再談農村義務教育學校檔案資料建設

王瑜 王忠倫

學校檔案管理是中小學常規管理的重要方面，學校的檔案工作是教育事業的重要組成部分。義務教育“初步均衡”檔案材料是“基本均衡”發展資料建設的基礎，義務教育均衡發展檔案材料是國檢、省檢的重要內容，是均衡發展工作評估驗收的重要依據。規范的檔案資料是我們工作的內在要求，是實施依法治教，促進義務教育均衡發展的重要組成部分，是“均衡發展”工作發展過程的綜合記錄和客觀反映，是上級人民政府對下級人民政府教育工作進行檢查驗收的重要依據。因此，我們農村義務教育學校要高度重視檔案資料建設與管理。

通榆縣中心校以上的學校均已樓房化，公辦幼兒園也都樓房化，學校標準化建設已走在了全省農村縣區的前列，又是國家義務教育均衡發展試點縣，首批通過了國家“均衡發展縣”的評估驗收。加強檔案資料建設就更顯得重要。“普九”的概念大家是清楚的，“普九”的標準和義務教育均衡發展省定辦學標準相比是低的，現在的辦學標準高的多，況且新一輪省對縣教育工作督導評估驗收從2017就要開始啟動了，學校檔案資料建設的要求也更高了，加強學校檔案資料的建設與管理尤為重要，而且還得必須做好，絕不能因檔案資料建設與管理欠妥而影響我們教育的成績。目前，全縣檔案資料建設總體上來說還是挺好的，大多數學校都能按年初下發的目標管理責任書的指標體系準備材料，不過有的欠規范，有的還不知怎么建設，有的學校制定的規劃、計劃、方案等格式不正確，內容不具體，有的學校制定的方案中的組織保證組長竟然是局長及各科室的科長，諸如此類之現象在檢查中不絕于目，由此可見，工作的實效性我們就不言而喻了。尤其是“達標校建設督導評估檔案資料”和“義務教育基本均衡發展縣（市、區）督導評估檔案資料”大多數沒有按督導評估驗收標準及時分類歸檔裝訂，個別學校甚至連督導評估驗收標準一無所知，加快義務教育均衡發展，加強學校檔案資料建設與管理，勢在必行。

出現上述的狀況，我想原因主要有三：一是學校領導重視不夠；二是上級行政主管部門監督指導不到位；三是學校檔案管理人員培訓不到位。學校檔案管理人員的不斷更換，老檔案資料員退休只交了工作，未教會新檔案資料員工作應該怎么做，新的檔案管理員大腦茫然一片，不知道檔案資料怎么管理，不知道管到什么程度是規范。大多數學校就是誰分管哪項工作誰拿材料，誰就管這項材料，沒有統一管理檔案資料，時間一長或一換工作材料就弄丟了。

那么，學校究竟應該怎樣加強檔案資料建設與管理呢？我想學校要提高檔案資料建設與管理意識，健全工作機構，完善檔案制度，強化檔案規范管理。加強檔案人員培訓，提升業務素質。注重檔案收集，加強檔案過程管理。一是學校要高度重視檔案資料的建設與管理，完善機制，選用一名懂微機、精干善管理的老師做檔案資料管理員；二是上級行政主管部門要加大監督指導力度，教育行政部門要有具體人員負責檔案資料管理，或實行分片管理體制；三是要及時召開全縣檔案管理人員培訓會，準確把握“省對縣”和“均衡發展”督導評估驗收標準，清楚普及程度、教師隊伍、辦學條件、教育經費、教育管理、教育質量具體內容和省定辦學基本標準的具體要求，明確歸檔材料目錄，能夠獨立規范地填寫“省對縣”表冊和科學管理“均衡發展”的檔案資料。

學校檔案資料建設與管理具體做法：一是要切實保證統計數據與關聯數據之間的相互印證，做到報表和名冊相吻合，名冊與印證材料相吻合，匯總報表與分表之間的相互印證與吻合；二是要逐年更新，確保數據的真實準確，“省對縣”和“均衡發展”數據的匯總上報與存放做到以鄉鎮為單位，做到一個鄉鎮一套完整的“省對縣”檔案表冊。學校資料要專室專柜統一存放，文字資料做到格式規范、用語準確，材料上的數據要同檔案表冊數據一致，上墻的數據表與各類檔案表冊內容相吻合，資料的數據與年度教育統計報表相銜接，檔案封面的內容不得空項，每冊有冊目錄，每盒有盒目錄，要做到“一看就懂”；三是要充分運用信息化手段保管檔案表冊。

農村義務教育學校要依據《義務教育法》（2006年6月修訂，9月1日起實施），認真做好檔案資料的建設與管理。“省對縣教育工作督導評估”“均衡發展”檔案的建設管理要依據《省定辦學標準》及相關指標體系，要把握好年初工作計劃制定、過程管理、分類歸檔裝訂這三關，要遵循法制性、準確性、系統性、科學性、規范性、統一性原則，一定要求真、求實，指標數據要準確，內容要簡潔、邏輯要嚴密，數據支撐印證材料要完備，便于查找。我們在檔案建設管理過程中要體現本單位工作的實際情況，注重歸檔保存價值，做到該立則立，該建則建，精簡高效。學校檔案資料建設與管理，能反映出學校整體工作管理水平。