略論事業單位辦公室檔案管理

韓秀英

（河北廣播電視臺器材購置服務中心）

摘 要：隨著國家對于事業單位的改革不斷深入，作為內部管理的重要組成部分，事業單位的檔案管理工作不僅與事業單位內部高效運行有著密切的關系，檔案管理水平的好壞還是決定事業單位自身發展的重要前提。而面對新的經濟環境，要保持事業單位的積極性，就必須關注到事業單位的辦公室檔案管理。本文分析了事業單位辦公室檔案管理方法。

關鍵詞：事業單位； 辦公室檔案；管理方法；

近年來，隨著我國經濟的飛速發展，人事制度改革的不斷深入，人員流動的速度越來越快，做好檔案管理工作就顯得越來越重要。但是就目前而言，事業單位檔案管理工作還存在許多不完善的地方，檔案科學化管理比較滯后、檔案材料整理不及時。

一、事業單位辦公室檔案管理問題

1.檔案管理工作的重要性未得到應有的重視。受到計劃經濟的管理模式影響，事業單位的檔案管理工作通常都是一些簡單的日常程序化工作，例如：檔案的保管等。很多現代化的管理理念并沒有應用到檔案管理工作中。從而給人的印象就是“是個人就能干”，無非就是保證檔案不丟失，不泄露檔案信息。因此，單位領導以及職工對檔案管理工作的重要性并沒有充分地認識。以至于檔案管理工作模式陳舊，缺乏現代化的管理理念，缺乏創新，其真正的作用并沒有充分發揮出來。

2.缺乏完善的管理制度。缺乏完善的檔案管理制度是檔案管理工作質量不高的重要原因之一。目前，在國內的事業單位檔案管理工作中，盡管已經建立了相應的管理制度，但是，從執行效果來看不是很理想。管理制度往往局限于表面化、形式化。例如：在很多事業單位中，檔案資源管理混亂，職工的檔案保存不完整，有些檔案沒有及時歸檔，很多內容并沒有及時的補充進去，目前棄檔和重新建檔的現象時有發生，嚴重破壞了檔案的真實性和完整性，還有一些應該銷毀的檔案，仍然保留在檔案室中，致使檔案的查找工作量大幅度增加。不僅如此，有些職工的檔案很可能因為管理人員的疏于管理而丟失。在外借檔案管理中，管理人員往往并沒有嚴格地遵循相關的外借管理制度進行操作，繼而導致個別外借檔案有去無回。這些問題都是缺乏完善的檔案管理制度引起的。

3.檔案為得到有效利用。從本質上講，檔案也是一類重要的社會財富，盡管，其具有一定的特殊性，不能在市場中隨意的進行流通。但是，如果能夠在恰當的場合對檔案信息進行有效利用，一定會對我國社會的可持續發展起到重要的促進作用。但是，在實際的工作中，很多事業單位并沒有認識到檔案的重要價值，沒有充分的運用到管理工作中。這是一種極端浪費的表現，其未能將檔案的真正價值體現出來。

二、事業單位辦公室檔案管理方法

1.充分認識到事業單位檔案管理工作的重要性。檔案管理改革的有效實施，首先就應該幫助執行者認識到檔案管理工作的重要性。對事業單位的有關領導宣傳現代化檔案管理模式的重要功能以及其能夠發揮出的實際功效。使其認識到高質量的檔案管理工作能夠對本單位的可持續發展起到重要的推動作用。進入對檔案管理工作改革給予高度的重視，并真心的支持管理改革，對檔案管理工作給予激勵措施，為其提供更為順暢的改革之路。

2.加大信息資源的開發力度。工作人員要有現代的管理觀念，堅持科學的工作態度，創新工作方法，加大對信息資源的開發，使得信息資源的利用價值充分發揮出來。首先，事業單位的所有人員要提高工作的主觀能動性，針對本單位的實際情況，有效地展開各項工作；其次，抓住工作中心，把握核心內容，正確定位工作方向，圍繞工作中心積極展開，并且在工作中不斷總結經驗；第三，結合現代網絡技術，充分發揮其優勢作用，提高檔案信息的準確性和真實性。

3.完善檔案管理制度。建立健全檔案工作規章制度，是規范檔案工作行為的一項基礎建設。在建立健全過程中，要根據單位的工作特點，配合檔案管理的需要，講究合理性和可操作性。另外，為了防止單位的上上下下對檔案工作的不重視，規章制度中要制定既對單位領導有約束力又要對干部職工有強制性的條款。在制定規章制度過程中，要嚴格遵照國家標準，在允許的情況下，可根據行政事業單位規模、工作特點的不同，適當、靈活的調整其管理方式與制度規范，實現規范性和靈活性的有機結合。檔案部門可根據以往的實踐、探索和總結，建立起一套內容全面、結構完整、符合本單位實際的規章制度體系。

4.及時更新檔案。事業單位每天都有新的變動， 所以檔案管理人員需要及時的跟上腳步， 及時的收集新的檔案來充實檔案庫， 檔案變得越來越完善， 那么對于事業單位的發展必將是有很大幫助的， 并且能體現該事業單位對于信息的收集能力之強， 速度之快。對于數據信息要做好備份處理，并且要有專門的人員來管理，同時，操作系統要做好網絡安全管理，采用現代化的信息安全技術，切實提高保證信息的準確性和安全性。

隨著信息時代的不斷發展，對辦公室檔案管理工作有著更多的要求，相關的事業單位要想讓檔案管理工作更好地服務于社會，就需要引起檔案管理在辦公室工作中的重視，利用現代化的信息、技術結合相關管理制度輔助檔案的管理，可以有效地推動檔案的科學化管理，從而使檔案管理工作能夠更好地適應社會的發展，有效地提高檔案管理在辦公室工作中的效率。

參考文獻：

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