秘書工作中的信息管理途徑分析與闡述

程玲玲

摘要：信息工作屬于秘書工作當中的核心，針對復雜的信息，要求秘書工作者一定要擁有較強的信息管理能力。本文主要分析并闡述了秘書工作中的信息管理途徑，旨在給其提供一定的參考和幫助。

關鍵詞：秘書；信息管理；途徑

中圖分類號：C931.46 文獻標識碼：A 文章編號：1674—3024（2017）06—0139—01

引言

當今社會，我國市場經濟不斷加快發展，信息社會化對秘書工作的進行提供了良好的平臺，尤其是計算機和網絡等電子化設備的迅猛發展，對企業辦公帶來的十分深遠的影響。企業走辦公信息化道路，能夠顯著提高生存、競爭能力，對生產、運營效率的提升也有很大幫助。在秘書工作中應用信息化辦公，既對秘書的工作提出了新的要求，也將秘書從繁重的日常事務中解脫出來，提高工作質量和效率。對于秘書在信息管理中的特點和作用，本文將進一步進行分析和闡述

1秘書工作中信息管理必須堅持的原則

1.1及時性原則。首先，要求必須及時尋找到信息工作當中新的方向和問題以及沖突。其次，及時的在信息工作中找到新的突破點以及新研究和新方法。最后，在短時間內傳遞新的精神和策略以及政策。只有快速的反饋重點的信息，對其進行快速的處理并傳達出去，才能夠充分發揮信息的輔助作用。若重點緊急信息傳播速度較慢，將會造成許多組織決策失去作用，所以一定要堅持及時性的原則。

1.2精準性原則。首先，采取實事求是的態度，確保傳達的情況是真實的，反饋真實的聲音，盡可能的確保暢通信息的客觀。其次，正確掌控工作核心，給領導提供有價值的信息，給組織決策提供根本的參考。再次，針對不一樣的信息傳播范圍和緊急情況以及秘密程度，采取相應的匯報途徑，保證涉密信息的安全性，緊急信息能夠及時傳達，熟悉的對象不遺漏。最后，最大限度發揮信息題目的文眼功能，使用精煉的語言表達信息價值，進而吸引領導注意力。

1.3完整性原則。要求秘書工作者對于組織相關的每個方面的情況具有一個全面的了解和整體的掌控，在采集和匯報信息的工作當中，一定要做到綜合和專題以及焦點和常態，還有良性和負面這些信息結合起來，從而保證信息內容可以完全將組織的具體情況體現出來。信息完整性并不是指每一個方面都要有所設計，而是在個別個體信息特點突出的過程中，對于擁有共性的信息歸納和進一步加工挖掘，從而實現連點成線和連線成面的效果。僅重視個性忽略共性，僅重視局部忽略整體，僅注重成績忽略不足信息，那么將會產生以偏概全的問題，無法將事件的本質展示出來。

2秘書工作中信息管理途徑

2.1秘書平時的工作主要有下面幾項：（1）常務性工作，也就是秘書在沒有接到領導指示和授意以及監督情況下進行的日常工作。（2）指定性工作，也就是領導臨時交代的事項，這些工作大部分時間緊急，要求較高，并且沒有慣例可以參考，綜合性極強，這就要求一定要了解領導的想法，理清工作程序條件，時限，同時可以很好的掌握主要和次要內容，統籌兼顧科學安排，正確高效的完成工作。（3）獨創性工作，也就是秘書使用創造性和主動性以及積極的工作態度和方式給領導提供幫助，針對企業的每一項方案和管理的特點，充分挖掘，事先做好準備性的工作。想要做一個優秀的秘書，一定要盡可能的穩固樹立十項企業意識，分別是學習和奉獻以及嚴格和效率，還有創新和超前以及保密和形象，大局和守紀這些意識。具有正確的意識能夠促進其發展，意識如果存在錯誤將會導致無法發展，嚴重的甚至會導致企業走向衰亡。秘書不僅要具備這些意識，同時還應該不斷強化四種素養，良好的政治素質能夠幫助秘書工作者在沖突面前始終具有清晰的頭腦，使用合理準確的方式處理平時的事物，較強的文字功底素質能夠讓企業秘書工作者快速的整理撰寫材料，而超高的技術素養能夠使秘書工作需求得到有效的滿足，健康的體魄對于秘書工作正常開展以及推動企業內部管理十分有利。

信息化管理在當前現代企業管理當中占據重要的比重，實施企業信息化管理屬于企業發展到某種程度時提出的必然要求。提升企業信息化腳步，推動信息經濟和傳統經濟結合，這是加快企業技術和管理以及制度創新的有效方式，也是企業不斷加強競爭力的有效路徑。開展信息管理工作，要求秘書必須不斷強化自身的管理意識，端正工作態度，提升心理素質。秘書工作中的信息管理，一定要做到下面幾點：

（1）勤勤懇懇的完成自己分內的工作，作為秘書最根本的要求就是一定要實事求是，盡職盡責的完成工作。（2）提升信息化管理意識，強化秘書日常工作當中使用信息管理開展秘書工作。（3）實事求是恪盡職守，必須要不斷改進和強化自身的素質才能夠成為一名出色的秘書。

在對信息進行管理的時候，一定要正確處理每個層次之間存在的總體和部分，微觀和宏觀之間的關系。必須要整體和綜合思考會對發展造成影響的多種因素。采取對立統一觀念看待形勢。所有信息均不是死板單獨存在的，所以，現代秘書工作者，必須要擅長辯證推理，才能夠在有限的信息當中找出更加充分和有價值的信息。若秘書工作者采集和使用信息能夠做到完整和準確，那么將這個當作參考所提出的建議或者是進行咨詢，將會具有實際的價值。相反，如果無法提出正確的建議，或者提出的建議不完整或遲緩，以及準確性不高，會嚴重影響秘書工作者平時的事務性工作，從而產生被動的情況。秘書信息工作屬于藝術的一宗，并且具有極強的實用意義，必須要熟練的掌握，才可以輕松高效的完成，確保信息工作的質量。所以，作為現代秘書，一定要擁有極強的信息管理能力，同時科學高效的實施信息管理工作。

3結束語

本文通過對秘書工作中信息管理途徑的進一步分析和闡述，使我們了解到秘書在一個企業當中占有的重要地位，信息社會化為秘書工作的進行提供了良好的機會和空間，同時，現在社會，計算機和網絡這些現代化的電子設備也給企業發展帶來深遠的影響，因此企業秘書一定要做好信息管理的工作，為企業的發展貢獻一份自己的力量。