檔案管理現代化的措施

詹靜

摘 要：對于石油企業來說，檔案管理是一項復雜而且特別重要的工作，隨著現代化科技水平的發展，實現檔案管理的現代化，已經是目前各個企業主要探究的目標，提高檔案管理的現代化水平，可以有效提高工作效率，能使復雜的問題變得簡單化，利用科學手段實現繁重的工作程序。本文主要針對石油企業現代化檔案管理中存在的問題以及檔案管理現代化的措施進行了研究，希望對提升檔案管理的水平有所幫助，以供參考。

關鍵詞：檔案管理；現代化；措施

為了順應時代的發展，檔案管理事業要想實現可持續發展，就要不斷地提高檔案管理水平，實現檔案管理與先進科學技術的相結合，達到檔案管理現代化的目的。檔案管理現代化能迅速準確的查詢到所需要的檔案，進而緩解在檔案管理過程中造成的人員浪費的情況，一定程度上也可以提高工作效率。但是，就目前的情況來看，部分石油企業的檔案管理工作任然存在著一些問題，下面我們對此進行了分析。

一、現代化檔案管理中存在的問題

（一）檔案管理標準化程度低。就目前形勢來看，現階段我國的檔案管理還處于一個比較混亂的局面。由于檔案管理的管理體系比較復雜，管理比較分散，所以使得整個管理水平比較低。此外，在管理過程中部分管理人員重視人員信息的管理，而忽視了其他方面的管理，導致很多資料管理不齊全，很多有價值的檔案沒有得到真正的利用。再加上缺乏統一的管理標準，導致檔案管理過程中問題不斷出現，檔案管理現代化水平提升緩慢。

（二）檔案管理人員綜合素質低。目前我國很多的檔案管理人員沒有接受過專業的培訓和學習，缺少管理方面的專業知識，同時對檔案管理工作的概念也沒有明確認識。在管理過程中，由于沒有現代化的管理理念，導致很多管理資料不能及時整理造成缺失甚至損壞。還有的檔案管理人員雖然有專業的技能，但是缺乏應有的責任心，沒有嚴謹的工作態度，使檔案在一定程度上混亂沒有規律性，為后期的查閱及使用造成困擾。雖然部分石油企業已經采用了現代化的檔案系統，如數據庫 E6系統，但是管理人員的專業技能并不能對此進行熟練操作。

（三）檔案管理方式落后。當前我國的檔案管理工作人員在進行檔案管理的過程中往往采取傳統的檔案管理方式，無論是在知識上還是方式上都存在著明顯的落后。首先，傳統的紙質文件方式，給檔案信息的建立和查閱都造成了一定的麻煩，這樣會使很多重要的檔案難以被發現。其次，在管理的手段和方式上也存在著問題，很難實現資源共享，比如業務交叉時，相同內容的電子檔案對接困難。不能共享，也不能覆蓋或者替換。所有工作都要手動檢查、添加，增大了工作量，無法適應現代化的檔案管理操作需要。

二、實現檔案管理現代化的措施

（一）加強檔案管理人員的綜合素質。要想提升檔案管理的現代化水平，首要目標就是提升檔案管理人員的綜合素質，只有提高了人員的綜合素質，才能使檔案管理得到進一步地發展。首先，從理論與技能方面加強對管理人員的培訓，提升檔案管理人員的基本技能。同時也要提升管理人員的計算機技能，熟練的操作計算機能夠運用科學化的手段進行檔案管理；其次，提升檔案管理人員的職業道德素養。要定期的開展政治理論和職業道德理論的相關培訓，在潛移默化中提升他們的自身素質；最后，要結合檔案管理人員的實際工作水平和部門特點，適時對相關的培訓內容進行調整，為檔案管理人員能夠不斷掌握新的業務知識進行教育培訓，以科學化、現代化為目標，不斷提高檔案管理工作者的能力水平。

（二）明確檔案管理目標。要想有效的提升檔案管理的現代化水平，就要在管理過程中明確檔案管理的目標，以實際的管理目標為依據，開展相關的管理工作，其定位可以針對本企業的檔案管理，也可以針對整個社會工作有序運行提供高效檔案信息服務。在進行管理檔案工作時，要始終明確自己的目標定位，與時代發展相結合，科學合理的運用現代化的信息技術，實現科學化的檔案管理，這是當前提升檔案管理工作水平的要求，只有這樣才能夠為社會以及民眾提供更全面、更高品質的檔案信息服務。

（三）提升檔案管理的信息化水平。想要大幅度的提升檔案管理現代化水平，就要順應時代的發展，提升檔案管理的信息化水平，而信息化的提升靠的是加強基礎性建設，做好硬件上的保障才能為科學化提供支持。要想提升檔案的信息化水平，首先應加大在資金方面的投入，建設現代化的檔案管理設備，使檔案管理載體呈現多樣化，同時要陪讓專業的人才，能夠對專業化的系統進行熟練的操作，如數據庫 E6系統。同時要充分的利用現代電子設備和計算機等設備，以此來推動檔案電子化、自動化水平的提升。此外，現代化檔案管理中應積極的建立起電子檔案室，實現互聯網建設，以此來促進檔案信息的有效管理和控制。利用現代化信息存儲技術能夠縮小檔案的體積，提升檔案存儲量，對檔案的保護有著重要的意義。

（四）健全檔案管理機制。開展檔案管理工作過程中，需要制定出科學化、系統化的檔案管理機制。把握規章制度，將檔案管理的工作主要放在提升科學管理檔案的水平上，逐步落實檔案管理中細節性的工作，充分調動檔案工作者的積極性，不斷探究適合其發展的管理機制，對實際工作中所出現的問題進行及時修正。科學化、規范化地完善檔案管理制度，激發從業者開展檔案管理的工作熱情。

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