淺析高校檔案保護工作

湯男楠

摘 要：高校館藏的檔案是高校一路歷經風雨的見證，傳承了高校的文化和精神，對高校未來的發展和規劃起著重要的作用。隨著高校的發展與進步，高校檔案的數量不斷增多， 檔案利用率也在不斷提高， 如何采用科學方法保護檔案已經成為各高校檔案工作的一項重要的任務。而近年來，無論是紙質檔案的保護技術還是數字檔案的保護技術， 水平都有了一定程度上的提高，但仍存在諸多問題急需解決。

關鍵詞：高校 檔案 保護

高校檔案真實且生動地記錄了一所學校從事的教學、科研、黨政管理以及其他各項活動的歷史，是學校所擁有的寶貴信息資源，對于學校的歷史和未來都具有非常重要的參考與憑證作用。

一、影響檔案永久性保護的因素

檔案工作的基本任務之一，就是維護檔案的完整與安全，盡最大可能延長檔案的使用壽命。可是檔案文件在長期的保管和利用過程中，由于檔案載體材料、保管條件、利用方式等原因，使檔案文件受到各種各樣的損壞，如蟲蛀、霉爛、字跡擴散模糊不清、機械磨損等。

（一）檔案載體材料質量的影響

檔案制成材料和記錄材料的質量是影響檔案壽命長短的重要因素之一，決定了檔案制成材料在保存、使用過程中抵抗理化損害作用和保持原有理化性能的能力。受歷史客觀條件的制約，一些形成年代較為久遠的檔案其載體和記錄材料的質量不能滿足永久性保存的需要。

目前，大部分檔案材料仍然是以紙質為載體，在各種物理因素、化學因素、生物因素的作用下，紙張的老化是個不可逆的自然過程。

（二）檔案庫房保管條件的影響

檔案壽命的長短與檔案收藏環境及保護條件有著極為密切的關系。盡管由于環境和人為的因素，隨著時間的推移，檔案總是朝著逐漸損毀的方向發展。但完備的保護設施特別是檔案庫房，卻能在延長檔案保管壽命的過程中起著重要作用，是保護檔案最重要的物質基礎。

我們常見的檔案庫房空無一人而窗戶大開、日光燈通明，庫房當倉庫堆放各種廢舊電腦、復印機等雜物的情況，這些情形的發生都會加速檔案的損害進程。

1、溫度和濕度。一般來說檔案庫房要盡可能獨立設置，保證門窗大小適宜，密閉性能好，以防止灰塵、高溫、高濕對庫房的侵入。在影響檔案壽命的眾多因素中，溫度和濕度的作用是十分重要的。高溫、高濕的環境，特別適合霉菌和蟲害的生長繁殖，給檔案制成材料

損毀較大。霉菌生長的最適溫度為25～37℃，庫房溫度高，霉菌生長繁殖迅速，代謝旺盛。

2、光線與照明。光是具有能量的粒子，不同波長的光所具有的能量不同，波長愈短，能量越大，對纖維素的結構的破壞程度也越大。所以光線尤其是紫外線的長時間照射，能使紙張逐漸變黃、發脆，加速老化，最后成為粉末，對檔案材料威脅很大。

（三）檔案利用方式的影響

要使檔案實現價值、發揮作用，離不開對其進行整理和利用，但在反復的加工整理和提供利用的過程中，對檔案也會造成一定的損傷。一份檔案在其形成過程中可能會需要經過多次重新裝訂，反復的整理和裝訂，會對紙質檔案造成一定損害。此外，隨著落實政策、編史

修志、評定職稱等各項工作的開展，對檔案的需求量急劇增加，利用檔案的部門和個人越來越多，這就使大量重要的檔案經過反復查閱和復印，遭受進一步的磨損和污染。

二、高校檔案保護工作存在的問題

（一）檔案保護意識缺乏

自從國家教育部依據《檔案法》制定的《普通高校檔案管理實施辦法》簡稱《辦法》實施以來，高校響應號召，加大了檔案的建設工作，加大了人力物力的投入，加大了宣傳力度。但在學校日常工作中，仍然強調為教學服務，在一定程度上導致了檔案保護意識的薄弱，表現在實際行動上就是對檔案工作重保管輕保護。

（二）專業檔案人才缺乏

檔案保護技術是一門綜合性的應用技術，檔案專業人員不僅需要有一定的理論知識，也需要具備較高水平的實際操作技能。近幾年，學校檔案人員的學歷、職稱雖然都有明顯提高，但既有理論知識，又有豐富實踐經驗的檔案專業技術人員卻相當匱乏。檔案館人員多是身兼數職，征集、接收、整理、提供利用都要參與，在平時的工作中，許多檔案人員忙于檔案的收集、整理，應付查檔等，往往表現得“雜”而不“專”。

（三）檔案保護技術培訓和研究不足

隨著科學技術的發展，辦公自動化的普及，檔案的載體己呈現多樣化的趨勢，以膠片、磁性材料為載體的檔案所占比例將有所增加。它們的保管、使用同紙制檔案發生了根本變化。檔案人員如果不隨時補充知識，保護工作將無從談起。然而在實際工作中，檔案人員參加的檔案培訓，尤其是檔案保護技術專題的培訓相當有限。檔案人員不僅要做好檔案管理的日常工作，而且應加以總結、研究。

三、加強高校檔案保護的對策

檔案的損壞是客觀的不以人的意志為轉移的，為了最大限度延長檔案的壽命，便于長期使用，根據環境因素對檔案的影響關系和高校檔案館保管現狀，需要從以下幾方面入手，進一步提高高校檔案保護工作水平。

（一）提高對檔案保護工作重要性的認識

認真組織學校教職工，特別是分管檔案工作的領導和檔案工作人員學習《檔案法》和《普通高校檔案管理實施辦法》。通過學習使全體檔案人員認識到檔案工作的重要性，認識到從事檔案工作和教學工作是同樣有意義的事，提高保護檔案的自覺性。

（二）完善檔案的保護條件

為了防止庫存檔案的老化，減緩檔案發生褪變，及時保護好現有的檔案資料，可以從以下幾方面入手：

1、加強各種硬件建設。加大對檔案庫房設備的現代化投入，配置合理的防火、防盜、通風、去濕、空調等設備，安全、有效地保護檔案。

2、做好事前預防處理。檔案人員應對檔案進行事前控制，提前介入，提高原始檔案的質量。要加強文件形成部門的檔案保護意識，建議其用紙質優良的無酸紙為書寫載體，并選擇無污損、字跡材料為耐久性的原件作為歸檔文件。

3、加強日常的庫房管理。在人員、經費、設備有限的情況下，要做好檔案保護工作，筆者認為密閉庫房，適時進行自然通風是行之有效的辦法，在防光、防塵、隔熱等方面都有一定的作用，一舉數得。平時關閉庫房多余的門窗，盡量少開窗子，這不僅可防止外面有害氣體、灰塵侵入，同時也能使室內溫濕度可以相對穩定，有利于檔案保護。

（三）加大人員培訓和研究力度

組織開展多種形式的培訓、講座。因檔案保護工作的技術性較強，培訓的內容不但要注重理論的指導，還要增強實際操作能力的培養。高級檔案專業技術人員應能跟蹤國內外檔案學理論研究的最新動向，了解和掌握本專業及相關學科的最新知識、方法和技能，提高研究和創新能力，成為本專業的專家和學術帶頭人。

四、總結

檔案保護是檔案事業發展的有效保證，如何做好高校檔案保護工作，是值得各大高校進行進一步深究與探討的問題。同時也值得我們注意的是，無論高校檔案管理者還是一般的檔案利用者，都必須重視檔案的保護作用，強化檔案保護的意識，正確的認識到檔案對高校的重要性。

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