企業檔案工作中的問題及對策策略

徐晶

摘 要：企業檔案管理工作是企業管理的基礎工作，它作為企業管理的重要組成部分，直接體現了企業管理水平的高低，對企業的發展具有重要的意義。然而，目前企業檔案管理工作中存在諸多的問題，制約著企業的發展。本文主要對企業檔案管理工作中存在的問題進行了分析，并提出了有效的解決對策。

關鍵詞：企業；檔案管理；問題；對策

企業檔案是在企業經營過程中形成的，記錄著企業的歷史與發展，它作為企業管理的重要內容，對企業的發展具有重要的指導作用。然而，隨著企業產權制度改革的不斷發展，企業檔案工作也面臨著諸多的問題，例如，對檔案工作認識不到位，基礎設施配套不到位，檔案工作人員素質不高以及檔案管理混亂等，這些問題的出現嚴重阻礙了企業檔案管理工作的順利開展，不利于企業的進一步發展。因此，加強對企業檔案工作的研究具有十分重要的現實意義。

一、企業檔案工作存在的問題

（一）對檔案工作認識尚未到位

企業檔案管理工作存在著諸多問題，其中對企業檔案工作認識不到位是較為突出的問題之一。具體表現為以下幾點：第一，部分企業領導對企業檔案不夠重視，只是看到了眼前的和直接的利益，而對企業檔案的管理比較忽視，甚至有的企業領導為了節省資金，在企業檔案工作中投入的資金比較少，這就給企業檔案管理水平的提高帶來了消極的作用；第二，在新形勢下，部分檔案行政部門對企業檔案管理工作需求缺乏足夠的認識，沒能夠及時轉變工作方法，造成檔案業務指導以及服務內容都無法作出相應的調整；第三，企業檔案工作人員對自身角色的定位比較模糊，對自身工作職責沒有清晰的認識，工作積極性不高，且缺乏創新精神，工作效果較差，嚴重制約了企業檔案資料價值的有效發揮。

（二）基礎設施配套不到位

目前，許多企業沒有專門的檔案室，即使有，庫房條件也非常一般。這種基礎設施配套不到位、硬件軟件設施比較落后的情況，在我國的中小企業中普遍存在。在庫房、裝具和設備上，大多數企業的檔案室都不符合有關標準和規定，溫濕度控制遠遠達不到對檔案保護的標準，庫房面積狹小，庫存超量，“八防”設備不配套，這是大多數企業普遍存在的問題，至于檔案庫房管理及相關制度方面更是一片空白。檔案管理的基礎設施配備不到位嚴重影響了企業檔案管理工作的開展，甚至直接威脅到企業檔案的安全，可能直接導致檔案資料的嚴重損壞。

（三）檔案工作人員素質不高

檔案工作人員是企業檔案工作的核心人物，對于企業檔案工作的有效開展具有重要的作用。要想做好企業檔案工作，就需要檔案工作人員具備專業的檔案知識與檔案管理能力，對企業檔案業務知識比較熟悉。然而，現階段許多企業的檔案管理人員素質普遍不高，主要表現在數量與質量上。從數量上來說，企業改制后，各個單位機構進行合并、拆分，人員精簡，人員頻繁更換，這些使得檔案的收集與整理工作不能夠進行有效的銜接，無法持續、完整的進行，導致檔案無法及時歸檔，甚至有些檔案存在丟失、殘缺的情況，給后續的查找與利用工作帶來極大的困難。除此之外，許多企業檔案人員身兼數職，對檔案工作的重視程度不高，這些都會阻礙企業檔案管理工作的進一步開展；從質量上來說，許多企業的檔案管理人員的文化程度普遍較低，沒有經過專業的培訓，缺乏專業的檔案管理知識，對歸檔文件的劃分及保管期限劃分不準確，導致檔案不能夠按時立卷歸檔。

（四）體制有待完善

這在相當一部分企業 ，特別是中小型企業當中，表現比較突出。 由于制度不健全和執行力差等問題，造成了企業檔案工作責任劃分不清、管理不規范、檔案內容不完整等諸多問題，難以滿足企業在新時期快速發展的需要。

二、做好企業檔案工作的對策

（一）提高檔案管理意識

要想做好企業檔案工作，就需要提高檔案管理意識，促進企業檔案管理工作的全面發展。具體措施如下：首先，對各級檔案部門來說，應提高對企業檔案工作重要性的認識，加大對企業檔案工作的監管力度，并根據新形勢的要求，不斷轉變工作理念與方式，創新工作方法，為企業檔案管理提供優質的服務；其次，對企業領導來說，應充分認識到新形勢下企業檔案對企業發展的重要作用，將企業檔案管理工作列入重要的議事日程，納入工作計劃，部署工作，并進行定期的檢查。此外，企業還要為企業檔案管理提供人力、物力與財力的支持；第三，對企業檔案管理人員來說，企業應增強對企業檔案工作人員的教育與培訓，提高其對檔案管理重要性的認識，加大宣傳力度，提高企業檔案管理人員的檔案意識。

（二）科學地界定改革后企業檔案資產的產權

企業經過改制后，企業產權的所有制性質發生了變化，檔案的所有制性質也隨之發生變化。要科學地管理企業的檔案資產，就必須對企業改革后的檔案資產的所有權作出科學、合理的界定。國有企業改組為股份制公司后形成的檔案，由過去單一的歸國家所有，變成混合型的所有制形式。國家控股的股份公司，檔案資產的所有權以國有為主體。國有企業進行股份制改組前后形成的檔案應分別構成全宗。國有企業被國有企業兼并的，兼并后形成的檔案仍歸國家所有。國有企業被集體企業兼并，兼并后形成的檔案，所有權歸國家和集體共有，所有權與其資產的份額相一致。兼并前后形成的檔案分別建立全宗。國有企業被承包、租賃經營的，因企業的國有性質不變，所以形成的檔案仍歸國家所有，承包、租賃前后形成的檔案是一個有機整體，應作為一個全宗保管。

（三）加強檔案隊伍建設

要想實現企業檔案工作的進一步發展，就需要加強企業檔案隊伍的建設。檔案工作人員是企業檔案工作的關鍵，因此，企業應不斷提高企業檔案管理隊伍的綜合素質，確保檔案工作的連續性與穩定性。一方面，企業應加強對企業檔案工作人員的教育與培訓，使檔案工作人員全面掌握檔案知識，不斷提高專業技能，提高企業檔案人員的綜合素質，徹底改變檔案工作人員素質不高、業務知識不熟悉的狀況，全面提升檔案工作人員的業務水平與技術水平；另一方面，在企業內部建立健全監督制約機制與考核制度，對企業檔案工作人員進行定期的考核，對考核成績優異、表現良好的員工要予以獎勵，對考試成績不合格者應予以相應的懲罰，充分調動員工工作的積極性，提高工作熱情。

（四）創新管理方式

為了推動企業檔案管理的進一步發展，就需要對管理方式進行創新，為檔案工作提供高效率的信息服務。具體從以下幾個方面進行分析：首先，要根據企業需求和利用規律，探索企業檔案信息資源開發利用的新思路、新方法，將企業檔案信息資源轉化為現實生產力，為企業創造經濟和社會效益；其次，要注意開展編制專題目錄、索引、概要、指南等工作，積極向領導決策部門與生產技術部門推介檔案信息開發成果，并在編制過程中采用國家統一標準，以適應信息化管理與文檔管理一體化的要求，便于企業各方面的利用；最后，有針對性地開展企業檔案利用活動，建立較完善的企業檔案資源數據庫，為企業發展提供高效率的檔案信息服務。

三、結語

總的來說，針對目前企業檔案工作中存在的問題，檔案管理部門、企業及檔案工作人員要對此加以重視，不斷提高對企業檔案工作重要性的認識，改善基礎設施建設，進而促進企業的持續穩定發展。

參考文獻：

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