采購組織機構設置與信息化采購探索

伍 揚， 張銘清， 陳建新

(華僑大學 實驗室與設備管理處， 福建 廈門 361021)

采購組織機構設置與信息化采購探索

伍 揚， 張銘清， 陳建新

(華僑大學 實驗室與設備管理處， 福建 廈門 361021)

隨著我國高校采購總量的逐年增長，如何做好采購工作，合理設置采購機構，規范采購程序，已經成為當前高校管理者必須思考的實際問題。該文以華僑大學為例，總結了多年的儀器設備采購管理經驗，并對設備采購服務平臺的構建思路和實施過程進行了介紹，對實踐成果進行了總結與探討。

高校采購； 機構設置； 信息化管理

2016年11月，財政部印發了《關于完善中央單位政府采購預算管理和中央高校、科研院所科研儀器設備采購管理有關事項的通知》(財庫[2016]194號)，明確要進一步完善中央高校、科研院所儀器設備管理采購管理，同時還強調了要進一步完善內部管理規定，加強科研儀器設備的內部控制管理。但是，目前我國各個高校的采購管理沒有統一模式，采購機構設置多種多樣[1-3]。加之高校采購資金來源廣，對儀器設備的需求量較大，而且品種、型號、規格差異性比較大，采購環節復雜[4]。

我校經過多次組建和改名，2008年成立了實驗室與設備管理處，成立了包括物資采購中心在內的5個科室，歸口管理全校的儀器設備采購工作；2014年，“華僑大學設備采購服務平臺”開始運行并投入使用；2016年，物資采購中心崗位設置增加，升級為副處級單位，掛靠于實驗室與設備管理處，負責采購工作的具體執行。本文以華僑大學采購組織機構設置為例，同時結合信息化采購過程的研究與實踐，以期為高校采購工作同仁提供參考與借鑒。

1 高校政府采購組織模式設置概況

因為校情差異，各高校的采購機構設置有所不同，大致可分為3類。

1.1 并行或者隸屬于財務部門

在這類模式下，財務部門統籌進行高校政府采購工作，并進行監督、管理，通常下設科級、副處級或者并行的正處級單位，如北京師范大學財經處的政府采購科、東南大學財務處的招投標管理辦公室、山東大學財務部的招標采購管理中心、江南大學財務處的招投標辦公室等。以南京某高校招投標辦公室為例，該辦公室為學校正處級建制單位，與計財處并行且相對獨立，由計財處處長身兼招投標辦公室主任，下設貨物采購招投標科、基建工程招投標科2個科級機構，主要負責全校范圍內工程、貨物和服務項目的招標采購工作。由于財務部門經費管理和預算執行的專業性強，在財務部門下設置采購機構，能夠更好地在資金使用上加強支持，同時控制成本、實施監督，便于統籌協調采購項目，審查合同合法性，規范采購流程。

1.2 掛靠或者隸屬于國有資產管理處等相關部門

在資產管理、實驗設備管理等相關部門設立招投標辦公室或者采購中心，在高校中也是屢見不鮮，如哈爾濱工業大學的招標與采購中心屬于國有資產管理處，下設貨物招標管理辦公室、工程招標管理辦公室、綜合招標管理辦公室；中央財經大學招標與采購事務中心為副處級建制，掛靠于資產與后勤管理處；浙江大學采購中心為學校直屬副處級單位，業務歸口實驗室與設備管理處管理；華僑大學物資采購中心為副處級建制，掛靠于實驗室與設備管理處。以北京某高校為例，該校招標管理辦公室由在基建規劃處、房地產管理處、實驗室設備處和后勤管理處設立的基建、房屋裝修及修繕、儀器設備、綜合管理4個辦公室組成，分別處理學校的招標采購工作。將采購工作歸口、分散至相關資產或實驗設備管理部門，能夠充分利用相應職能部門的人力、物力資源，擴展業務范圍，通力合作共同完成采購任務。

1.3 成立專門的獨立機構

有部分高校成立了專門的采購中心或者招標管理辦公室，專職負責全校的招標與采購管理工作，如中山大學的政府采購與招投標管理中心、暨南大學的招標采購中心、南開大學的招投標管理辦公室、天津大學的招投標管理辦公室等。以上海某高校為例，該校設立招投標與政府采購辦公室，為正處級建制，下設工程招標科、設備招標科和綜合管理科(政府采購科)，將原本分散在各相關職能部門的建設工程、儀器設備、貨物及服務類等項目的招投標工作實行集中管理。高校的采購工作全部集中在采購中心等獨立執行機構，有利于進一步規范學校采購行為，建立分工合理、彼此制約、相互協調配合的政府采購管理運行體制，為分別設立主管機構、執行機構、監督機構奠定基礎。

2 華僑大學儀器設備采購管理、執行體制

2.1 采購組織模式

華僑大學成立由分管校領導為組長的物資采購與招標工作領導小組，負責指導、協調、檢查、督促各類物資采購和招標工作，成員由部分院系分管領導、財務處、審計處、紀委監察辦公室、實驗室與設備管理處的負責人組成。

實驗室與設備管理處是主管全校實驗室建設與管理工作和教學、科研及行政辦公儀器設備等管理工作的職能部門，是學校教學、科研、行政等物資采購的統籌歸口管理部門，下設物資采購中心、設備管理科、實驗室管理科、綜合科和產學研基地辦公室。

根據華僑大學校長辦公會“關于落實政府采購相關規定事宜”的有關要求，于2016年對物資采購中心機構設置進行了調整，在分事行權、分崗設權、分級授權的原則下，強調內控機制建設，由實驗室與設備管理處處長兼任采購中心主任，設副處級副主任一名負責常務工作，同時鑒于泉州、廈門2個校區的管理模式，由2名科級秘書分別管理2個校區的采購工作，若干科員執行相關具體工作。我校物資采購中心機構設置和崗位職責見圖1。

圖1 華僑大學物資采購中心崗位設置

華僑大學物資采購中心是學校采購業務的具體執行單位，負責各項物資、服務等采購項目的具體實施，具體有以下職責：貫徹執行國家政府采購、招標投標相關法律法規和方針政策，制定學校招標采購管理制度；組織學校相關職能部門已完成立項、論證和審批等相關手續且預算已落實的物資和服務采購項目的招標采購活動；負責全校的采購信息和計劃接收、匯總、整理、審核，上報相關主管及財政部門；負責全校進口設備訂貨、報關、免稅、商檢、索賠等工作；組織物資類、服務類采購合同的簽訂工作；充實和完善采購信息網功能，建立健全供貨廠商數據庫、評標專家數據庫，并保管好有關采購檔案資料；組織學校招標采購從業人員的業務培訓，指導其他單位政府采購工作；負責構建采購懲防體系，建立和完善廉政制度、政務公開；完成學校招投標領導小組交辦的其他工作等。

2.2 儀器設備申購程序

(1) 儀器論證。申購單位若購置單價10萬元(含)以上的儀器設備，必須填寫“華僑大學貴重儀器可行性論證報告”，提交至設備管理科；若屬于進口設備的，還須提交“進口儀器設備購置論證報告”。設備管理科初審通過后，再實施可行性論證。可行性論證采用專家論證會的方式，專家組由3名以上具有高級職稱的相關學科的教師、實驗技術人員及儀器設備專家組成，設備管理科派人參加。論證工作按照擬采購貴重儀器設備的預算金額范圍分級組織進行。

(2) 經費下達。實驗室建設項目經處領導審核后報分管校領導批示，后由實驗室管理科牽頭，根據財經委年度經費指標，統籌安排全校實驗室建設項目經費，通過“華僑大學實驗室綜合信息管理系統”分配下達給各個教學科研單位。

(3) 申購表審批。申購單位填寫完相關表格后，需要辦理申購計劃表審批手續。按經費來源不同，采取不同的審批方式：凡屬實驗室專項建設經費，由申購單位分管領導(或項目經費負責人)、實驗室管理科、實驗室與設備管理處領導聯簽審批；凡屬行政設備專項經費，由申購單位分管領導(或項目經費負責人)、設備管理科、實驗室與設備管理處領導聯簽審批。

2.3 信息化采購

前期申購程序完畢后，申購單位將采購計劃申請表提交至采購中心，由采購中心執行采購程序。經過前期充分的調研，并結合我校采購工作的實際情況，自主設計并研發了“華僑大學設備采購服務平臺”。該采購平臺系統采用B/S架構，對接華僑大學信息門戶、實驗室綜合信息管理系統、采購中心網站和學校采購代理機構。根據對象用戶不同，分為采購申請者(采購申請人、采購申請單位負責人)、采購工作者(采購中心工作人員，包括秘書、經辦人)、采購工作管理者(采購中心主任和實驗室與設備管理處領導)、采購工作監督者(財務處、審計處、紀檢監察辦公室負責人)和采購代理機構5個角色。系統工作流程見圖2。

3 采購服務平臺的主要功能

3.1 政策法規展示

本模塊包含國家出臺的與采購相關的法律法規和學校相應的規章制度，以及本采購平臺系統的操作手冊，旨在便于相關工作人員在系統中隨時查閱相關的政策法規，了解我校的采購制度及流程。

3.2 采購申請管理

采購平臺無縫對接我校實驗室綜合信息管理系統，每隔1 小時自動從實驗室綜合信息管理系統提取采購申請計劃數據，實時收取申請審批環節已經結束的采購任務。秘書對收取的采購任務分配給經辦人。經辦人根據采購金額、設備類別等情況初步確定采購方式，提交給主任審核。若主任審核通過則進入下一流程，不通過則需填寫駁回的理由，然后退回經辦人重新進行采購方式的申報及審核。

3.3 采購方式管理

根據國家相關規定以及“華僑大學物資采購管理辦法”“華僑大學物資采購實施細則”“華僑大學儀器設備單一來源采購規定”等學校規章制度，經辦人通過采購平臺分配采購方式包括公開招標采購、邀請招標采購、競爭性談判采購、單一來源采購、詢價采購、集中采購，其中，公開招標、邀請招標和競爭性談判的采購管理流程相似。

3.4 采購文件管理

采購文件管理主要指在采購過程中對采購文件進行管理和維護，包括在不同采購方式過程中進行采購文件的修改、評閱、審核以及會簽。采購平臺中的所有操作均保存為歷史記錄，方便以后的查詢及管理。

3.5 查詢與統計管理

本模塊是一個快速查詢功能，包含采購申請查詢和采購項目查詢。采購申請查詢可根據具體的申購計劃單單號、申請人、負責人、設備名稱、申購校區、預算金額等關鍵詞檢索出需要了解的采購申請信息。采購項目查詢，可根據項目名稱、成交金額、成交供應商、合同編號、采購時間范圍、項目進度、申購校區等快速查詢正在進行或者已結束的項目內容。工作人員可以通過系統導出查詢結果，生成統計報表，保存、打印。

3.6 合同與報賬管理

合同管理是指通過對紙質合同文件的掃描，錄入系統，對完成的項目進行歸類存檔，實現采購平臺的檔案管理。報賬管理，即采購申請人錄入該采購項目報賬的相關信息，包括時間、金額等，實時顯示項目結算的完成進度。

4 實踐成效

4.1 合理分工，提高采購效率

為了保障我校儀器設備采購工作的順利進行，物資采購中心設定專人專崗，有領導崗、秘書崗、招標采購項目崗、零星采購項目崗、信息化建設崗等，每個崗位職責明確、分工清晰，共同配合完成學校的采購任務。完善的管理體制，既提高了工作效率，又避免各采購工作人員相互推諉，便于責任追究。

4.2 科室配合，規范采購程序

我校儀器設備采購歸口管理于實驗室與設備管理處，形成了以物資采購中心為主導、實驗室管理科和設備管理科配合的機制。在經費預算、儀器論證、申購審批等前期程序中，實驗室管理科和設備管理科嚴格把關，確保采購的儀器設備符合規定，而物資采購中心則專一執行采購程序，確保購買到物美價廉的儀器設備。儀器設備采購完畢之后，物資采購中心做好后期的合同、檔案整理工作以及索賠、售后等服務工作，儀器設備的接收、放置、驗收工作以及使用周期的維護、報廢工作則由實驗室管理科和設備管理科共同完成。因此，儀器設備的采購流程以及采購完畢之后的各個程序，都有相應科室、崗位各司其職，前期通力合作，更能了解使用單位的設備需求，規范采購流程，保證采購質量，后期相互配合，參與儀器設備的生命周期，提高儀器設備的使用效益。

圖2 華僑大學設備采購服務平臺系統流程圖

4.3 加強合作，促進貴重儀器設備共享

貴重儀器設備的共享和管理一直是國內各高校普遍面臨的熱點和難點問題[5-8]。目前有許多高校通過設立開放基金、建立貴重儀器設備使用效益評價指標體系等多項舉措，大力促進貴重儀器設備的共享[9-10]。

做好貴重儀器的購置管理對于提升高校貴重儀器管理水平具有非常重要的意義[11]。“華僑大學貴重儀器設備共享平臺”是華僑大學實驗室與設備管理處積極構建的服務于貴重儀器設備共享的重要平臺，由設備管理科負責管理和實施。而物資采購中心與設備管理科同歸屬于實驗室與設備管理處，能夠相互配合，通過合作調研來避免貴重儀器設備的重復購置。能夠相互溝通，按照實際需求，貨比三家，制定規范的采購文件，共同促進貴重儀器設備更好地服務于學校的教學、科研任務。

4.4 三權分立，完善內部監督機制

由于我國政府采購的相關政策法規還不夠完善，高校在政府采購中容易暴露出一些問題，特別是在采購內部監督機制建設方面存在較多漏洞[12]。通過不斷的探索，我校儀器設備采購的組織構架逐步適應了現代高校政府采購的發展歷程，建章立制，構建了實驗室與設備管理處為主管機構，物資采購中心為執行機構，財務處、審計處、紀委監察辦公室為監督機構的模式，這有力地貫徹落實了“三權分立”的原則，多管齊下，建立、健全高校內部政府采購管理監督組織體系，讓各職能部門分工明確，相互制衡，逐步實現公開、公平、公正的目標。

4.5 科技防腐，杜絕暗箱操作

高校政府采購以儀器設備采購為主，因其資金來源多元，購買儀器設備品種繁多，采購程序復雜，是腐敗問題的多發領域。使用信息化手段實現電子化采購，能夠規范高校政府采購管理工作的流程，在提高工作效率同時，杜絕暗箱操作。我校依托設備采購服務平臺，在傳統采購的基礎上，通過信息化采購，對儀器設備采購進行全程監督，實現采購過程的科學化管理，讓每個參與采購程序的角色層層審核，嚴格把關，讓每一個采購步驟公開透明，使整個工作流程清晰、明了，有效地解決了對政府采購監督不全面、監督力度不夠的問題，有效地預防腐敗事件的發生。

5 結語

實驗室與設備管理處是大部分高校的實驗室歸口管理機構，對實驗室和儀器設備等進行集中、統一管理。儀器設備采購工作是高校教育和科研工作中不可缺少的重要組成部分，直接關系到實驗室建設、發展和正常的辦學效益。近幾年來，我校在儀器設備采購實踐過程中，規范機構設置，建立了較為完備的分工合理的組織結構，同時進行了信息化采購的研究與探索，加強采購工作的管理，充分發揮了實驗室與設備管理處在學校發展中的積極作用，提高了學校政府采購的效率和質量，降低了腐敗風險，為更好地服務于學校的教學和科研做出了應有的貢獻。

References)

[1] 武金陵, 李竹欽. 高校實施物資設備政府采購制度的問題及對策[J]. 重慶科技學院學報(社會科學版), 2011(19):93-94.

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[3] 陳燕峰, 劉悅恒. 學習《政府采購法》 推進高校政府采購工作[J]. 中國現代教育裝備, 2003(2):12-14.

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[9] 王健, 譚錦才, 孔文彬 . 高校貴重儀器設備使用效益評價指標體系研究[J]. 實驗技術與管理, 2012,29(12):216-220.

[10] 鄭旭. 高校資源共享平臺中貴重儀器設備使用效益評價方法的探討[J]. 中國現代教育裝備, 2010(13):28-30.

[11] 常一青.高等學校政府采購中的腐敗行為及其反腐對策[J].武漢科技學院學報, 2007,20(6):119-121.

[12] 李濤，陳瑛，黎志生，等.高校實驗室教學資產管理與共享系統[J].廣西大學學報(自然科學版)，2011，36(1)：282-288.

Exploration on purchasing institutions setting and purchasing informationization

Wu Yang, Zhang Mingqing, Chen Jianxin

(Laboratory and Equipment Management Department, Huaqiao University, Xiamen 361021, China)

With the increase of the total purchase quantity in colleges and universities in our country, how to promote the procurement, set up the purchasing institutions reasonably and standardize the procurement procedure, have become the questions for the current university administrators. Taking Huaqiao University as an example, this paper summarizes the experience of equipment purchase management for many years, introduces the idea and implementation process of the equipment procurement service platform, and makes a discussion on the practical achievements.

purchasing in colleges and universities; institution setting; informationization management

10.16791/j.cnki.sjg.2017.06.003

2017-02-03

華僑大學校級基金項目(14HJY03)

伍揚(1957—)，男，福建泉州，本科，副研究員，實驗室與設備管理處原處長，實驗室與設備管理處調研員，研究方向為實驗室建設與管理工作.

E-mail：wyang@hqu.edu.cn

F253.2；G482

A

1002-4956(2017)06-0009-05