從人力資源角度出發(fā)，淺析秘書的勸諫工作

郝婉琪??

摘要：勸諫是秘書的一項重要職能，作為一名合格的秘書，應(yīng)該正確認(rèn)識自己的職責(zé)，提高工作能力。在完成基本工作的同時也應(yīng)該將勸諫視為自己的職責(zé)，幫助領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策，完善工作，避免失誤。

關(guān)鍵詞：秘書 勸諫 人力資源

中圖分類號：C931文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：1009-5349（2017）11-0181-01

一、秘書與勸諫

中國自古就有諫官制度，諫官以匡諫為己任，不計較個人利益，忠諫直言，剛直不阿。歷史上有名的諫臣有魏征、晏子。在現(xiàn)代社會中，作為服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)的秘書，我們?nèi)匀灰男袆裰G這一基本職能，積極發(fā)揮參謀作用。

（一）勸諫的原因

1.秘書有勸諫的責(zé)任

首先“勸諫是秘書的重要職責(zé)”。秘書的職責(zé)決定了秘書在工作中發(fā)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)的工作出現(xiàn)失誤但領(lǐng)導(dǎo)自己沒有發(fā)現(xiàn)時，要秉著負(fù)責(zé)任的態(tài)度指出來，并告訴領(lǐng)導(dǎo)，避免產(chǎn)生不良后果。其次，一個稱職的、優(yōu)秀的秘書，杰出的秘書，應(yīng)該具有強烈的職業(yè)精神。不僅體現(xiàn)在平時的工作中，更要在領(lǐng)導(dǎo)的決策出現(xiàn)失誤和缺漏時，及時勸諫。爭取在最短的時間內(nèi)、最小的范圍內(nèi)，避免、控制和減小決策帶來的危害。

2.秘書有勸諫的條件

首先，秘書長期與領(lǐng)導(dǎo)共事。對領(lǐng)導(dǎo)的各項工作都十分了解，包括每項工作的內(nèi)容、細(xì)節(jié)和進(jìn)展情況。其次，秘書對領(lǐng)導(dǎo)的性格和脾氣、工作作風(fēng)和習(xí)慣，思考問題的邏輯和角度，處理時間的態(tài)度和手法等十分了解和熟悉。

（二）勸諫的作用

秘書的勸諫可以預(yù)防失誤的發(fā)生。爭取在最短的時間內(nèi)、最小的范圍內(nèi)，避免、控制和減小決策帶來的危害。秘書的勸諫可以幫助領(lǐng)導(dǎo)在決策制訂時更加科學(xué)；在決策執(zhí)行遇到問題時能及時調(diào)整，避免負(fù)面影響的擴大；決策反饋時能歸納總結(jié)，為下一步工作提供依據(jù)。總之，秘書的勸諫可以完善領(lǐng)導(dǎo)的工作。

二、當(dāng)前秘書勸諫工作中存在的問題

（一）秘書對勸諫工作不夠重視，缺乏責(zé)任感

很多秘書對勸諫工作的認(rèn)識不太清晰，認(rèn)為自己做好領(lǐng)導(dǎo)的日常服務(wù)工作就好，對于給領(lǐng)導(dǎo)的工作提建議以及矯正領(lǐng)導(dǎo)的錯誤決策等更深層次的工作沒有概念，沒有對勸諫工作引起重視。

當(dāng)前部分秘書人員缺乏高度的責(zé)任感和敬業(yè)精神，工作中沒有盡心盡力，對工作沒有更高的追求，所以對各項工作不上心，不能主動發(fā)現(xiàn)工作中的問題。

還有一些秘書即使發(fā)現(xiàn)了領(lǐng)導(dǎo)的失誤和不足，但因為各種原因而沒有履行勸諫職能。有的秘書擔(dān)心自己人微言輕，提出的建議無人采納；有的秘書不想掃了領(lǐng)導(dǎo)的面子，引起領(lǐng)導(dǎo)的不滿，害怕得罪領(lǐng)導(dǎo)；有的秘書一味崇拜領(lǐng)導(dǎo)，追隨領(lǐng)導(dǎo)的決定，沒有自己的思想，對于領(lǐng)導(dǎo)的各項安排，盲目服從。

（二）秘書缺乏正確的勸諫方法

勸諫成功需要講究天時地利人和。秘書勸諫時既要選取合適的場合、恰當(dāng)?shù)臅r機，還要講究方法。很多秘書在公開的場合向領(lǐng)導(dǎo)勸諫，這時如果反駁領(lǐng)導(dǎo)的意見，勸諫成功的幾率很低。還有的秘書在領(lǐng)導(dǎo)繁忙時進(jìn)行勸諫，顯然這不是一個勸諫的好時機。部分秘書在勸諫領(lǐng)導(dǎo)時，不會采用戰(zhàn)術(shù)，不會婉轉(zhuǎn)進(jìn)言，喜歡直來直往，不加修飾，和領(lǐng)導(dǎo)硬碰硬，如果領(lǐng)導(dǎo)不同意，還會強諫，往往會使得雙方爭執(zhí)不休，勸諫遇到困難。

三、對秘書勸諫工作的建議

（一）講究時間

秘書勸諫要掌握時機。時機準(zhǔn)確恰當(dāng)，領(lǐng)導(dǎo)會從諫如流；時機背謬，勸諫則如對牛彈琴。一些緊急的重大的事，應(yīng)立即進(jìn)言，不要因為顧慮而耽誤事情轉(zhuǎn)危為安的最好時機；領(lǐng)導(dǎo)特別關(guān)注的重點、疑點和難點問題，也應(yīng)及時提出。領(lǐng)導(dǎo)心情愉悅時進(jìn)行勸諫，則容易成功；領(lǐng)導(dǎo)工作興頭特別高時，秘書可以抓住這個時機，趁機勸諫；盡量避免在領(lǐng)導(dǎo)心情煩躁和工作繁忙時勸諫；領(lǐng)導(dǎo)情緒低落，也不是進(jìn)諫的好時機。

（二）講究地點

秘書勸諫，要選準(zhǔn)場合。不同的勸諫內(nèi)容要選擇不同的場合。重要的工作事項要選擇正式、嚴(yán)肅的場合進(jìn)行勸諫。比如在辦公室，環(huán)境干凈、沒有閑雜人員等的場合。對領(lǐng)導(dǎo)個人的勸諫，應(yīng)選取氛圍輕松的場合進(jìn)行，比如茶館。對于緊急事件的處理建議可以選擇人少的地方進(jìn)行勸諫，比如車上。

（三）講究對象

不同的領(lǐng)導(dǎo)有不同的性格，秘書要分清領(lǐng)導(dǎo)是平易近人型還是嚴(yán)肅型、民主開放型還是固執(zhí)型等。

面對民主型領(lǐng)導(dǎo)，秘書可以采取直接諫法，直截了當(dāng)?shù)叵蝾I(lǐng)導(dǎo)提出建議，唐朝的魏征面對樂于采納意見的唐太宗采用的就是這種方法。面對固執(zhí)型領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該選擇曲諫法。這類型領(lǐng)導(dǎo)堅持己見，不太容易接受建議，這時候秘書就應(yīng)該側(cè)面突擊，由問題點的側(cè)面進(jìn)入到問題的正面，迂回勸諫。還可以讓不同的人對領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行勸諫。

（四）講究方法

秘書勸諫是講究方法的，勸諫的方法直接影響著勸諫的效果。方法正確的話勸諫容易成功，方法不得當(dāng)?shù)脑拕t不僅導(dǎo)致勸諫失敗還會弄僵關(guān)系。勸諫方法有直諫法、強諫法、曲諫法等。面對民主型領(lǐng)導(dǎo)，可以采取直接勸諫的方法。面對固執(zhí)的領(lǐng)導(dǎo)，秘書根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的特征，針對領(lǐng)導(dǎo)的顧慮，講究勸諫的策略，對癥下藥，步步為營。

根據(jù)事情的輕重緩急和事情的性質(zhì)來進(jìn)行勸諫。當(dāng)遇到重大緊急事件時，秘書必須及時進(jìn)諫；對領(lǐng)導(dǎo)而言重要的事情也要及時進(jìn)諫；當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)者堅持己見但對工作有影響的時候，秘書也應(yīng)該從領(lǐng)導(dǎo)的角度出發(fā)進(jìn)行勸諫。

參考文獻(xiàn)：

[1] 曹立冬.勸諫——秘書的重要職責(zé)[J].秘書之友，2001（7）.

責(zé)任編輯：孫瑤