的實際情況，為選拔人才提供重要的依據。文中從事業單位人事檔案管理的必要性入手，分析了當前事業單位人事檔案管理工作中存在的問題，并進一步對新形勢下事業單位人事檔案管理工作提出了具體的建議。

關鍵詞：事業單位；人事檔案；檔案管理；問題；建議

1 事業單位人事檔案管理的必要性

1.1 人事檔案承載著個人的經歷榮譽

事業單位人事檔案是事業單位工作人員的身份信息的匯總，記載著每一名員工的具體情況，如個人情況、家庭背景、個人品德、素質和榮譽等，是對員工過去真實的記載，因此通過人事檔案能夠更直觀的對員工進行了解，從而為人員選聘和調任提供重要的信息支持，而且人事檔案也能夠為咒工評價提供重要的材料，確保評價的科學性。

1.2 人事檔案是選拔任用人才的根本依據

在事業單位人力資源管理工作中，人事檔案發揮著非常重要的作用，能夠為事業單位各項工作提供基本的保障，特別是對干部的選拔、任用、職工薪資水平評定及員工職稱、技術等級評定等都離不開人事檔案的支持。目前在事業單位干部考核工作中，人事檔案記載的學習和工作閱歷都是重要的參考資料。可能說事業單位人事檔案是其選拔任用人才的重要依據。

1.3 人事檔案是各種原始資料的重要組成部分

人事檔案各項工作的開展，其最終目的是更好的服務于人事工作。事業單位作為國家機構的分支，主要以提供各種社會服務為主，具有自身的獨特性，因此事業單位人事檔案作為各行業人事檔案的重要組成部分，在人事檔案中占有重要的地位，對其他行業具有較好的適用性。

2 當前事業單位人事檔案管理工作中存在的問題

2.1 對人事檔案管理工作的重視程度不足

人事檔案管理工作通常情況下不易被重視和關注，而且檔案管理人員工作業績也沒有辦法進行衡量，這也導致在很長的一段時間內人事檔案工作都被輕視，覺得只是簡單的整理下材料，不能給單位創造業績，因此只要能夠查找到資料即可。在這種情況下，人事檔案管理人員對于自身的也處于消極應對的狀態，工作效率和工作效率普遍不高，從而無法為事業單位人力資源管理工作及事業單位的發展提供高質量的服務。

2.2 管理隊伍弱化，能力水平不夠

當前事業單位各項改革不斷深入，人員實施競選上崗，這也使事業單位人事檔案管理部門人員流動性較大。部分檔案管理人員存在缺乏專業檔案知識，對檔案各項工作缺乏有效了解，而且一些年齡較大的檔案管理人員，對計算機操作不熟練，從而導致人事檔案管理隊伍整體水平較低，這對人事檔案管理質量和水平的提升帶來了較大的制約。

2.3 人事檔案資料的收集不規范

人事檔案的關鍵點就是真實客觀，在現有管理制度模式下，虛假材料、偽造學歷等現象層出不窮。如高考、晉升、參軍、出國深造等，有些人甚至通過修改的手段來冒名頂替。也有的為了競聘干部領導崗位，偽造簡歷和學位等，以假亂真的檔案現象經常會出現在新聞中，對檔案工作的嚴謹性、真實性有一定的打擊。除了弄虛作假，檔案資料也有缺斤少兩的情況，比如材料內容不全面，填寫的項目不完整等。究其原因，大多是因為管理人員的工作態度不端正，業務不熟悉，沒有把好質量關。

2.4 人事檔案使用率較低

對于從事檔案管理工作的人員來講，歸納收集檔案資料，歸根結底是為了提高工作效率，為領導決定人事問題提供依據。但是現在的情況，人事檔案還存在一定的神秘性和不公開性的現象，主動服務的理念還未建立。在人員的調動上，很多事業單位，對于人事檔案并不是看的很重，人事檔案大多時候只是在被動的等相關人員來查看，并且檔案利用主要是貫徹政策和待遇調整等內容，實際在提拔使用等方面利用的很少。

3 新形勢下事業單位人事檔案管理工作的對策

事業單位人事檔案作為重要的人力信息資源，無論是對事業單位人事工作的開展，還是對事業單位的長遠發展都具有非常重要的意義，因此在當前新形勢下，我們需要采取切實可行的措施加強事業單位人事檔案的管理，努力提高人事檔案管理水平，從而更好的發揮出事業單位人事檔案的重要價值。

3.1 提高思想認識，加強組織領導

加大對人事檔案工作重要意義的宣傳，特別是在事業單位改革的大背景下，人事檔案與深化機構改革、提拔任用制度改革等緊密相連。不僅從事辦公室和人事工作的人員要熟知有關人事檔案管理的政策方針，更重要的是要讓單位的主要領導知道，提高領導的重視程度，能按照規定來落實人事檔案制度。要建立主要領導為組長的檔案管理小組，落實對檔案管理工作的督查和領導，有薄弱環節要及時整改，建立檔案管理的考核獎懲制度，實現量化指標考核，推動人事檔案工作高效、常態化開展。

3.2 注重學習培訓，提高隊伍素質

事業單位人事檔案管理工作具有一定的私密性和政治性特點，因此人事檔案管理人員需要選派具有專業檔案管理知識，素質過硬及品行良好的人員擔任。事業單位在日常工作中還要重視人事檔案管理人員的培訓工作，通過組織多種形式的培訓和教育，努力提高檔案管理人員的專業技能和職業道德素質，使其掌握先進的檔案管理手段和方法，從而做好人事檔案管理工作，成為人事工作的重要幫手，為事業單位人事調動提供重要的信息支持。

3.3 完善規章制度，提升人事檔案資料質量

檔案管理工作是一項看起來千頭萬緒、紛繁復雜的工作，假如沒有科學的規章來規范，那么長久下來檔案管理就會雜亂無章。伴隨著事業單位改革的推進，新形勢下人事制度的改革，人員的調動、培養、提拔等要求進入檔案的資料會越來越多，這就給檔案資料的歸納整理提出了更高的要求，一方面事業單位要提升檔案管理水平，制定科學有效的規章作為日常工作制約，另一方面要求我們的工作人員在整理有關資料的時候，要做到仔細篩查，去偽存真。對于不真實的資料要按規定處理，資料不完整的要還給相關部門進行完善，對人事檔案的歸納和調進調出要更加從嚴要求，為事業單位的人事調動提拔任用提供更準確、詳實的資料。

3.4 運用現代技術手段，提高服務質量

當前事業單位人事檔案普遍存在利用率不高的問題。在當前信息時代，人事檔作為人力資源的重要數據庫，要想充分的發揮數據庫的作用，則需要加快推動人事檔案信息化建設，充分的利用計算機技術和網絡技術來有效的提升人事檔案的信息化管理水平，這不僅是當前人事檔案管理工作發展的必然趨勢，同時也是當前新形勢下人事檔案工作的必然選擇。人事檔案依托于現代化技術手段，可以將各項書面資料和相關材料轉化為電子數據進行保存和利用，不僅有效的提高了檔案信息的檢索速度，而且一些不涉密的檔案資料還可以實現上傳到網上，實現信息共享，有全面提升人事檔案管理效率的同時，也能夠為利用者提供更多的便利。并進一步推動人事檔案的利用效率。

結束語

當前事業單位人事制度改革不斷推進，這對人事檔案管理工作提出了更高的要求。在這種新形勢下，人事檔案管理人員需要樹立良好的服務意識，意識到人事檔案的重要性，因此在實際管理工作中通過完善規章制度，努力提高自身的素質，并充分的利用現代化技術手段，從而全面提升事業單位人事檔案管理水平，為事業單位的健康、有序發展奠定良好的基礎。

參考文獻

[1]楊敏.數字化存儲和檔案[J].中國社會科學報，2012，（395）.

[2]翟麗華.加強檔案信息化管理的探討[J]科技創新與應用，2012（05）.