構建醫學院校友檔案信息化管理模式

胡愛蘭 熊珊珊

442000湖北醫藥學院校友會辦公室(十堰)

構建醫學院校友檔案信息化管理模式

胡愛蘭 熊珊珊

442000湖北醫藥學院校友會辦公室(十堰)

目的：探討構建醫學院校友檔案信息化管理新模式應用效果。方法：在校友檔案管理中應用信息化管理模式，并隨訪校友對檔案管理的滿意情況。結果：應用信息化管理模式后校友的滿意度顯著提高(P＜0.05)。結論：在校友檔案管理中應用信息化管理模式可以提高校友的滿意度，更好地開發利用校友資源。

醫學院；校友檔案；信息化管理；新模式；滿意度

資料與方法

我校于2015開始應用信息化管理模式，隨訪校友，統計對比信息化管理模式應用前后的校友滿意度。

方法：我校在分析校友檔案管理現狀的基礎上，應用信息化管理模式，采取以下措施。①建立校友檔案信息化管理服務系統：各高校依據自己的校友檔案管理工作理念統一校友檔案信息化管理服務系統。通過該系統將各院系的校友資料進行整合，實現學校的任何部門、在校生(包括各地校友)均可以通過這個校友檔案管理信息系統平臺進行資料的收集、查詢，從而實現校友資料的共享，促進校友的工作和諧共進。②明確校友檔案信息化管理中心：各大高校相關部門以學校檔案信息為各自的工作中心。明確校友檔案管理在學校和校友發展中的重要作用。逐步實現校友資料的信息采集、發布、網絡歸檔，真實、有效地記錄校友的全面發展。并使這一中心始終貫穿在高校發展的全過程中。③建立完善的信息化管理制度：要促進校友檔案信息化管理模式的推進。首先要制定的便是制度：制定或者是修訂一系列的規定和管理辦法，保證檔案信息化管理模式的正常、有效地發展和運行；其次是人才的引進和培養：引進或者是培養一批專業人才，給檔案管理部門注入新鮮的血液，并用新的思維和理念推薦校友檔案信息化管理的推行。再者，提高管理人員的管理水平，積極開展新模式、新的管理經驗的交流和學習，創新管理模式，提高管理水平，積極貫徹國家的指導思想，大力推進校友檔案信息化管理的進程。④加強多形式多層次共享平臺的建設：積極推進服務機制的創新，促進校友檔案信息資源的公開、共享和利用；建立針對校內用戶的專用平臺系統，集中管理各院系的校友檔案電子文件。并對利用率高、指導性強、保密性要求低的校友檔案資料實現小規模開放式的資源獲取，對校友有一定保密要求的檔案資料，只有符合條件的用戶才可進行查詢。如此一來，即可進一步完善校友檔案的管理，也更加有利于資源的收集。

判斷標準：統計對比應用信息化管理前后校友對于檔案管理的滿意度。

統計學方法：數據用SPSS 18.0軟件分析，以P＜0.05為差異具有統計學意義。

結 果

應用信息化管理模式校友滿意度顯著提高(P＜0.05)，見表1。

表1 信息化管理模式應用前后校友滿意度對比(n)

討 論

信息技術潮流中的校友檔案管理工作均已成為各大高校的工作重點。但是，各方面因素的綜合影響，使得校友檔案信息化模式進程的推進不斷地出現諸多問題：①基礎設施配備發展落后：各大院校對檔案信息化管理所需要的設備投入較少，資金配備也有所欠缺，以致檔案管理信息化的推進步履維艱。另有因高校之間信息化設施所使用的軟硬件之間的差異，更是導致校友檔案信息無法有效共享，沒有相應的資金配備和統一的工作標準以及完整有效的體系，導致校友檔案信息化管理空有口號卻并沒有真正落到實處。②工作人員計算機專業知識欠缺：校友檔案一直是以傳統的方式進行管理，這就難免造成工作人員對計算機相關知識的欠缺，簡單地把校友檔案管理工作當作無足輕重的附帶工作。現有工作人員的知識結構和學歷水平不能適應檔案信息化管理模式是信息化管理模式實行困難的一方面；另一方面，因學校內部缺少對相關工作人員的知識培訓和繼續教育，制約了檔案信息化管理模式的推行。

構建醫學院校校友檔案信息化管理模式，是以各大院校學校檔案資源建設為核心，以檔案信息化管理模式的推進為重點，以滿足高校各院系師生、校友的需求為目標，依托高校的發展和人才建設，加強校友檔案管理的開發力度，優化校友信息資源的共享力度，發揮校友檔案信息化管理對學校工作發展和其他工作協調發展的重要作用。①高校校友檔案信息化管理很好地實現了資源的共享：校友檔案信息化管理的實行實際上就是對資源共享的建設，主要目的是通過計算機網絡技術來提高檔案管理水平，進一步實現各院系對校友資源的共享。進而提升了校友檔案的實用性，提高了資源的利用率。②校友檔案信息化管理能夠大大提升檔案管理人員的工作效率：通過對校友檔案進行信息錄入，實現信息化管理之后，管理人員便可通過網路技術快速檢索，從而能夠時時抽調所需的校友資料，有效減少了查找資料的時間。同時因計算機錄入信息更加方便、及時，也提高了檔案管理的時效性，在檔案被錄入到電腦之后，通過加工檔案的信息便可以有效地減少對二次文獻的加工時間，極大地提升了檔案管理工作的效率。③校友檔案信息化管理推動了管理模式的改革：各大高校原有的校友檔案管理模式，存在很多弊端。因校友檔案資源往往為非開放狀態，從而使得大量的校友資料不能被學校師生所利用，進而無法發揮校友資料建檔的目的。但是應用信息化的模式管理校友資料之后，一改之前老舊的管理模式，充分利用網絡通訊技術的共享性，對校友資料進行合理的開發和管理，實現資源的共享，廣大師生可以簡單、方便地在信息化的平臺上進行查詢，進而得到自己想要的信息資料。

綜上所述，在校友檔案管理中應用信息化管理模式可以提高校友的滿意度，更好地開發利用校友資源。

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Construction of information management model of medical alumni

Hu Ailan,Xiong Shanshan
Alumni Association Office of Hubei Medical College(Shiyan City)442000

Objective：To investigate the application effect of constructing a new mode of information management of medical records.Methods：The application of information management model in the management of alumni archives,and follow up alumni satisfaction with the file management.Results：After the application of the information management model,the alumni satisfaction has improved significantly(P＜0.05).Conclusion：The application of information management model in the management of alumni archives can improve the satisfaction of alumni,and better develop and utilize the alumni resources.

Medical school;Alumni archives;Information management;New model;Satisfaction degree

10.3969/j.issn.1007-614x.2017.15.102