提高人口和計劃生育檔案管理水平的對策

劉海霞

摘 要：隨著人口和計劃生育工作加快向法制化、規范化、制度化發展，對人口計生檔案管理工作也提出了更高、更嚴、更新的要求。探索新形勢下人口和計生檔案管理工作的新思路、新方法、新途徑，進一步提高人口和計生檔案管理水平，對更好地開展新時期人口和計生工作，促進經濟社會又好又快發展有著多方面的積極作用。

關鍵詞：人口；計劃生育；檔案管理；對策

一、人口和計劃生育檔案管理中存在的問題

（一）管理意識不強。目前，許多從事人口和計劃生育檔案管理工作的人員缺乏對檔案管理工作重要性的認識，其中很多工作人員工作積極性不高，對自己的工作責任不明確，能不做就不做，能少做就少做，不能及時準確地搜集整理人口和計劃生育的工作數據資料，甚至有些工作人員隨意捏造計生數據，還有的工作人員和單位開設偽造證明或者資料，這些現象對人口和計劃生育檔案管理工作的有效開展形成了很大的阻礙。

（二）管理方式過時。我國主要通過人工手動管理進行人口和計劃生育管理工作，沒有引入計算機等高科技設備，管理方式十分落后。相關數據和資料在搜集之后，沒有通過計算機進行科學的歸納整理，也不能分析工作開展的得失，從而進一步指導之后的工作。在一些經濟發展比較落后的地區甚至沒有專門的檔案管理工作辦公室，相關人員沒有固定的辦公地點，辦公環境惡劣，基于這種情況，檔案丟失甚至損壞現象屢次發生，大大影響了檔案管理工作的開展。

（三）工作人員專業素養不高。目前，我國大多數檔案管理人員沒有經過系統而全面的檔案管理工作的培訓，不具備充足的人口和計劃生育的相關知識，專業素養不高，同時，由于他們大多數是專科生或者本科生，缺乏必要的檔案管理經驗，在參與檔案管理工作時往往不能得心應手，對工作中的不足之處不能及時地總結出解決措施，無法滿足新時代對檔案管理人員的要求。

（四）檔案管理工作缺乏專業指導。隨著信息技術的發展，計算機逐漸被引入檔案管理工作中，由于檔案管理工作人員學歷不高，他們往往不具備必要的計算機操作能力，需要有專業的計算機人員對其進行培訓。而目前，我國檔案管理工作的計算機指導或者網絡維護人員嚴重匱乏。另一方面，由于我國在檔案管理工作上投入的資金有限，沒有更多的財力去購買智能化的設備，也無法聘請檔案智能化管理專家和檔案管理網絡維護人員，相關工作人員不能游戲提高專業知識，這導致檔案管理工作落后，跟不上時代的發展。

二、提升人口和計劃生育檔案管理的措施

（一）強化檔案管理工作意識。人口和計劃生育檔案管理工作對我國社會經濟發展有著不容忽視的重要作用。改革開放30多年的歷史經驗表明，人口因素既能有效促進人口和經濟、社會、生態環境三者的協調發展，反過來也能成為三者發展的巨大障礙。這就要求相關單位和部門立足于準確而詳細的人口資料，切實有效地開展檔案管理整合工作，構建科學、合理的檔案管理體系，發揮其保護人口數據資源的功能，滿足計劃生育學者和工作者的利用需求。這些工作對我國社會經濟的發展有著十分重要的意義，值得引起每一個檔案管理工作者的重視。

（二）規范檔案管理工作，完善相應的規章制度。首先，針對對各級的人口和計劃生育檔案管理工作要劃分好責任，確保各個環節都能有效完成自己的職責，其中尤其要緊抓鄉鎮級的人口和計劃生育檔案管理工作。當務之急就是要設置專門的檔案管理部門，配以獨立的工作室，用于給工作人員辦公和收藏檔案文件。同時將下屬農村的人口和計劃生育檔案管理工作納入職責中，進行統一管理。有關單位和部門應該制定行之有效的規章制度，明確檔案管理工作的具體流程和職能，責任到人，哪個環節的工作具體是哪個部門或者人員負責。一方面督促工作人員履行應有的工作義務，樹立嚴謹的工作態度；另一方面，工作中哪個環節出了問題時可以很快地找到負責人員，有針對性地進行解決，大大提高工作效率。

（三）開展檔案管理培訓工作。聘請檔案管理工作的專家為工作人員講解最新的檔案管理理念，同時傳授給他們最新的檔案管理技能，啟發他們用最新的專業知識時最扎實的工作技能來武裝自己，努力成為一名新時期優秀的檔案管理人員。在招聘新的工作人員時增加檔案管理專業知識的考核，擇優錄取，從源頭上提升檔案管理工作人員的專業素質。同時，還應該定期開展對工作人員檔案管理工作的評審活動，進行領導對下級的評價或者工作人員之間互相進行評價，讓全體工作人員樹立嚴謹的檔案管理工作態度，在工作中不斷要求自己，取長補短，不斷改進檔案管理的工作水平。

（四）加強檔案管理的宣傳工作。人口和計劃生育的檔案管理工作是黨和國家偉大復興中不可分割的一部分。相關單位和部門應該加大對檔案管理工作的宣傳工作，采用多樣化的方式開展對相關工作人員進行檔案管理工作的規范化程序和規章制度的教育工作，強化工作人員的科學的管理意識，引進先進的管理理念，激發他們工作的積極性。同時，國家在制定經濟發展政策時應該考慮到人口和計劃生育的作用，投入響應的人力、物力和財力支持相關單位和部門開展宣傳工作，保障人民對人口和計劃生育檔案管理工作的重要性有深刻的體會。

三、結語

計劃生育的檔案管理工作需要得到相關領導以及部門的重視，這是實現人口質量與數量的首要前提條件，只有相關部門制定合理有序的計劃，投入更多的人力與財力支持，才能更好的發展檔案管理事業，讓檔案管理工作在良好的環境中展開，這是未來發展進程中的主要工作任務。

參考文獻：

[1]侯宇紅.淺談計劃生育檔案的管理與實踐[J].華章，2012（33）.

[2]胡玉華.關于人口計生檔案管理工作的幾點思考[J].中國市場，2010（35）.