淺談ERP系統中的供應商管理

張立偉

摘 要：在工業信息化時代，借助先進的ERP系統，建立健全供應商的主數據信息和臺帳記錄，強化供應商信息的集中管理。再依據各職能部門的業務需求，對供應商信息按業務類型、地域和記帳方式進行分類管理，以方便各職能部門的快速檢索和使用。

關鍵詞：供應商管理；ERP系統；主數據

中圖分類號：TP315 文獻標識碼：A 文章編號：1671-2064（2017）09-0210-01

1 供應商管理概述

在實施ERP系統以前，公司各職能部門分管自己的供應商信息，沒有集中統一的管理平臺。實施ERP系統以后，所有的供應商信息都集中到系統中，實現了對供應商信息的完整性、一致性、及時性、統一性的管理。

在ERP系統中，習慣上把供應商的信息數據稱為供應商主數據（Vendor Master Data）。它包括供應商的基礎信息（如：廠家的名稱，稅號，地址，聯系電話，法人等等），公司財務部門對供應商的記帳信息（如記帳科目）和公司業務部門對供應商的采購信息（如交貨計劃）。供應商主數據在整個ERP系統中是共享的，權限范圍內的職能部門都能查看和使用。

2 供應商管理的總體思路

隨著公司業務的拓展和供需關系的調整，ERP系統中的供應商主數據也會進行相應的調整，凍結甚至刪除那些淘汰的供應商，增加新入圍的供應商，以及修改那些在工商局變更信息的供應商。

隨著供應商數量的增多，各種類型的廠家都納入到了ERP系統中。為了更快捷有效地篩選和提取供應商信息，使業務部門和財務部門都能方便快捷地掌握供應商的情況，了解供應商的信息動態，滿足各職能部門對供應商的評價，公司采取了對供應商主數據的分類管理和臺帳管理。

2.1 供應商的分類管理

從供應商的使用情況分析，可以對供應商從以下幾個角度進行分類：

2.1.1 按業務類型分類

根據業務類型的不同，可將供應商分為原料供應商、設備備件供應商、設備檢修供應商、能源供應商、運輸供應商、基建工程供應商等等，具體的類型是由公司自身的實際情況決定的。這種分類方案能快捷有效地對供應商進行篩選，對業務部門來說，是很重要的方案之一。

但是，需要注意的是，這種分類方案中，有些廠家在可能屬于多個業務類型。如有些廠家既是原料供應商，也是設備備件供應商，還可能是運輸供應商。所以，這種分類方案并不是剛性的。于是，我們將每種業務類型用一個符號（如英文字母）表示，在維護供應商主數據時，將業務類型符號填寫到檢索字段中，屬于哪幾種業務類型，就填幾個符號。這樣既能滿足分類的需要，又能方便業務部門的使用，一舉兩得。

2.1.2 按地域分類

根據供應商的地域不同，可將供應商分為本市供應商、本省外市供應商和外省供應商。其中，本市供應商所占的比例往往是最大的，因為從物資供應的時效角度來說，本市的供應商的供貨速度無疑是最快的。而外省供應商，可根據企業自身的實際情況進行細化。如一些經濟發達的地區（如：北京、上海等地）的供應商數量一般會比較集中，這樣就可以將這些地區的供應商集中起來進行管理。

在ERP系統中，可對國家和地區進行編碼管理，使其規范化，而后，將國家和地區的編碼維護到供應商主數據的基本信息中，以實現對供應商地域的分類。

2.1.3 按記帳方式分類

根據財務記帳方式的不同，可將供應商分為企業內供應商、國內供應商和國外供應商。對于企業來說，企業內部的一些部門自身就具備生產供貨能力，這些部門就成為的其它一些部門的供應商。但從財務記帳的角度來說，這些部門往往不會單獨記帳，而是與公司的帳套合并處理，所以這部分供應商要單獨分類。國內供應商是以廠家為主體進行分別記帳。而國外供應商往往會遇到使用外幣結算的情況，所以常常會進行貨幣換算，所以這類供應商也要單獨區分。

2.2 供應商的臺帳管理

供應商的基礎信息和評價信息并不是一成不變的。當供貨廠家自身的信息發生變更，或者公司各職能部門對供應商的評價發生變化時，系統都要對其進行記錄。為此，公司建立了一套供應商的管理臺帳。有了這套臺帳，各職能部門可以清晰地了解供應商信息的動態，掌握公司各職能部門對供應商的評價情況。這套臺帳為職能部門在篩選和使用供應商方面提供了有利的支持。

3 結語

依托強大的ERP信息化系統，和公司集中管控的指導思想，公司的供應商管理第一次真正地實現了統一管理，供應商信息也滿足了完整性、準確性、唯一性和及時性的要求。這是一次質的飛躍。這個管理思想不僅能滿足公司各職能部門的實際需求，還能在一定程度上幫助公司合理地規避市場風險，匯攏資金，為公司贏得更大的利益。