信息技術在檔案管理中的應用

王萌

摘要：由于社會的發(fā)展，信息化的水平也在逐步提高，信息技術被廣泛運用于各個行業(yè)之中，對事業(yè)單位的檔案管理工作中有著很重要的意義。事業(yè)單位檔案具有數(shù)量多、所涉面廣、內容多、操作復雜等特點，事業(yè)單位要想辦法制定方案對，檔案進行規(guī)范化的管理，提高管理水平和檔案的使用效率[1]。本文筆者結合自身工作經驗，對信息技術在事業(yè)單位檔案管理中的運用進行了探討，提出了信息技術在檔案管理中存在的問題并提出了解決措施，以供參考。

關鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；方法

隨著經濟的不斷發(fā)展，我國的科技發(fā)展迅猛，人們的生活已經離不開互聯(lián)網和信息技術，信息技術已成為人們學習工作中不可缺少的一部分[2]。檔案管理應該順應社會的發(fā)展，把信息技術運用到檔案管理工作中，這種改革和創(chuàng)新對于事業(yè)單位更是具有很重要的意義。但是，由于信息化在事業(yè)單位的管理工作中運用時間不是很長，技術還不成熟，很多地方都存在著一定的問題，檔案管理者應該重視這些問題，綜合實踐經驗給出解決方案，使信息技術能夠在事業(yè)檔案管理工作中更好的運用。

一、電子信息技術在事業(yè)單位檔案管理中的應用

目前，事業(yè)單位工作中所產生的所有需要保管的文件或資料都是檔案管理所需要負責的，對這些文件或資料進行管理是檔案管理部門的工作職責。由于這些資料和文件數(shù)量大種類多，檔案管理工作較為繁瑣，需要檔案管理者具有較強的專業(yè)素質，能夠將資料或文件快速進行分類儲存。

二、信息技術在檔案管理應用中存在的問題

（一）信息化認識程度不高

在事業(yè)單位中，要想在檔案管理中更好的運用信息技術，并且將計算機運用的優(yōu)勢發(fā)揮出來，將原來紙質的檔案轉變?yōu)殡娮訖n案管理的形式，就要求檔案管理者能正確認識信息技術。由于在檔案管理工作中運用信息技術的時間還不是很長，很多檔案管理者對信息技術的專業(yè)知識認識有限，導致電子檔案沒有被普遍使用。檔案管理者若對計算機的基礎操作掌握得不夠，那么一旦遇到計算機出現(xiàn)系統(tǒng)故障，數(shù)據(jù)文件就有可能丟失，從而導致信息資料不完整。

（二）檔案管理制度還不健全

目前，電子檔案管理在單位檔案管理中已經開始應用，但是電子檔案使用的時間較短，普及范圍還不是很廣，系統(tǒng)還不夠成熟，檔案管理制度還不夠健全，規(guī)章制度也不夠完善，電子檔案管理的邏輯性較差，很容易造成文件損壞或丟失。在這種情況下，檔案的管理很難順利進行。

（三）儲存電子文件的環(huán)境安全性有待提高

過去的檔案管理主要采用的是紙質檔案存儲方式，不利于管理，電子檔案管理是將文件存儲在服務器硬盤或計算機硬盤里面，而計算機和服務器容易遭到黑客的攻擊，造成數(shù)據(jù)文件的損壞或丟失，因此電子檔案存在著一定的風險，信息數(shù)據(jù)的安全性得不到保障。

（四）管理人員的綜合素質偏低

電子檔案管理工作需要廣泛的知識面，在實踐過程中進行的環(huán)節(jié)也很多，管理起來的難度也很大，所以對檔案管理者的專業(yè)素質要求很高。現(xiàn)階段，事業(yè)單位檔案管理部門嚴重缺乏專業(yè)的管理人才對檔案管理的操作水平不是很高，容易出現(xiàn)電子文件缺失，歸檔不及時的現(xiàn)象。

三、解決策略

（一）提高檔案管理信息化的使用效率

要把信息化的優(yōu)點充分的利用起來，加強事業(yè)單位管理中信息技術的應用，運用先進的手段提高計算機的防護功能，避免計算機出現(xiàn)系統(tǒng)故障以及黑客侵入造成的文件破損或丟失。從而使信息技術在檔案管理中更好的運用。同時還要加強對檔案管理人員的培訓，提高檔案管理人員的操作水平，減少失誤率，避免因錯誤操作造成文件的丟失。

（二）規(guī)范化和系統(tǒng)化檔案管理體系

事業(yè)單位要根據(jù)自身的實際情況，制定一套適合本單位的完整的管理制度，簡化操作流程，增強工作邏輯性，從而提高檔案管理工作的效率。檔案管理工作效率，為事業(yè)單位的檔案管理工作的順利進行提供保障[3]。規(guī)范系統(tǒng)檔案管理制度，為了規(guī)范的文檔管理不被其他形式的虛擬電子文檔沖擊，要對網絡電子文件的連續(xù)性及一體化管理進行深入的研究。

（三）增強電子檔案的安全防護系統(tǒng)

在信息化的環(huán)境下，要想確保檔案的安全，就必須制定安全的系統(tǒng)，及時備份重要的文件資料，避免因系統(tǒng)故障引起的文件損壞或丟失，另外，對計算機和服務器還要進行加強防護，提高防御黑客侵入的能力，降低文件被不法分子強行盜取，保證檔案的安全，同時對事業(yè)單位的利益其到保護作用。

（四）重視管理人員的專業(yè)素養(yǎng)培訓

事業(yè)檔案管理中運用信息技術需要較強的專業(yè)性操作。這就對檔案管理者有著較高的要求。檔案管理需要專業(yè)性的管理者進行操作管理，單位必須注重對檔案管理者專業(yè)素養(yǎng)的培訓，提高檔案管理者的操作水平，從而形成規(guī)范的操作，提高檔案管理的效率。管理團隊的專業(yè)化，可以對出現(xiàn)的問題進行及時的解決，避免因拖延而造成較大的損失，這在很大程度上提高了檔案管理的安全性。

在信息化的社會背景下，信息數(shù)據(jù)不管對個人還是單位來說都有著尤為重要的作用，事業(yè)單位也不例外。因此，在檔案管理工作中必須合理運用信息技術。將信息技術應用到檔案管理工作中，是對傳統(tǒng)的檔案管理工作進行改革和創(chuàng)新，必須要求檔案管理者加強自身的專業(yè)素質，提高操作水平，單位要規(guī)范化和系統(tǒng)化檔案管理體系，增強電子檔案的安全防護系統(tǒng)，確保檔案管理環(huán)境的安全性，避免系統(tǒng)故障造成文件的破損和丟失，確保檔案管理工作能夠順利的進行。

參考文獻：

[1]王珊珊.計算機技術在事業(yè)單位管理中的應用[J].計算機光盤軟件與應用，2014（5）.

[2]徐亞華.淺談如何提高檔案管理人員素質之我見[D].“學術視域下的2015全國兩會熱點解讀——決策論壇”論文集（下），2015（03）：149-150.

[3]王坷.信息技術在事業(yè)單位檔案管理中的應用研究案，2010（11）.endprint