檔案管理的現代化芻議

廖曉娟

摘 要：本文就檔案管理的現代化的論題。闡明了檔案管理的現代化的含義及流程；指出了檔案管理的現代化要求；論述了加快數據準備，促進檔案現代化管理邁向新臺階措施。

關鍵詞：檔案管理；現代化；要求；措施

檔案管理現代化，是要樹立先進的管理思想，學習科學的管理理論，繼而采用與之相適應的組織機構、組織行 、管理方法和手段，以達到預期目的 。

一、檔案管理的現代化含義及流程

（一）檔案管理的現代化是以現代管理科學為指導，應用現代化的管理方法和手段，充分采取先進技術和設備，對檔案管理的傳統方法和做法進行改革，使檔案管理工作逐步實現系統化，定量化，信息化，智力化。

（二）檔案現代化管理系統的工作流程如下：1、檔案數據的收集，2、檔案數據的前處理；3、檔案數據的錄入；4、檔案數據的存儲管理；5、檔案數據的加工處理；6、檔案檢索；7、檔案信息的輸出。

二、檔案管理的現代化要求

（一）先進的技術設備推進了檔案管理工作的現代化。一定水平的設備、技術，是現代化的物化表現，是現代化程度最直接、最集中的體現。實施現代化管理要作好規劃，使檔案管理在各個環節都采用現代化設備和技術。在檔案設備配置現代化的衡量標準上，要堅持設備、技術的先進性、適用性、配套性，這樣才能真正發揮現代化設備、技術的效用。

（二）檔案信息化是檔案管理工作現代化的價值體現檔案自身的文化價值社會價值經濟價值也才能得以體現。否則檔案深藏在庫房里，不為人知，檔案的價值也就無法體現。檔案信息化需要開發大量的數字化的檔案信息資源，將館（室）藏檔案數字化。信息時代作為信息系統的重要組成部分的檔案信息的數字化成為檔案發展的趨勢，它讓人們以更方便快捷的方式獲取所需的信息。檔案信息已成為重要的戰略資源，檔案信息化的建設是當前和今后一個時期各級檔案部門和一個重點工作，實現信息資源共享，發揮檔案信息的規模優勢和綜合實力，提高檔案的利用率，打破時空界限。

（三）檔案管理的現代化對檔案的入檔時間提出更高要求。檔案的社會化需要將越來越多的檔案資料能盡快盡早納入檔案管理，形成社會信息的檔案化，實現檔案信息為公眾服務的零時差，推動社會經濟文化發展。

三、加快數據準備，促進檔案現代化管理邁向新臺階

在檔案管理基礎工作的各個環節中計算機數據的準備工作是一個大工程尤其是對于那些建館時間較長的綜合性檔案館來講，由于館藏案卷多著錄工作不僅量大而且復雜，如果沒有一整套規范化和科學化的工作程序與方法會使計算機因數據準備不足而無法使用甚至直接影響檔案管理工作現代化的進展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。

（一）分級次著錄，省時省力。在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄對那些一卷內幾個文件涉及同一個內容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內容和特征而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節約了時間、人力與財力又提高了效率。

（二）分清輕重緩急，循序漸進。檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為社會所用而實現計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進計算機管理的過程中應先根據各全宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況對所有全宗進行排隊將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機化的進程和提高社會利用的效率。

（三）電子計算機具有運算速度快，精確度高，存貯信息和邏輯判斷能力強以及自動進行運算等特點，在文件的管理上，運用計算機進行文件的接收、查找、借閱、歸還，以及辯認到期應銷毀的文件等檔案的歸檔利用和管理工作。在檔案管理上，運用計算機進行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內容介紹和編制內目錄，還可用于庫房的管理。用于特殊的檔案工作項目，如編制大型索引、為檔案的編研工作提供服務以及檔案統計等工作。 計算機檔案管理系統一般具有輸入、輸出、修改、插入、打印、統計、檢索、查詢、刪除等功能，同時計算機還具有判別、診斷、篩選的功能，利用 些功能可進行檔案的鑒定工作。運用計算機進行檔案的現代化管理具有占用空間小、 儲存信息量大、應用能力強、傳輸速度快等特點，能及時、大量地提供檔案信息，提高了工作效率，是檔案管理史上的一大飛躍。檔案管理的現代化還體現在管理方法的現代化上。檔案管理的現代化依托的是先進的技術設備，與傳統的檔案管理有很大不同，這就需要我們以開放的思想和心態，不斷引進相關學科的新技術，新方法，新理論，改善，完善，充實檔案管理，讓檔案管理充滿活力和生機，緊隨現代化步伐，推陳出新，探索一條通往現代化檔案管理的新路。

檔案管理的現代化還體現在管理方法的現代化上.檔案管理的現代化依托的是先進的技術設備.與傳統的檔案管理有很大不同，這就需要我們以開放的思想和心態，不斷引進相關學科的新技術、新方法、新理論，改善。完善，充實檔案管理.讓檔案管理充滿活力和生機。緊隨現代化步伐，捶陳出新，探索來，由被動交主動，由封閉變開放，由消極變積極，改變工作態度和工作作風，為杜會的繁榮發展貢獻自己的一份力量。檔案管理工作的現代化為檔案工作提供了—個前所未有的發展空間，我們應抓住機遇，迎接挑戰。

參考文獻：

[1]童亞芬.現代檔案管理人員群體結構模式及優化策略[J].寧波人學學報，2003（2）.