淺談當前檔案數字化的利弊與未來

解文杰

隨著改革開放的不斷深入，經濟社會進入“新常態”以來，改革在不斷的深化，開放也進入方方面面。從去年的G20杭州峰會，到今年的“一帶一路”高峰論壇，中國正在從方方面面闡釋著大國崛起的號角已經吹響。 檔案工作在這一過程中不斷的改革更新，跟隨時代的步伐前行。2016年在韓國首爾舉行的第十八屆國際檔案大會，來自世界111個國家和地區的2000余名代表出席盛會。中國國家檔案局局長李明華在《中國的數字檔案資源建設》主旨報告中詳細論述了“把數字檔案資源建設納入國家檔案事業發展規劃”、“制定有關數字檔案資源建設的管理規范和技術標準”、“實施‘存量數字化‘增量電子化戰略積累數字檔案資源”，介紹了數字時代中國檔案管理部門的經驗和做法。這也為新時期做好檔案工作引出了關鍵詞：數字化。

檔案數字化的含義分析

為什么說數字化時代，檔案工作的變革勢在必行？當前，檔案館儲存、管理、查閱檔案的最主要形式，毋庸置疑是紙質檔案、影像檔案等載體形式。從形式上而言，數字檔案是新時期技術發展的形式變革，從形式歸類而言，它與今天的紙質檔案、影像檔案，與過去的甲骨檔案、竹簡檔案等別無二致。數字檔案的革新在于其海量的信息與瞬間的計算帶來的使用價值的提高。數字化技術運用于檔案工作，無外乎計算機技術、信息技術、掃描技術、多媒體技術、新存儲技術等等，這些技術從技術革命的角度而言跟檔案學毫無關系，它是信息化革命的產物，運用到檔案工作，產生了檔案數字化建設這一新的命題。檔案數字化對于優化檔案結構、提升檔案隊伍、改善檔案服務具有重要意義。檔案數字化主要包括檔案目錄、信息、內容的數字化，以及檔案管理、查詢、運用的數字化。當前，隨著數字化的推進，檔案館基本上建立了檔案目錄數據庫，通過數據庫可以以最快的速度進行檔案查詢，以最科學有效的方式進行檔案管理。

數字化給檔案工作帶來的影響

當今時代是信息化時代，而信息的數字化帶來的不僅僅是技術的變革，更是思維方式和習慣的改變。早在上世紀40年代，香農證明了采樣定理，即在一定條件下，用離散的序列可以完全代表一個連續函數，采樣定理為數字化技術奠定了重要基礎。隨著數字化技術的進步，數字化對不同行業都產生了深遠的影響。這些影響有好有壞，但畢竟以好處為多，才推動了各行各業數字化的變革與發展。最為明顯的一點，就是數字化提升了效率，在任何時代，效率都是從事一項工作最為重要的衡量指標。尤其是對于檔案工作而言更是如此，效率的提高給檔案工作帶來質的飛躍。檔案工作的數字化發展是順應時代、順應技術的產物，它能以更快的速度存儲、梳理、計算、分類，檔案作為一種原生信息資源，這一點是至關重要的。因此，數字化進入檔案，第一點的變革就在于效率，和由效率提高而產生的效益化提升。過去，從事檔案工作主要靠人力的投入，檔案效率的保證來自于人員的保障，必須確保大量的人員從事檔案的梳理規整，才能提升效率，進而為經濟社會發展提供有效的數據分析和決策管理。隨著檔案數字化的發展，這一現象很快就變成了歷史，現在，只要有一臺電腦，一個人可以代替一個團隊，不僅節省了人力物力空間財力，更節省了查閱使用檔案的時間。這也是數字化給檔案工作帶來的第二個影響，就是節約。盡管如此，數字化給檔案帶來的影響不僅僅是效率的提高、人力物力財力的節省以及思維和工作習慣的變革。數字化的致命弱點同時滲透在各行各業的日常工作中，檔案工作中，過度依賴數字化技術，造成的肯定是安全隱患。因為一旦主機出現了問題，網絡受到了攻擊等等情況，檔案資料將面臨著巨大的威脅。首當其沖的是泄密危險，檔案中存儲著大量的國家秘密，一旦遭到惡意攻擊，后果不堪設想。其次是檔案丟失危險，當外在客觀條件不可抗因素發生作用時，從事檔案工作的具體人員根本無法抵御信息化的技術攻擊，造成的后果很可是檔案的丟失。因此，雖然數字化發展給檔案工作帶來諸多益處，但是紙質檔案存儲等原始技術仍然是當前最重要的檔案技術手段，短時間內不可廢棄。

應對檔案數字化的幾點思考

檔案的產生可以追溯到數千年前，從人類文明誕生，就有了檔案。那些記錄在甲骨上的圖案，可是說就是檔案的前世今生。檔案記載著人類社會發展的各個歷史進程，一定程度上，它是最為權威的信息呈現，不僅記錄了歷史，也記錄了豐富的知識。數字化進入檔案以來，首先要做的就是用數字化的形式梳理千年檔案的傳奇。檔案分門別類最早起源于古羅馬時期，歷代演變后，有的以時間歸類，有的以階級歸類，有的以自然科學歸類，等等。數字化將最大限度的提升檔案歸類整理和查閱的效率。那么首先第一點，就是要建立數字化檔案庫。檔案經過數字化加工后，改變了過去重復勞動多、勞動強度大、占用空間大等諸多問題，就像人類進化解放雙手一樣，檔案數字化解放了檔案原本的各項技術難題。第二，檔案數字化過程中要對原紙質檔案進行有效保護。前文分析了數字化技術給檔案工作帶來的利弊，就負面影響而言，一旦發生技術事故，代價將是慘重的。那么，檔案數字化過程中勢必要采取有效措施保護原紙質檔案。這也是為什么數字化飛速發展，而紙質檔案管理等傳統手段依然存在而且依然是主體檔案存在的重要原因。中國歷史悠久、文化燦爛，檔案在其中的重要性不言而喻，因此技術保護必須是檔案數字化進程中最重要的一環。通過數字化技術產生數字化副本，這些數字化副本再進行異地保存，而原件不動聲色的妥善保管，即達到了使用目的，又達到了安全效果。第三，要充實檔案館數字化管理內容。目前，各級檔案館基本建立實現了數字化的初步管理和運用，同時通過建立官方網站，實現最大限度的公眾互動。很多檔案館的網站成為宣傳普及檔案工作、查閱檔案的最佳途徑。隨著信息化的發展，微信微博等公眾平臺也逐漸成為檔案館的數字化手段之一，通過檔案館自身的變革管理，檔案管理與查詢利用進入了新的時期，也是今后檔案數字化的重要發展方向，那就是民眾檔案的參與與管理互動。第四，要加快推進數字檔案館建設。數字檔案館不僅僅是單個的檔案館的數字化建設與管理，通過數字技術，實現的是檔案館體系的發展與成熟。檔案館云將是未來數字檔案館的重要研究課題。在浩如煙海的檔案資料中，數字檔案館連接了最有效的檔案信息，而數字檔案館體系將一個個、一層層檔案館連接，實現了最大程度的檔案資源共享。endprint