大數據背景下的檔案管理探討

許建麗

摘要：隨著大數據時代的到來，檔案管理面臨著很多新機遇與新挑戰。因此，檔案管理人員必須與時俱進，充分利用大數據時代的技術優勢與資源優勢，探討更好的檔案管理工作模式，以期進一步提高檔案管理工作的科學性與有效性。

關鍵詞：大數據；檔案管理；對策

隨著大數據時代的到來，各行業都面臨著不小的挑戰。人們開始認識到加強大數據管理有著十分重要的意義，對于檔案行業來說也不例外。檔案行業的一項重任就是保存檔案，并為社會公眾提供檔案服務。隨著大數據的應用，每天都有海量的原始數據出現，不僅種類多，范圍廣，而且給檔案人員增加了很多工作壓力。因此，如何做好大數據時代下的檔案管理工作是值得我們深思的一個重要問題。

一、大數據與檔案管理的關系

伴隨著網絡信息技術的大量應用，社會組織所形成的海量信息衍生出巨大數據，從而迎來了大數據時代。大數據是指巨量與海量信息，超出傳統工具所能處理分析能力的數據。大數據具有四個特點，包括規模性、多樣性、高速性、價值性[1]。隨著檔案事業的快速發展，檔案數量與種類也非常多。隨著檔案信息化建設的推進，國內很多地方檔案管理已實現信息化管理。全國檔案行業形成了海量的數字信息，這些新數據來源于各級各類檔案館、各級黨政機關檔案室、企事業單位檔案部門等。將傳統紙質檔案轉換為電子檔案歸檔后，建立起數字檔案資源庫。利用云計算、云存儲、移動互聯網、物聯網等新興網絡信息技術來實現檔案管理的信息化。但是這依然難以滿足我國高速發展的檔案管理需要。大數據時代的到來比其它信息技術更契合檔案管理的需要，特別是在當今信息時代，把檔案信息轉化為知識資源，必將成為新時期檔案管理工作的重要發展方向。其中，大數據必將發揮出關鍵的推動作用。

二、大數據背景下做好檔案管理工作的對策

（一）以數字檔案館（室）建設為平臺，構建檔案大數據

國家檔案局根據科學發展觀，并結合國內檔案事業發展現狀，提出了“三個體系”建設的要求，其中就包含了“建立覆蓋人民群眾的檔案資源體系”。對此，各級檔案部門應與時俱進，擺脫傳統思維的束縛，樹立“大檔案”觀念。在兼顧成本與效益的前提下，加快建設數字檔案館（室），以此為載體，加強檔案大數據資源建設。一要根據“存量數字化”原則，加快推進傳統檔案資料的數字化進程。目前，很多檔案仍是以傳統的紙質、音頻載體為主，數量龐大。因此，數字化任務比較艱巨，需全面規劃、循序漸進，逐步進行。二要根據“增量電子化”原則，加強對原生電子材料的歸檔、接收管理。伴隨著辦公自動化的普及，大多數檔案室收集的新檔案都有數字副本。對此，必須從源頭抓起，將新生成的電子文檔及時接收、保存到檔案館[2]。這要求各級單位部門將新生成的電子文檔集中歸檔，確保應歸盡歸，并按時移交給檔案館。

（二）構建大數據資源平臺，實現資源共享

大數據環境下的檔案管理要實現檔案資源共享，充分發揮出檔案的利用價值。若只采用幾臺電腦聯網，是根本達不到這一目的的。為了讓檔案資源能夠最大限度發揮出作用，建議構建一個以省級單位為中心的檔案數據管理中心。這個中心涵蓋了系統內全部檔案資源，能為用戶提供檔案檢索、查閱、下載等不同服務。同時，建立這個中心也能有效避免不必要的重復歸檔立卷工作，節省人力物力。對于省級單位下發的問卷，各市級單位無需進行歸檔，可直接從數據中心借閱查看，經審批后可對檔案進行利用。市級單位將本單位的相關文件與檔案做好歸檔上交工作即可。此外，各省之間通過網站的形式，實現不同地區檔案信息管理系統的對接，從而實現檔案資源的全國聯網。

（三）改進檔案管理方式方法，滿足大數據時代檔案管理的需要

基于大數據時代下的數字化檔案管理工作不同與傳統的手工檔案管理，這要求我們檔案人員必須轉變觀念，改進檔案管理方式方法。我們可參考國家檔案局推廣的《歸檔文件整理規則》，探索大數據下的檔案信息化管理思路。通過改進人事檔案、聲像檔案、文書檔案等各種檔案的整理辦法與規則，以盡量滿足信息化檔案管理的需要。對當前不適應信息化檔案管理要求的一些規則與方法，應適當進行調整[4]。比如，對是否參照組卷的方式整理檔案這一問題，我們應充分利用網絡管理的特點，在明確工作目標是提供檔案利用與服務后，將重點落在簡化整理流程，將聯系密切的文件排列在一起歸檔即可。在大數據環境下，檔案管理的重心從原來的整理、保存檔案轉變為對數據的分析、挖掘，使檔案得到更充分的利用，獲得更多的數據信息利用價值。此外，為了適應檔案信息化發展的需要，必須加強對檔案人員的業務培訓，讓他們學習微機操作、檔案信息化管理技能，熟悉大數據背景下的檔案管理特點與要求，使其成為復合型檔案管理人才。

（四）建立健全大數據背景下檔案管理的準入與監管機制

盡管大數據時代給檔案事業帶來了很多機遇，也使檔案管理更加便捷、高效、但與此同時，我們不能忽視大數據時代給檔案事業帶來的挑戰。隨著檔案信息日益多元化與開放性，檔案數據的安全問題也愈發突出。因此，有必要抓好檔案安全管理，確保檔案資源的安全性。這需要建立大數據背景下檔案信息的準入制度，并建立健全對檔案的日常監管制度。通過對各類檔案資源進行梳理與分類，實施不同安全管理級別，加強對檔案資源的保護，盡量避免檔案資源發生泄露、丟失等問題。這也需要政府相關部門加大對檔案工作的投入力度，引入更先進的設備與技術，提高檔案管理的安全性。

三、結語

總之，大數據時代的到來是信息技術發展的必然趨勢，也給檔案行業帶來了很多新機遇與新挑戰。這要求檔案管理部門必須轉變觀念，樹立大數據觀念，圍繞自身檔案管理現狀，探索適應大數據時代的檔案信息化管理之路，從而促使檔案管理水平的不斷提升。

參考文獻：

[1]刑蕾蕾.大數據時代下檔案管理發展的有效途徑[J].科技展望，2014，28（21）：223-224.

[2]張 欣.解讀大數據時代下檔案管理的價值提升[J].理論觀察，2014，16（1）：108-109.

[3]梁麗霞.淺析大數據時代的檔案管理[J].才智，2016，34（21）：307-307.

[4]陳婷婷.大數據時代背景下檔案管理探討[J].辦公室業務，2016，37（13）：107-107.endprint