人事檔案數字化技術應用淺析

洪藝維

摘 要：人事檔案數字化技術是對傳統人事檔案管理工作的技術革新，能夠實現對紙質檔案文獻的收集、整理、保管、傳遞、統計、利用等日常工作的數字化管理。本文從多個方面論述了實施人事檔案數字化管理的優勢，并從法律、技術以及行業規范三個角度分析了人事檔案數字化管理的現實意義，為人事檔案數字化技術應用的工作者提供借鑒，為檔案數字化工作的決策者提供參考。

關鍵詞：人事檔案 數字化 技術應用淺析

一、檔案數字化技術的應用實踐

數字化是指把一切信息轉化為計算機可以識別的0和1。這個過程涉及到數字的轉換、存取、處理、傳輸、控制、壓縮等技術，是光纖技術、半導體技術、計算機技術等高新技術綜合發展引起的信息技術革命。它實質上是把人的所有生物特征都轉化為可處理的數字信息，使人與數字融為一體。數字化信息的基本單位是一個0或一個1，稱為一個比特。因此，1995年，美國未來學家尼葛洛龐蒂（Nicholas Negroponte）在《數字化生存》一書中指出，比特作為“信息的DNA”，正迅速取代原子成為人類社會的基本要素，數字化的生存環境將改變人們的生活方式。

首先，數字化生存的含義在于，計算不再只是和計算機有關，它決定我們的生存，伴隨著網絡革命，人們周圍的越來越多的信息被數字化，人們將生活在數字化信息空間中。其次，數字化生存方式通過“創造完美的人性世界”、“圖形幻界”、“虛擬現實”而實現。再次，數字化生存使人們進入了后信息時代，而從原子到比特的飛躍，是劃分信息時代和后信息時代的標志。在后信息時代，一切都將被即時而廉價的電子數據傳輸所取代。數字化生存不僅改變了人們的生活方式，而且還將改變傳統的國家觀念，民族觀念。數字化生存具有分散權利、全球化、追求和諧、賦予權利等基本特征。

數字化技術應用的重要性主要體現在四個方面：一是數字化是計算機技術的基礎。因為計算機的一切運算和功能都是用數字來完成的；二是數字化是多媒體技術的基礎。數字、文字、圖像、語音、動態影像等各種信息通過采樣定理都可數字化，數字化后的信息不僅適合計算機處理，還可以用來發聲音、打電話、發傳真、放錄像、看電影，用數字媒體表示多媒體的形象，描述千差萬別的現實世界；三是數字化是軟件技術和智能技術的基礎。軟件中的系統軟件、工具軟件、應用軟件等以及信號處理技術中的數字濾波、編碼、加密、解壓縮等都是基于數字化實現的，例如圖像的數據壓縮、圖像受到干擾后的濾波等，都只有經過數字化處理后才能進行；四是數字化是信息社會的技術基礎。只有通過數字化技術，才能使各種家用電器設備、信息處理設備等向數字化方向發展，使計算機技術在信息領域得以全面應用，實現信息的網絡化和虛擬化處理。

檔案數字化技術是使各種紙質檔案文獻信息轉化成計算機和通信網絡能夠識別、處理和傳輸的數字信號的過程。包括檔案文字信息的數字化、文獻圖像信息的數字化、聲像檔案、聲音信息、視頻信息的數字化等，通過檔案文獻的數字化工作，可使檔案的文字、電話、電報、數據、傳真、圖像、聲音、動態影像等各種信息均變成數字信號，在同一綜合檔案管理系統網絡中進行傳輸和處理。2010年國家檔案館頒布的《數字檔案館建設指南》首次明確了數字檔案館的概念，2014年國家檔案局發布的行業標準《電子檔案基本術語》為數字檔案館的定義進行補充，數字檔案館的建設成為新時代的發展趨勢，檔案數字化技術正在廣泛的應用實踐中得以不斷完善和發展。

二、人事檔案數字化勢在必行

1.人事檔案數字化勢在必行是由人事檔案自身的特殊屬性所決定的人事檔案，是指在組織人事管理活動中形成的，并經組織審查或認可的，以個人為單位立卷歸檔保存的文字、聲音、圖像、照片等形式的檔案，它記錄并反映了個人的經歷和德才表現等，是國家檔案的重要組成部分。人事檔案自身有著特殊的復雜性，與傳統檔案相比，人事檔案具有可更改性和可剔除性，人事檔案數字化有利于人事檔案的更改和剔除；人事檔案數字化還有利于糾正檔案中的錯誤，補充完善個人的人事檔案；人事檔案數字化有利于現代化辦公信息系統的建設，有效提高組織協調的利用水平，對人力資源的管理也是有力的促進。

2.人事檔案數字化勢在必行是方便人事檔案儲存、鑒定、分類、統計和利用工作的必然選擇每個人的學習和工作經歷都有著自身的獨特性和復雜性，很難完全按照某種模式來統一整理。通過數字化的整理，能夠有力地幫助單位提高人事檔案信息查閱、審核準確性和利用提供的能力。進而為人事檔案在干部選拔任用、考核評價、人力資源合理配置等具體業務中提供更加科學有效的支撐。此外，通過數字化的檔案儲存方式，能夠為檔案的分類、整理和統計工作提供極大的便利，有利于提升檔案管理的效率，是方便人事檔案儲存、鑒定、分類、統計和利用工作的必然選擇。

3.人事檔案數字化勢在必行是未來信息社會發展的必然需要數字化是21世紀人類社會文明的顯著特征，已在通信、廣播電視、信息網絡等領域得到廣泛應用。以數字化、網絡化和智能化為主要特征的智慧城市建設中，數字化是技術手段，網絡化是方法路徑，智能化是要達到的社會環境和管理目標。檔案數字化，特別是人事檔案的數字化工作也是智能化檔案管理的重要方面。

三、人事檔案數字化的現實依據

1.法律依據

在國家檔案局《關于印發全國數字檔案館（室）建設推進會文件的通知》（檔辦發〔2013〕6號）之后，國家檔案局又先后發布了《全國檔案信息化建設實施綱要》、《檔案事業發展“十一五”規劃》等文件，提出了“建立一批電子文件中心和數字檔案館，實現檔案信息資源社會共享”的總體目標；并印發了《數字檔案館建設指南》《數字檔案室建設指南》，明確數字檔案館（室）建設的具體內容；還發布了《檔案事業發展“十二五”規劃》，提出要“加快數字檔案館建設步伐”。國家對于檔案數字化的總體建設提出了高標準和嚴要求，各單位應當貫徹落實國家政策，積極響應國家檔案數字化建設要求，不斷提升檔案利用的效率。