郵件合并功能在審計報告模板中的妙用

■高麗霞

郵件合并功能在審計報告模板中的妙用

■高麗霞

對于一些涉及金額大、內容多、覆蓋范圍廣的審計項目，如行業審計和專項資金審計，一般采用的是由上級審計機關統一領導調度、各級審計機關自上而下同步開展審計的組織方式。項目組織單位通常會按照審計工作方案的要求，依托審計報表，制作審計報告模板，供各級審計機關參考使用。在這類審計中，如果審計報告中的數據能根據審計報表的內容自動生成并隨著審計報表中數據的變動而同步調整，會給審計人員帶來極大的方便。Word的郵件合并功能便可實現這一目標。

一、郵件合并功能的本質

郵件合并的本質是將數據源數據與Word文檔進行關聯并在Word文檔中顯示。運用在審計中，我們用審計報表作數據源，撰寫 Word格式的審計報告，建立好審計報表數據與審計報告的關聯關系，將建好關聯關系的報表和報告稱為模板，下發至各個審計組。各審計組根據實際情況將數據填入審計報表，相應數據便可自動插入報告模板生成審計報告。

二、郵件合并功能的優勢

一是操作簡單、應用廣泛。郵件合并只需在Word中按部就班執行相應操作即可，不涉及復雜的計算機編程，在任何技術力量的審計組都可推廣使用。二是節省時間、提高效率。只要在審計報告模板中執行一次郵件合并操作，便可實現所有審計組共享使用將審計報表中幾十甚至幾百個數據自動插入審計報告的功能，從而避免成百上千的審計組重復一個工作量巨大的繁瑣操作。三是動態靈活、實時性好。當審計報表中數據發生變化時，審計報告中相應數據可隨之自動變化，適應于報表數據經常需要修正調整的審計過程。四是使用方便、易于推廣。具體應用中只需將進行過郵件合并的模板分發至各審計組進行簡單設置后便可直接使用。

三、郵件合并功能運用示例

（一）審計報表模板和審計報告模板部分截圖：

（二）審計報表和生成的審計報告部分截圖：

以上采用的數據是測試數據。

四、郵件合并功能操作方法

（一）準備數據源

Excel工作表、Access數據庫、SQL Server數據庫都可以成為數據源。在歷年的大項目審計中，審計報告的數據來自于 Excel格式的審計報表，所以在本實例中，采用Excel表格作為數據源。

（二）在Word中進行郵件合并

郵件合并是在 Word格式的審計報告模版中進行的。2003、2007和2010是Word目前通用的版本，三個版本在郵件合并功能操作方法上大同小異。下面以2010為例，對郵件合并的步驟進行介紹。

【第1步】打開審計報告模版，在菜單欄中選擇“郵件”菜單項，并在工具欄中點擊“開始郵件合并”工具按鈕，在下拉框中選擇“普通Word文檔（N）”命令。

【第2步】在工具欄中點擊“選擇收件人”工具按鈕，并在下拉框中選擇“使用現在列表（E）”命令，在彈出的“選取數據源”窗口中的“文件名（N）”處，瀏覽選擇設置好的審計報表，點擊“打開（O）”按鈕，接著在彈出的“選擇表格”窗口選擇存放數據的工作薄，默認“數據首行包含列標題（R）”，點出“確定”按鈕。

【第3步】在工具欄中點擊“編輯收件人列表”工具按鈕，在彈出的“郵件合并收件人”窗口中列名和相應記錄前的復選框中打勾選中。

【第4步】郵件合并的工作量集中在第4步，將光標定位在審計報告模板中第一處需要填列審計報表數據的位置，在工具欄中點擊“插入合并域”工具按鈕，在彈出的窗口中選擇“數據庫域”，在“域（F）”下選擇審計報表對應在審計報告模板處數據的列名，執行此操作后，可以看到列名已經插入到審計報告模板中。將光標逐一在審計報告模板中定位，點擊“插入合并域”，選擇審計報表的對應的列名，直至完成審計報告模板所有與審計報表數據的對應。

【第5步】在工具欄中點擊“完成并合并”工具按鈕，并在下拉框中選擇“編輯單個文檔（E）”命令，在彈出的“合并到新文檔”窗口的“合并記錄下”選擇“全部（A）”或“當前記錄（E）”，點擊“確定”，生成一個新的Word文檔，可作為審計報告，至此完成將審計報表數據插入到審計報告模板的所有操作。

在工具欄中點擊“突出顯示合并域”工具按鈕，可以實現審計報告模板中列名切換反灰顯示。在工具欄中點擊“預覽結果”工具按鈕，可以實現在審計報告模板中列名與數值的切換顯示。

（三）各審計組接收并使用模板

將進行過郵件合作的審計報告模板和與之關聯的審計報表模板下發至各審計組。審計組初次打開審計報告模板時，會出現如下圖所示的對話框，點擊“否（N）”。以后再打開審計報告模板時，如果點擊“是（Y）”，生成的審計報告采用的是報表修改后的新數據，實現了審計報告內容與審計報表數據的同步變動；點擊“否（N）”，報告采用的是沒有修改前的審計報表的數據。

在不同電腦上，審計報表模板存放的相對位置各不相同，因此各審計組在初次打開審計報告模板后，需要根據審計報表新的存放位置重新選取數據源，具體操作同郵件合并第2步。

五、注意事項

一是在Word文檔打開的時候，作為數據源的Excel表格被鎖定，無法執行打開和編輯等操作。要想對Excel表格內容做編輯和修改，必須在Word文檔關閉的狀態下進行。

二是 Word在郵件合并中可向下兼容低版本的Excel數據源，但不能向上兼容高版本的Excel數據源。即 2010版本的 Word文檔可以用 2003、2010版本的Excel表格作數據源；但2003版本的Word文檔只能用2003及以下版本的 Excel表格作數據源，不能用2010及以上的版本。

（作者單位：內蒙古自治區審計廳）