論行政體系中非正式溝通的作用及控制

張坤

摘要：溝通是兩個(gè)人或以上的人群互相傳遞與交換信息與思想的過程。由此，行政溝通可以解釋為國(guó)家行政體系與外界環(huán)境、行政體系各個(gè)部分、層級(jí)進(jìn)行信息的傳遞，相互了解的過程，在任何組織或團(tuán)體中都存在著非正式溝通。本文分析了在行政體系中，非正式溝通的優(yōu)勢(shì)與缺點(diǎn)，并針對(duì)利與弊如何進(jìn)行揚(yáng)長(zhǎng)避短的對(duì)策與建議。

關(guān)鍵詞：行政體系；非正式溝通；正式溝通

前言：

在一個(gè)行政體系中，必然存在著正式溝通與非正式溝通。正式溝通指的是，依據(jù)相關(guān)規(guī)定，信息通過行政體系的正視機(jī)構(gòu)與權(quán)限關(guān)系進(jìn)行傳遞與交流。正式溝通要嚴(yán)格依照法律法規(guī)進(jìn)行，有一定的持續(xù)與穩(wěn)定性。而非正式溝通則指的是，不在正式行政組織之內(nèi)的信息傳遞與交流，這種建立在行政人員的感情與社交基礎(chǔ)上的溝通方式以人與人之間的交互行為而產(chǎn)生，例如在行政人員之間，或與其他社會(huì)人員的日常接觸，非正式的閑談、聚餐等。

一、行政體系中非正式溝通存在的文化背景

（一）行政體系中非正式溝通存在的文化背景

非正式的行政溝通與以往行政文化有一定的關(guān)聯(lián)性。傳統(tǒng)的行政活動(dòng)往往具有封閉性，以正式的溝通方式并不能充分表達(dá)出有效的信息，這使得行政人員之間的非正式溝通提供了必要性。在傳統(tǒng)的行政工作當(dāng)中，個(gè)人的言論受到了嚴(yán)重的限制，自己的真實(shí)思想與見解并不能良好的傳遞給其他人，這就使得行政人員在私人場(chǎng)合下表達(dá)自己的看法，發(fā)泄自己的不滿。行政活動(dòng)的封閉性給行政生活帶來了極大的限制，這勢(shì)必加快了非正式溝通的產(chǎn)生。

（二）行政體系中非正式溝通產(chǎn)生的原因

任何組織或團(tuán)體因體制問題，都會(huì)存在非正式溝通。有部分人認(rèn)為，隨著正式溝通方式的完善，非正式溝通會(huì)隨之消失。但結(jié)合實(shí)際情況來看，這種理解實(shí)際上是錯(cuò)誤的，事實(shí)上要清晰的一點(diǎn)是，非正式溝通是因正式溝通的存在而存在的，不論正式溝通有多完善，其本身的“正式”帶來了無法彌補(bǔ)的缺陷，所以非正式溝通才會(huì)順勢(shì)而生。值得一提的是，現(xiàn)代行政管理對(duì)人員的限制與規(guī)則過多，這就使得行政人員不可避免的進(jìn)行私下交流與溝通。

二、非正式溝通的利弊分析

人們?cè)谏婕坝嘘P(guān)非正式溝通的話題是，總會(huì)下意識(shí)的與謠言和一些流言蜚語結(jié)合到一起，因此在這種非正式渠道下傳播的消息，人們總是對(duì)其保持懷疑的態(tài)度。但這種習(xí)慣其實(shí)是一種誤解，在現(xiàn)代的行政活動(dòng)中，非正式溝通相比較正式溝通有著速度快，溝通方式靈活多樣等特點(diǎn)，非正式溝通如果使用得當(dāng)，作為正式溝通的補(bǔ)充，將起到十分重要的作用[1]。

（一）彌補(bǔ)正式溝通渠道的不足

通常情況下，人們?cè)跓o法得到明確的利益或避免不必要的沖突與麻煩時(shí)，往往會(huì)在正式場(chǎng)合隱藏自己的想法與觀點(diǎn)，但在非正式溝通的渠道下，人們可以了解對(duì)方所表達(dá)的真實(shí)觀點(diǎn)與含義，真實(shí)的表達(dá)出人們的真實(shí)想法與動(dòng)機(jī)，從而更加有效的解決問題。

（二）減少正式溝通渠道的負(fù)能量

可以使得正式溝通的效率得到有效提升，隨著世界上行政國(guó)家的不斷涌現(xiàn)與全球經(jīng)濟(jì)化的來臨，政府的職責(zé)不斷增加，需要管理的事物越來越紛繁復(fù)雜，再加上上層管理階層對(duì)政府不斷提高效率的要求，使得真實(shí)溝通嚴(yán)重負(fù)荷超載，而現(xiàn)在臨時(shí)加了一輛非正式溝通的列車，則可以有效的控制正式溝通的壓力，合理的幫助政府提升效率[2]。

（三）減少人際沖突、密切人際關(guān)系

非正式的溝通通常是在一個(gè)較為舒適輕松的環(huán)境下進(jìn)行的，在這種環(huán)境下，人們更樂于將自己內(nèi)心深處的一些想法與觀念表達(dá)出來，自由不受束縛的交流想法與觀點(diǎn)，沒有顧慮得發(fā)泄自己的不滿情緒。非正式溝通可以有效緩解在行政生活中，領(lǐng)導(dǎo)者與工作人員或工作人員之間的緊張氛圍，使得任務(wù)得以高效快速的的完成。

（四）使信息傳遞者有更大的參與欲望

通常來看，在某一項(xiàng)信息發(fā)布出去前夕，人們總是能在其他非正式渠道獲取到一定的相關(guān)信息。人們通常會(huì)對(duì)此信息作出相應(yīng)的反應(yīng)，當(dāng)信息與自身的利益緊密相連時(shí)，人們會(huì)對(duì)此信息的變化更加關(guān)注，等待最新消息的更新。甚至主動(dòng)向有關(guān)部門詢問其真實(shí)性與進(jìn)展程度。

（五）非正式溝通的弊端

因?yàn)榉钦綔贤ㄋ鶄鬟f出來的信息是不可控、不固定的。因此，信息極有可能經(jīng)過篡改、歪曲、斷章取義，從而導(dǎo)致信息的真實(shí)性受到嚴(yán)重威脅。例如：妨礙或削弱正式權(quán)利的行使效力、行政命令產(chǎn)生阻力，或被不法分子利用而造成大規(guī)模惡性事件的導(dǎo)火索。

三、行政體系中非正式溝通的有效控制

任何事物都有其兩面性，已知非正式溝通是永遠(yuǎn)都無法消失的，那么關(guān)鍵就在于我們?nèi)绾螌⑵鋼P(yáng)長(zhǎng)避短的利用好。

（一）消除謠言傳播

傳播謠言的原因有三：一是不清晰組織的信息，而是員工缺乏安全感，三是對(duì)工作有一定的不良情緒。此外，如果人們?cè)谡角阔@取不到想要了解的信息時(shí)，那些非正常溝通渠道中所傳播出來的信息接受度是非常高的，若想去除非正式溝通中存在的消極氛圍，從本質(zhì)上講，首先就要清除這些不利因素。

（二）提升行政人員評(píng)判能力

流言的傳播完全取決于行政人員的評(píng)判能力。行政人員的綜合素質(zhì)越高、評(píng)判能力越強(qiáng)，流言的流傳速度就會(huì)越慢，反之則越快。因此，行政人員應(yīng)強(qiáng)化自身的思考能力，做到理性思考，不被外界因素所刺激[3]。

（三）暢通正式溝通渠道

針對(duì)溝通渠道的實(shí)際情況，比如擴(kuò)寬渠道范圍，增加渠道數(shù)量或延長(zhǎng)開放時(shí)間，都會(huì)將謠言扼殺在非正式渠道之中。多渠道的溝通制度可以有效避免以往單通道溝通時(shí)的缺陷，保障了信息的真實(shí)性、完整性，有效制止了傳播人員對(duì)信息內(nèi)容的斷章取義，惡意曲解或增加虛假信息內(nèi)容。積極推出政務(wù)公開制度，提高民眾所關(guān)注問題的透明度，加深民眾對(duì)政府的了解，政府各部分依法公開辦公制度，將其形成一種制度辦公模式，尤其是關(guān)于國(guó)計(jì)民生的決策時(shí)，政府就更加有義務(wù)將其細(xì)節(jié)公布給民眾，這是的政府可以隨時(shí)受到社會(huì)輿論的監(jiān)督，減少因流言盛行而導(dǎo)致政府在人民心中失去公信力。

結(jié)語：

總而言之，在行政生活中，領(lǐng)導(dǎo)階層應(yīng)對(duì)非正式溝通的有效控制予以重視，學(xué)會(huì)揚(yáng)長(zhǎng)避短，同時(shí)還應(yīng)加強(qiáng)對(duì)渠道的把握與正確利用，在日常行政工作中，應(yīng)對(duì)非正式溝通的消息進(jìn)行收集與分析，在具體的決策時(shí)應(yīng)注意到非正式溝通的影響，做到萬無一失。

參考文獻(xiàn)：

[1]張衛(wèi)娜.論行政體系中非正式溝通的作用及控制[N].湖北函授大學(xué)學(xué)報(bào)，2012，12：83-84.

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[3]李充.我國(guó)地方政府運(yùn)行中非正式溝通的利弊分析[D].河南大學(xué)，2012.endprint