關于提高油田企業檔案管理水平的幾點思考

楊靜

（大港油田勘探開發研究院，天津 300280）

[摘 要] 檔案管理是油田企業管理工作中的重要內容，雖然檔案管理并不能為企業帶來直接的經濟效益，但是能夠為企業建設、領導決策提供參考依據，對于提高油田企業的市場競爭力起到了巨大幫助作用。受企業經營模式、管理觀念等因素的影響，現階段油田企業的檔案管理工作仍然存在一些問題，制約了油田企業的穩定發展，必須要在分析問題成因的基礎上，采取相應的解決措施。

[關鍵詞] 油田企業；檔案管理；存在問題；解決對策

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2017. 05. 101

[中圖分類號] F272.9；G271 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2017）05- 0188- 02

0 引 言

早在2002年10月份，國家檔案局和國家計委就聯合印發了《企業檔案管理規定》，對企業檔案管理的具體細則提出了明確的說明。但是隨著市場形式的不斷變化，以及油田企業自身結構的轉型升級，對企業檔案管理工作提出了新的要求。作為油田企業的檔案管理人員，必須要從企業實際情況出發，密切關注行業變化趨勢，提高個人檔案管理能力，從而確保油田企業檔案管理工作保質保量的開展。

1 檔案管理在油田企業經營過程中的重要作用

1.1 生產運營方面的作用

在油田企業的生產和經營過程中，會產生大量的工作記錄、賬目報表，這些記錄、表單是對石油企業各項業務活動的真實記錄，具有重要的保存、參考和借鑒價值。在對應的工作結束后，這些工作記錄、賬目報表就會以檔案形式保存起來，為今后油田企業的工作開展提供信息參考。

1.2 企業文化方面的作用

檔案是對油田企業發展過程的記錄和見證，它集中包含了企業的核心價值觀、文化氛圍、管理理念、人文環境等內容，是對企業文化的整體反映。例如，有的企業將檔案中的一些珍貴照片或文字進行重新整理，并且以照片墻、幻燈片放映等形式展示出來，從而激發起企業員工的歸屬感和凝聚力，這對于營造企業內部的團結氛圍，促進企業進一步發展起到了推動作用。

1.3 法律方面的作用

檔案是對企業業務活動的真實記錄，具有極強的法律屬性，可以直接作為法律證據。石油企業在生產經營和開展各項業務活動時，如果與其他企業產生法律糾紛，則可以借助于相關的檔案記錄，維護企業、員工的合法權益，明確雙方責任，減少不必要的法律糾紛。

2 當前石油企業檔案管理存在的問題

2.1 資金投入不足，管理水平滯后

早期的油田企業檔案管理大多依靠人工來完成，不僅管理效率低，而且很容易出現工作失誤。近年來，信息化管理系統逐漸在各個行業得到了廣泛的應用，并體現出巨大的應用優勢。但是信息化檔案管理系統在前期建設中，需要花費較多的資金用于設備采購。而部分企業領導對檔案管理工作的重視不足，不愿意拿出過多的資金進行檔案信息化系統建設，導致油田企業的檔案管理技術長期得不到更新，管理水平滯后，難以適應油田企業的發展需要。長此以往，必然會制約油田企業的可持續發展。

2.2 信息收集渠道狹窄

面對瞬息萬變的市場發展形勢，油田企業要想在行業競爭中占據有利地位，必須要對市場未來發展趨勢有一個明確的判斷，從而及時采取有效措施，規避市場風險。只有建立完善的檔案管理系統，才能為市場信息收集提供廣闊的渠道。但是從目前來看，許多油田企業并沒有意識到市場信息收集給企業發展所帶來的深刻影響，也沒有建立專門的市場調研和信息整理機構。而企業檔案管理部門雖然能夠發揮一定的信息收集作用，但是由于檔案管理部門的水平有限，信息收集面狹窄，也不能很好地完成信息收集任務。

3 提高油田企業檔案管理水平的具體措施

3.1 適當增加資金投入，建立信息管理系統

實現信息化建設已經成為檔案管理工作發展的必然趨勢，也是幫助企業掌握市場變化形勢、推動油田企業發展的重要舉措。不可否認，檔案信息化建設在前期缺失需要一定的資金花費，但是油田企業的管理人員應當從宏觀層面上看待問題，著眼于油田企業的未來發展，在條件運行的前提下，適當增加資金投入，以確保油田企業檔案管理信息化系統的建設。

3.2 加大企業檔案收集、整理力度

企業檔案是企業發展的無形資產，也是企業在激烈的競爭中保持決勝地位的重要信息保障。一方面要建立企業檔案收集制度、整理規范，以確保企業檔案信息收集、整理質量。另一方面加強檔案管理人員的專業培訓，尤其是在引入信息化管理系統后，部分檔案管理人員可能對新設備的操作不夠熟練，需要油田企業定期開展專業技術培訓，以確保檔案管理人員盡快適應新的工作環境。

3.3 確保企業檔案的安全管理

企業檔案的安全管理工作不僅要重視企業檔案的實體安全，也要重視企業檔案的信息安全。隨著企業電子檔案文件的出現，給企業檔案信息安全帶來了不安全因素。為了保證企業電子檔案信息安全以及企業檔案管理網絡安全，企業檔案管理部門要定期對計算機以及網絡系統進行安全檢查，采取有效手段，并做好企業電子文件的備份工作，確保企業檔案的安全管理。