淺析檔案管理現代化

馬榕澤

（廣西農墾集團 廣西南寧 530022）

摘 要：信息網絡化時代下，檔案管理信息化是檔案工作現代化建設的重要組成部分，是改變傳統紙質檔案管理辦法，以更加安全、合理的管理方式提高檔案信息利用率的創新舉措。本文以信息網絡化時代為前提，對如何推動檔案管理的現代化建設作如下分析。

關鍵詞：檔案管理，現代化

一、信息網絡化時代下檔案管理現代化的應用前景

（一）現代化的檔案管理手段對提高檔案工作效率和質量非常有利：現代化的檔案管理手段具有以下三個特點，第一，高效性，高效的檔案信息管理方式可以在很大程度上簡化檔案管理工作的流程，使檔案管理工作變得更加簡便且易于控制。第二，實用性，隨著企業對實用性的信息資源的需求量越來越大，實用性的檔案資源的管理已經成為了檔案工作現代化建設工程的重要組成部分。第三，真實性，信息只有是真實可信的，才能在企業運行過程中發揮它應有的價值，現代化信息管理手段保障了信息的真實性，因此對提高檔案管理工作水平是非常有幫助的。

（二）信息時代下電子信息的傳播范圍更廣，傳播速度更快，為擴充檔案資源提供了有利條件：首先，電子信息的傳播范圍更廣，可以擴充基礎性的檔案資源，為檔案管理工作提供豐富的“原材料”。其次，電子信息的傳播范圍更快，可以有效的保障電子信息的有效性和真實性，在檔案工作現代化建設過程中，有效性和真實性的信息往往非常重要，其可以避免檔案管理工作多走彎路，從而提高檔案管理工作的工作效率。例如，以前的中國人民銀行檔案歸檔的文件材料一直采用紙介質，管理及查尋這些信息非常耗時且容易發生人為錯誤。自從使用了基于Adobe Acrobat及Adobe PDF的中國人民銀行電子檔案系統后，情況就完全不同了：中國人民銀行各項工作中形成的應歸檔保存的發文文件材料可以自動轉為PDF文件，并及時歸入檔案庫，全行各部門辦公人員能夠隨時查詢和閱讀最新的檔案文件。有效地提高了查尋檔案的運作效率，業務運作的安全性和準確性得到了顯著的提升。

（三）信息的實時共享可提高檔案管理員之間的信息溝通效率，進而推動檔案工作現代化建設進程：主要表現為以下幾點，第一點，保證檔案管理信息可以在最短時間內傳達給每一位檔案管理員，方便檔案管理員在交接工作時，不會出現信息錯亂和信息遺漏的現象，第二點，提高了檔案管理員的信息反饋效率，確保可以及時的發現檔案管理工作中的問題，并能夠在最短時間內解決問題。

二、信息網絡化時代下檔案管理的困境

（一）受地區經濟發展水平的影響，地區差別越來越大：如今，雖然從整體上看，我國的經濟實力在新時期已邁上了一個新的臺階，但是地區經濟發展水平的不均衡還是制約我國經濟平穩向上發展的重要因素。尤其是東南地區和西北地區的經濟水平差別，已經呈現嚴重兩極分化的情況。檔案管理無論對資金、技術和人員的需求都是十分巨大的，對于經濟相對落后的西北地區，很難負荷檔案工作現代化建設發展過程中所帶來的巨大壓力，直接導致了檔案管理發展水平存在地區差異性明顯的情況。以廣西企業為例，經濟發展水平不如廣東、福建等地，但是相比西北地區，經濟發展水平也相對良好，目前，我國大多數省市地區都存在“比上不足，比下有余”的情況，其檔案管理現代化進程也在一定程度上反映了該地區經濟發展水平的高低。

（二）檔案管理系統的安全性和可靠性仍需提高：目前，我國檔案管理系統較發達國家相比，在技術上存在一定的滯后性，同時在管理制度上也尚未完善，這都將降低檔案工作現代化建設過程中檔案信息管理的安全性和可靠性。數據的安全傳輸和存儲是檔案信息化管理建設的重要組成部分，因此，各有關部門不僅要在技術層面上考慮檔案管理系統的合理性，即在數據傳輸和存儲上確保數據的準確性和安全性，還要在制度上進一步強化對檔案管理系統的監管力度，即制定完善的數據傳輸規則和數據安全保護機制，提升我國的信息安全程度，保護檔案信息安全，為檔案工作現代化建設奠定良好的發展基礎。例如，在U盤的使用上，就要注意兩個方面：第一， U盤作為外部數據存儲設備，一旦沾染病毒，輕則會丟失U盤文件，重則會讓整個U盤失效，所以對于存儲重要檔案資料的U盤，要時刻防范黑客的惡意攻擊；第二，對于非常重要的檔案資料，要做到及時備份，一旦出現數據丟失，能最大程度的減少損失。當然，以U盤作為數據傳輸和存儲中介，是較為傳統的方法，在防范黑客攻擊方面，也有利有弊，好處在于其方便攜帶，而且無需借助網絡，避免了黑客利用網絡病毒攻擊U盤，弊在于其一旦沾染病毒，丟失的數據文件將很難找回。

（三）電子信息檔案的維護工作尚要加強：主要表現在以下三個方面：第一，對電子信息管理系統的維護周期過長，可能導致檔案管理系統故障頻發，也不利于相關軟硬件設備的更新換代。第二，維護過程不細致，電子信息檔案的維護工作是非常復雜的，尤其是對有著復雜信息關系的檔案來說，其維護工作必須做到專業、細致、全面、科學、合理，但在實際的維護過程中，檔案管理人員并不能做到細致入微，一些難以發現的問題被忽略，就會為后續的電子信息檔案管理工作埋下不小的隱患。第三，維護技術較為落后，目前我國對電子信息檔案的維護技術還未能實現高度的自動化，不僅費時費力，維護效果也不明顯。

三、信息網絡時代下加強檔案管理工作的相關策略

（一）進一步凈化檔案信息管理環境，完善檔案管理標準：檔案管理必須要具有非常精細的管理標準，才不會造成信息混亂。目前，我國檔案信息管理環境仍需進一步凈化，各項管理標準必須盡快出臺，以規范和約束相關的檔案管理工作，進而推動我國檔案工作現代化建設進程。

（二）制定更加科學、高效的檔案管理制度：科學、高效的檔案管理制度是檔案管理工作的指路明燈，只有做到“制度先行”，后續的實際工作才能做到有條不紊，因此，相關部門應積極學習外國先進的檔案管理制度，并結合地區實情，制定符合自身發展的特色檔案管理制度。

（三）組建高水平的檔案管理團隊：首先，組建高技術水平的軟硬件維護團隊，為檔案管理設備的正常運轉提供保障；其次，組建高技術水平的電子信息安全管理團隊，保障信息安全，防止網絡信息犯罪；最后，組建具有高度職業責任感的監管團隊，以“高標準、嚴要求”不斷規范檔案管理團隊的日常工作，提高其管理水平。

（四）對檔案工作現代化建設程度較低的地區，要給予適當的幫助：檔案工作現代化建設存在較大的地區差異，資金、技術和人員的投入在很大程度上決定著這個地區的檔案現代化建設水平。因此，各級各政府應認識到檔案管理在檔案工作現代化建設中的重要性，采取各種有效措施，幫助經濟困難區早日提高檔案管理水平。

（五）以創新帶動發展，提高檔案管理工作的創新性：創新是發展的根源，只有在檔案管理工作中堅持創新，才能始終為其注入新的發展活力，繼而推動整個檔案現代化建設進程不斷向前。

四、檔案管理現代化的集中體現——基于知識服務的檔案管理模式

（一）與現代高科技技術相結合，開發高端的知識信息管理軟件：隨著我國科技實力不斷增強，檔案管理模式的建立已經離不開高科技技術的支持。如今，現代化數據處理軟件的出現，更是為以知識服務為基本導向的檔案管理模式的創建提供了強有力的技術支持。因此，與現代高科技技術相結合，開發高端的知識信息管理軟件，可以在很大程度上提升檔案管理工作的知識服務水平。

（二）注重知識信息的深層次價值挖掘工作，提高檔案信息的利用率：利用大數據、云計算等高端信息檢索和分析技術，就可以將知識資源的深層次價值挖掘出來，為檔案管理模式的創建提供更加豐富且有效的知識資源，從而提高知識服務水平。如今，中國人民銀行電子檔案系統改變了傳統的手工作業方式管理檔案。以前，中國人民銀行總行每年的檔案整理工作于第二年的1-3月份進行，檔案管理人員要從眾多的機關部門收集檔案資料，然后進行手工的編輯、分類、存檔等工作。不但工作強度大，而且容易發生人為錯誤；文件歸檔周期過長，降低了檔案利用的時效性，直接影響各部門的工作效率和質量。在應用電子檔案系統后，各種文件入庫工作變得非常簡單，所有PDF格式的新檔案都做到了即有即入、及時快捷，大大減輕了檔案管理人員的工作量。

（三）以人為本，培養工作人員的知識服務意識：工作人員的知識服務意識的強弱，將直接影響檔案管理工作的水平。因此，在以人為本的指導思想下，培養工作人員的知識服務意識，以更加人性化的服務，提高信息的利用效率，是目前檔案管理現代化建設的發展方向，更是深入貫徹我國以人為本指導思想的重要表現。

（四）開拓創新，以知識服務為基礎，創新檔案管理模式，提高信息管理效率：創新鑄就未來，在檔案管理工作中，只有不斷的開拓創新，才能不斷的完善和更新檔案管理模式，不斷的提高檔案信息管理效率。目前，我國無論是在制度，還是在科技上，創新步伐都日益加快，這將會對我國檔案管理模式理論的發展提供強有力的后援支持，以更加高效、精準的知識服務，促進我國檔案管理工作穩步向前發展。

結語：綜上所述，信息時代下，檔案管理在我國的應用前景非常大，但是其面臨的改革和發展困境也很大，現代檔案管理與傳統檔案管理無論在思想觀念、理論方法、實踐操作等方面的碰撞，都使得檔案管理在信息化時代中的應用過程出現不小的波折，上述中提到的各項應用策略只是筆者的淺見，更多更好的應用策略還需要每個檔案管理人員不斷探索。

參考文獻：

〔1〕趙 甲 信.關 于 加 快 推 進 縣 域 檔 案 信息 化 建 設 工作步伐的幾點體會[J].陜西檔案，2008（06）.

〔2〕 趙 鵬， 李光. 檔 案 工 作 落 實科學 發 展觀 的 關鍵———實現檔案實物化管理向信息化管理的轉變[J].山東檔案，2005（05）.