高校檔案管理規范化問題的探討

李大志

摘要：只有建立規范化的管理，才能提高高校檔案的利用率，逐步提升整體管理水平。本文首先介紹了高校檔案管理規范化的必要性，然后對提高檔案管理規范化的措施進行了簡單的講解。

關鍵詞：高校；檔案管理；規范化

緒論

高校檔案管理作為學校日常管理的重要內容，主要服務于學生工作。檔案作為高校發展的主要記錄者和見證者，對于學生的發展尤為重要，它能夠真實的反映學生在校期間的政治追求以及學業進步等情況，是學生行為的代表。但是隨著我國高校教育改革的不斷深化，各高校都在不斷擴招，學生數量急劇增多，這就給檔案管理工作提出了更高的要求。但是傳統的管理方法具有一定的滯后性，無法滿足現代高校檔案管理的要求，所以高校應加強對檔案管理方法的改革，采用規劃化、標準化的管理理念，提高高校檔案管理的質量。

一、高校檔案管理規范化的必要性

隨著高校對檔案管理重視度的不斷提升，檔案管理的情況有所改善，利用率也有所提高，但是現行的管理條例仍存在較多的問題，管理規范化問題還沒有得到有效解決，有關部門仍需加強改進，不斷提升檔案管理質量。高校檔案采用規范化管理的原因主要有以下幾點：

（一）沒有規矩不成方圓

當前，涉及高校檔案管理的制度主要有材料收集制度、鑒定制度、保密制度等，這些制度的建立主要為了保障各項工作的開展能夠有據可依，但是在現有的高校檔案管理人員體系中，制度的落實情況并不可觀。[1]造成制度落實不佳的原因主要有以下幾點：首先，制度的建設并不完善，現有的檔案管理制度并沒有形成完善的體系，管理內容也沒有經過嚴謹的理論驗證，導致制度與實踐之間存在一定的差異，很多制度都無法落到實處；其次，現有的檔案管理人員配置不合理，管理人員的素質也不能滿足要求。高校在進行檔案管理人員招聘時并沒有建立明確的標準，很多工作人員的專業素養都不夠，而且在現有的條件下，要求管理人員不僅要具備扎實的檔案管理知識體系，還要能夠熟練操作計算機，善于利用現代技術實現檔案管理的信息化；最后，管理人員工作的積極性有待加強。工作人員的態度和行動力會直接影響管理的效果，但是現有人員大部分都消極怠工，執行力不足，無法發揮制度的優勢。

（二）只有嚴起來，才能落下去

檔案管理制度的建立最主要的是為了規范管理人員的行為，制定嚴格的操作標準，從而建立標準化的管理準則，提高管理效率和質量。而要真正將制度落到實處，最主要的就是建立嚴格的落實政策，加強對管理人員日常行為的監督，只有從意識上加強對工作人員的要求，才能從根本上解決高校檔案管理存在的問題。自《檔案法》出臺以來，各高校都逐步建立了與此相對應的制度和政策，但是人們并沒有建立對系統的認知，在思想上也沒有提高重視度，從而導致在操作上嚴不起來，進而出現檔案管理混亂的現象。

二、加強高校檔案管理規范化的措施

為了提高檔案管理效率和服務質量，高校必須從以下幾點加強對檔案的規范化管理：

（一）優化檔案管理的路徑

隨著現代科技的不斷發展，社會各行各業都在向信息化、智能化方向轉變，只有采用信息化的管理方法，加強對信息技術的使用，才能進一步提升管理效率，提高服務質量。在新時期的檔案管理中，必須依靠高校領導層的力量，自上而下的推動檔案管理工作的開展，逐步提升檔案管理在高校管理中的地位，加快信息化建設。[2]首先，高校應加強對信息技術的引進，加強對管理人員的日常培訓，建立開放的信息化環境，從而為信息化措施的落實提供積極的環境支持；其次，應制定完善的檔案管理制度并加強對落實情況的監督，不斷提升制度的使用率，充分做到檔案的規整與接收同步，保證檔案的完整性；最后，應引進優秀的檔案管理人員，加強對網絡技能的培訓，從而全面提升工作人員的整體素質，實現信息化管理，不斷提升管理人員的信息化操作水平。

（二）探索優化檔案管理的對策

檔案管理作為高校工作的重要組成部分，應作為校園建設的主要成分。首先，應建立檔案管理的意識，提高對檔案管理重要性的認識，逐步轉變工作人員的態度，提高他們工作的積極性，加強其它部門對檔案管理部門的配合，從而為檔案管理工作的開展提供積極的環境支持；其次，應加大對檔案管理工作的資金、技術及人才投入，各部門應積極響應領導層的號召并將政策落到實處，基層工作人員應加強對自身素質的建設，轉變傳統的管理思想，積極學習先進的管理方法，從而提高基層檔案管理工作的規范化，進而實現高校檔案管理規范化的目標。

（三）加強收集工作，使高校學生檔案更加立體化、規范化

學生檔案作為學生在校期間表現的主要記錄者，其記錄的內容將會伴隨一個人的一生，所以要求在進行檔案記錄及管理的時候應盡可能全面的了解學生的情況，加強收集工作，從而使檔案更能反映學生的全面發展。自2002年以來，國家檔案局給各高校提出了檔案信息化建設的目標，要求各高校充分利用信息化的手段，加強對現代信息技術的應用，不斷提升檔案管理的現代化水平。信息化技術的應用不僅能夠加快信息傳遞的效率，還能拓寬檔案的應用范圍，另外，計算機的應用能夠使檔案管理更加規范化，同時具有數據記錄準確、存儲量大等優點。高校在對檔案進行規范化管理時，要根據不同檔案的特點制定相應的管理方針，例如：在對學生檔案進行管理的時候，對于技能型的學生，應加強對學生專業能力、特長等內容的收集，從而使檔案更能反映學生的特點。高校還可以對學生成長的數據進行整理、分類，為用人單位提供更加完整、準確的成長資料，突出學生的優點。

結論

檔案作為日常工作的主要記錄者和保存者，不僅見證者高校的發展歷史，同時也是學生成長和未來發展的主要依據。所以，在進行高校檔案管理時應加強對現代化信息技術的應用，提高檔案管理的規范化水平，完善制度建設，從而推動管理工作的高水平發展。

參考文獻：

[1]楊笑雄.高校學生檔案管理規范化問題研究[J].安陽工學院學報.2008（1）：126-128

[2]胡濱.高校檔案管理規范化的路徑探析[J].理論研究.2016（234）：108.endprint