高職院校檔案管理信息化建設的實踐探討

李瑩

摘要：近年來高校信息化水平逐漸提升，檔案管理工作也積極融合信息技術，成為高職院?？萍蓟ㄔO的重點內(nèi)容。高職院校是國家教育事業(yè)不可或缺的構成，注重檔案信息化是教育改革之需求。本文分析了高職院校檔案管理信息化建設的重要意義，探討了高職院校檔案信息系統(tǒng)建設的措施。

關鍵詞：信息化；檔案管理；高職

所謂檔案信息化管理，即用網(wǎng)絡、計算機和信息技術為手段，以資源為對象，以工作為依托，以理論為指導，按照國家要求開展的檔案收集、整理、保管等一系列的管理過程。隨著信息技術不斷提高，檔案管理工作早已進入了自動化、信息化的階段，這給各高校的校園網(wǎng)建設、檔案信息化提供了良好的契機。但由于起步晚，經(jīng)驗少，所以檔案信息化并不完善，還有待提高。

1.高職院校檔案管理信息化建設的重要意義

1.1更利于對于檔案紙質(zhì)的保護

作為高職院校來講，通常會有用成千上萬的學生和工作人員，需要進行管理的檔案無疑是一個龐大的數(shù)目。同時，這些檔案資料對于學生和學校來說都有著極其重要的意義。伴著社會和經(jīng)濟的不斷發(fā)展，學校的規(guī)模也在不斷進行擴大，但是，單純憑借手工操作對重要檔案資料進行管理，仍然會出現(xiàn)重要檔案出現(xiàn)丟失或者是損壞的現(xiàn)象，這種情況是無法避免的；平時資料還會經(jīng)常被查閱，同然也會帶來一定程度的破壞，甚至是丟失。如果選用計算機進行管理，上述現(xiàn)象就不會再出現(xiàn)。其次，檔案資料進行信息化管理之后，使用起來也會更加便捷。

1.2有利于管理人員工作效率提高

當今的時代是一個追求效率的時代，原來的高職院校檔案管理中，紙質(zhì)檔案無法形成信息網(wǎng)，借閱的時候都需要工作人員利用手工進行操作，不僅浪費時間、浪費精力還容易出現(xiàn)差錯，并且在對檔案進行管理和統(tǒng)計的時候同樣出現(xiàn)了諸多不便，工作效率被大大降低。實施信息化管理之后，檔案的管理就可以呈現(xiàn)出自動化、實時化以及網(wǎng)絡化的特征。檔案進行記錄之后，可以反復進行記錄，更加易于保存，也容易進行修改，還可以借助網(wǎng)絡來進行傳送，這樣檔案的使用率就被大大提高起來。

2.推進高職院校檔案信息化建設的對策

2.1轉變傳統(tǒng)管理模式，提升綜合服務水平

檔案真正的價值在于利用，高職院校檔案信息管理部門應當轉變管理觀念，徹底摒棄傳統(tǒng)的重藏輕用的管理模式，注重檔案價值的開發(fā)與利用；要加強現(xiàn)代化信息技術的應用，以實現(xiàn)檔案信息資源的共享，進而促進工作質(zhì)量和服務水平的提高；要從以往的“你求我供”的被動服務方式轉變?yōu)榫W(wǎng)上主動提供的服務方式，以便在當前的網(wǎng)絡環(huán)境中，促進管理和檔案業(yè)務工作自動化的真正實現(xiàn)。

高職院校檔案信息化建設過程中，一方面要對檔案進行深加工，積極主動地對檔案管理的信息進行組織、開發(fā)、管理、利用；另一方面，強化檔案信息的傳播，要依托校園網(wǎng)建立檔案信息網(wǎng)站，把檔案信息公布給廣大師生；同時，在網(wǎng)頁中設置目錄查詢、機構簡介、政策法規(guī)和業(yè)務規(guī)范等諸多欄目，引導用戶正確使用檔案信息，構建新型的檔案信息服務模式。

2.2利用現(xiàn)有設施設備，不斷提高建設質(zhì)量

提升檔案信息化技術水平。由于高職院校用于檔案信息化的經(jīng)費偏于緊張，要配備充足、先進的檔案信息管理設施設備目前還不易做到，檔案管理人員應結合實際，在配備必不可少的信息設備的同時，充分挖掘和利用學?，F(xiàn)有信息人才和設施設備資源，為檔案信息化建設所用?？衫矛F(xiàn)有掃描儀、照相機、微縮膠卷、光盤、硬盤等，對重要檔案進行鑒定、掃描、整理、保存，通過閱讀器等存儲、利用，并爭取異地備份保存，加強安全管理。要抓好教學、科研、學生、人力資源管理等工作的建檔、歸檔，利用辦公自動化和信息公開平臺，在各部門建立信息資源體系和查詢系統(tǒng)，逐步實現(xiàn)辦公自動化與檔案信息化建設的統(tǒng)一。要注重信息共享，在保密原則下，實現(xiàn)局域網(wǎng)內(nèi)信息共享。還要加強檔案管理的科研工作，科研先行，資源共享，提升信息化建設質(zhì)量。

2.3 學習借鑒先進經(jīng)驗，更新自身服務理念

信息時代檔案專業(yè)實踐的發(fā)展領域已經(jīng)明顯跨越了檔案館室的界限，檔案管理人員也從檔案實體保管員轉變?yōu)闄n案知識管理者、檔案信息提供者和決策咨詢者，角色的轉變伴隨著觀念的更新和管理的創(chuàng)新。信息化建設要求高職院校檔案管理人員必須走出傳統(tǒng)模式，學習國內(nèi)外檔案管理信息化建設的先進理念和管理方法，轉變服務觀念，變被動為主動，利用信息技術，做好檔案信息的綜合分析，及時準確地為相關部門提供有價值的信息，為正確解決問題提供第一手資料，把資料庫存變成信息資源庫，把沉寂的“死檔案”變成有價值的“活”知識。在檔案信息利用服務工作中要以人為本，從用戶角度出發(fā)進行檔案信息化建設和管理，營造一個方便、高效、輕松的檔案信息利用環(huán)境，使檔案館（室）成為一個人們愿意去、喜歡去且去有所獲的信息資料庫，切實為師生員工服務，促進學校教學、科研、管理等工作的發(fā)展。

2.4加快完善數(shù)字檔案，建設高質(zhì)量數(shù)據(jù)庫

檔案信息資源建設是信息化建設的基礎和核心。在數(shù)字化檔案硬件架構建設完成之后，應按照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術規(guī)范》，將原有館藏傳統(tǒng)載體檔案，通過掃描、加工和處理，進行數(shù)字化轉換，形成規(guī)范化、系列化的文字、聲像等檔案數(shù)據(jù)。將這些數(shù)據(jù)統(tǒng)一存入資源庫，通過對數(shù)據(jù)庫的完善來完成檔案數(shù)字化進程。對于日后產(chǎn)生的新檔案，要求直接保存為數(shù)字格式，并且定期按照一定的順序存入數(shù)據(jù)庫。在檔案數(shù)字化建設過程中，還要同時做好自身館藏檔案機讀目錄建設，以方便對檔案的管理和應用。用戶可以根據(jù)所需檔案的關鍵詞對檔案進行檢索和調(diào)用，既節(jié)約了時間和精力，也降低了檔案管理部門工作的復雜程度。

結語：

檔案工作信息化對于高職院校的建設有著不可忽視的作用，檔案工作一定要與社會和國際進行接軌，這就需要檔案工作者與所有檔案管理部門共同展開努力，只有集合起眾人的力量，檔案現(xiàn)代信息化建設才會向著美好的明天不斷發(fā)展、前進。

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