我國檔案網站宣傳與推廣研究

周秀華

（廣西民族大學管理學院，廣西 南寧 530006）

【摘 要】隨著互聯網技術的革新，信息落后的時代已悄然發生翻天覆地的變革，迎來了信息時代。網站作為信息時代的產物，其具有多種內容形態和傳播形式，同時兼具數字化、即時化、網絡化、互動性等特點，給社會各項宣傳與推廣工作帶來了機遇和挑戰。檔案部門通過檔案網站對外有效地宣傳和推廣檔案工作和檔案資源，本文通過探討檔案網站宣傳意義，發現檔案網站的宣傳功能，了解檔案網站宣傳推廣現狀，找出檔案網站宣傳與推廣過程中存在的問題，提出優化檔案網站宣傳推廣的舉措。

【關鍵詞】檔案網站；宣傳；推廣

一、檔案網站在檔案部門宣傳與推廣工作中的功用

（一）網站具有宣傳與推廣功能

相對于傳統媒體，作為新媒體的代表，網站推動信息發布渠道的多樣化，拓展了網民獲取信息的渠道，促進正能量傳播，網站在宣傳與推廣工作方面有很大優勢，網站能實時、主動地進行信息傳播，通過網站發布預警信息、服務信息，可以替代手機短信預警。隨著網站為代表的新媒體吸引力不斷增強，進一步提高公眾對突發公共事件的關注與促進社會熱點話題的網民參與。以網站、微信和微博為代表的新媒介，可對我國社會輿論格局產生杠桿效應，政務機構、主流媒體和社會名人大量入駐移動網絡輿論場，以人際關系和組織傳播特征，形成網上的圈子化部落。

（二）檔案網站在檔案宣傳與推廣工作中的作用

1、豐富宣傳與推廣內容

檔案網站在檔案宣傳與推廣工作中的應用，打破了以往檔案宣傳與推廣工作宣傳內容單一的局面，給公眾提供了一個生動多樣的瀏覽界面。網站形式多樣，各種形式的表現過程比較豐富，可同時在網絡上展示多種格式的文字、圖片、表情包、音視頻等。通過建立網絡鏈接，做到即時的、無限的擴展內容，從而使內容變成“活物”，檔案網站傳播豐富新穎的信息大大地提高了公眾獲取檔案信息的主動性。通過宣傳與推廣生動多樣化的檔案信息有效地吸引了社會各界對檔案和檔案工作的關注和認知。

2、增強宣傳宣傳與推廣時效

檔案網站以其傳遞信息的及時性、發布信息的快捷性、人們利用信息的便利性以及能夠滿足用戶交流的互動性等獨特的優點來提高高校檔案宣傳與推廣工作效果。與廣播、電視相比，檔案網站真正具備無時空限制，隨時可以加工發布信息。檔案部門通過利用新媒體強大的軟件和網頁呈現信息，可以輕松地實現24小時在線，增強了檔案宣傳與推廣信息的時效性。

3、提高宣傳宣傳與推廣效率

檔案網站交互性極強，獨特的網絡介質使得信息傳播者與接受者的關系走向平等，受眾不再輕易受媒體擺布，而是可以通過網站的互動，發出更多的聲音，影響信息傳播者。檔案部門在傳播有關思想、信息的同時，可以了解到用戶對檔案部門工作和信息動態的相關看法，同時能夠清晰地了解到用戶的檔案信息訴求。進而根據公眾對檔案部門的建議改進不足之處和提高工作質量，并將檔案部門擁有的開放的檔案資源通過新媒體提供給用戶。這樣，檔案部門利用網站交互性強的特點進行檔案宣傳與推廣，無論是宣傳與推廣工作的質量還是宣傳與推廣效果都得到擴展。

4、突破宣傳宣傳與推廣時空局限

相對于舊媒體，作為新媒體的一部分，網站具有新媒體的消解力量——消解傳統媒體（電視、廣播、報紙、通信）之間的邊界，消解國家與國家之間、社群之間、產業之間邊界，消解信息發送者與接收者之間的邊界等等。如在“倫敦地鐵爆炸案”事件中，“市民威廉？達頓拍攝了手機照片，在朋友的博客上以近乎于圖片直播的方式‘報道了災難現場狀況。這些照片很快進入各大電視網的新聞頭條。在這次‘報道中，手機、博客、互聯網以及‘播客密切配合，將‘第一時間、第一現場權力牢牢抓在手中，新的媒體形式與媒體工具的結合，顯示出了巨大威力”。以往的檔案宣傳對象大多局限于某一個區域，通過檔案網站開展檔案宣傳與推廣工作可以突破時間、地點、信息發布者等客觀因素的限制，只要在有網絡的連接的環境下就可查看獲知或轉發相關信息，有利于檔案宣傳與推廣工作范圍不斷地朝著普及化、大眾化的方向發展。

二、檔案網站宣傳與推廣現狀

（一）宣傳與推廣主體

在傳統媒體時代，由于時空限制，檔案宣傳與推廣工作主要由檔案館員開展。在新媒體時代，公眾們通過復制網址，或者在許多網站上可以把信息內容分享到各種社交平臺上，如我國許多網站上可以把信息分享到微博、微信、QQ空間、人人網等社交平臺。所以在新媒體環境中，檔案宣傳與推廣的主體不再局限于檔案工作人員，已經擴展上所有的信息傳播者，如2017年3月29日，北京衛視在官方微博上發布了一條用于宣傳電視節目《愿你出走半生，歸來仍是少年——胡歌》的信息，信息一發布出來，在短時間內就有一千多人轉發該信息，轉發信息的一千多位公眾是信息接收者，同時也是信息的發布者。同理，如果檔案工作者在各新媒體平臺上發布各種信息，通過信息轉發功能，那么所有信息傳播者都是檔案宣傳與推廣的主體。

（二）宣傳與推廣對象

檔案宣傳與推廣工作的最主要目的是提高社會廣大群眾的檔案意識，擴大高校檔案的影響力，進而讓檔案資源得到充分利用。所以在傳統媒體時代，檔案部門通過傳統的宣傳方式把檔案和檔案工作宣傳與推廣給高校的各群體，受眾也就局限于某個區域的群體。而在信息網絡技術發達的今天，通過檔案網站使得任何人在任何時間任何地點可快捷方便地接收和發布信息，發送出去的信息在短時間內可以廣泛傳播。因此，在新媒體背景下，只要不受網絡的限制，檔案的宣傳與推廣對象不只是某個地區各群體，而是全國甚至全世界的公眾。

（三）宣傳與推廣影響

以往的檔案的影響力就局限于各地區內，因為檔案宣傳與推廣對象和范圍大多局限于某個區域內部，所以這個地區的檔案信息與資源僅被該區域內的人所熟知，都是圈內的利用者利用該地區檔案資源進行教育、學習和科研。通過檔案網站的消解力量，消解國家與國家之間、社群之間、產業之間邊界，消解信息發送者與接收者之間的邊界等，檔案信息可以在不同的新媒介，不同的區域傳播。因此檔案對不同的群體、不同的地域、不同的產業的影響力越來越大。在信息時代，任何大眾感興趣的檔案信息一經某官方平臺發布，在短短的時間內，就會被社會各界和不同公眾在不同的網站上瘋傳。

三、檔案網站宣傳與推廣過程中存在的問題

（一）宣傳與推廣內容較匱乏

據調查，目前我國檔案網站宣傳與推廣的內容還比較單一，如我國各檔案部門在網站上宣傳的主要內容為檔案法規，工作要求，工作動態。雖然有些檔案建設了特色檔案欄目，但是欄目里面的內容要么是空白的，要么就是太過簡略。其次，一些檔案網站上設置了網上展覽欄目，但是這些檔案網站在此欄目的內容是近幾年甚至近兩年的檔案展覽，絕大多數檔案網站并未設置此欄目。因此，我國大多數檔案網站基本都只是建設了一個框架。此外，檔案網站上宣傳的檔案信息大都是自己館（局）的檔案信息，這是導致檔案網站宣傳于推廣內容不豐富的原因之一。

（二）宣傳與推廣隊伍新知識欠缺

檔案宣傳與工作的開展，缺少不了一支能吃苦耐勞、認真負責，同時又技術過硬的檔案工作隊伍。近年來，廣大檔案工作者的專業素質、文化素養都有了很大程度的提高，可信息技術的快速發展使其所掌握的知識與技術仍滿足不了信息時代背景下檔案宣傳與推廣工作的需要，原有的思路、模式和工作方法已不再適應新媒體時代的檔案宣傳與推廣工作要求。新媒體時代需要復合型檔案宣傳推廣人才，所謂的復合型人才是指，能熟練運用多媒體及網絡技術，以快捷的途徑和貼切的方式采集、傳播最有價值的檔案信息和制作檔案信息產品。一方面要求專業性強、業務精。另一方面要求知識面寬、多種技能集于一身。重要的是能有效的整合信息資源、策劃編輯和組織有效的檔案信息傳播，發揮最大的信息效益。而前我國相當一部分檔案工作者卻對新媒體知識知之甚少。

（三）信息的管理和控制增加難度

在信息時代，公眾在信息傳播中既是信息接收者也是信息發布人，網絡技術的發展，使得任何人在任何時間任何地點可快捷方便地接收和發布信息，發送出去的信息在短時間內可以廣泛傳播，此外，公眾在網絡環境中可以自由言行，忘記自己的年齡、性別、身份、地位，極易喪失道德意識。網站在給人們獲取和傳播信息提供便利的同時，也隨之帶來了大量垃圾信息和許多網絡病毒，檔案部門進行網上宣傳也不可避免地會受到惡意的網站攻擊，產生錯誤的檔案信息，如前段時間人民教育出版社介紹《歷朝歷代詠武侯詩詞大全》的網頁遭篡改成色情網頁。這讓檔案部門對檔案信息的管理和控制加強了難度，從而削弱了檔案部門利用新媒體進行檔案宣傳的積極性。同時，檔案網站的建設，給檔案部門增加了管理工作量。網站的運行需定期維護，內容要及時更新，還要與網絡服務商隨時進行溝通，這些工作讓檔案部投入更多的人力、物力和資金。如果把手機媒體運用在檔案宣傳工作中，需要開展開通入口、保護用戶的隱私，跟蹤服務等各項工作。因此，在網絡環境下，檔案宣傳與推廣管理任務較重。

四、優化檔案網站宣傳與推廣的舉措

（一）豐富檔案網站宣傳與推廣內容

第一，我國檔案部門發布信息的內容不應僅局限于檔案法規，工作動態和規章制度，可像歐美國家發布檔案信息那樣，其內容包括了歷史活動的記錄，手稿，歷史名人圖片等各種各樣主題。如英國檔案館在過去2017年4月就在檔案網站上發布了羅馬戰爭；索姆河的故事贏得國際媒體獎的照片；不受約束的惡習：性病與第一次世界大戰等檔案信息。

第二，我國檔案部門要加快檔案數字化進程，填補各平臺，尤其是檔案網站上各欄目的空白。

第三，各檔案部門的檔案資源具有限性，所以可加強館際之間的合作，各個檔案館都保存豐富的檔案資源，并且各館的資源各有特色。加強館際合作，實現資源互補，為檔案宣傳與推廣工作提供豐富而有特色的內容基礎。通過館際資源合作與共享，不僅可解決檔案宣傳與推廣工作各自為政問題，還可解決檔案宣傳與推廣內容匱乏的難題。

第四，打破只宣傳本館（局）活動和檔案信息的常規。在信息時代，全世界都被網絡貫通了，社會各媒體和各公眾可通過各種方法和途徑發布各種吸人眼球的信息。要擴大宣傳與推廣視野，擴展話題范圍和豐富宣傳與推廣內容才能解決檔案宣傳與推廣內容單一問題，并且提高檔案宣傳與推廣的效率。

（二）建設復合型宣傳與推廣隊伍

在網絡時代，網絡對利用者的要求越來越低，但是對管理者的素質要求是相對的，檔案部門想要把網絡的優勢運用到宣傳與推廣工作上，檔案工作者的角色就得由單一型人才向多元化人才轉變，檔案管理員不僅要具備檔案管理能力，還要掌握網絡技術，具有“新聞人”的發現話題的敏銳性，即檔案管理員要懂得利用宣傳與推廣內容牢牢把握社會輿論的主動權，讓宣傳貼近公眾，貼近生活，公眾主動互動、樂于接受。要實現檔案宣傳工作的可持續化發展，要加快培養和引進既具有檔案管理能力又具備網絡技術和新媒體素養的人才。對檔案工作者進行網絡技術培訓可從以下兩點入手：

首先，通過網絡技術培訓，提高檔案工作人員的網絡運用能力。其次，聘請專家學者開設講座和課堂，加強員工的新媒體素養。通過對檔案工作者進行培訓這些網絡知識增強檔案工作者的新媒體素養。

新媒體宣傳人才的引進，可以采取如下幾種方式：

第一，與其他部門或機構合作，借助其他部門或機構的人才進行檔案宣傳與推廣，如廣西檔案館（局）通過借助廣西杰圖信息技術有限公司的技術支持建設檔案網站，借助其技術人才在網站平臺進行檔案宣傳與推廣。

第二，與高校合作，從各高校直接引入人才。若檔案部門與各高校實現一對一的合作，定向栽培具備檔案管理能力和新媒體素養，掌握網絡技術的新時代人才，檔案部門就無需再耗時耗力尋覓合適人才。

第三，面向社會，公開招聘。公開招聘比較適用于招收有經驗的媒體從業者。公開招聘引入掌握網絡技術、具有新媒體素養的人才。

（三）減輕宣傳管理任務，排除安全隱患

作為信息時代的重要標志之一，Internet上的萬千信息，給人們的工作、學習、生活帶來極大便利。信息時代，檔案網站宣傳與推廣對網絡具有非常的依賴性，但是網絡信息的海洋同時帶來“信息超載”以及“不良信息”和垃圾信息的侵害，為了保證檔案網站宣傳與推廣的正常進行，可建立信息監控部門，設立信息監控崗位由專門的工作人員或者與其他信息監控部門合作對信息進行過濾和監控。

此外，功能強大且智能的信息監控系統和先進的網絡信息過濾技術可以實現智能化管理檔案網站宣傳與推廣，進而減輕管理任務。強大而智能的信息監控系統能及時發現網絡安全的異常，如2013年，印度政府啟動了覆蓋面廣闊的監控系統，這一系統允許政府竊聽錄音電話中的對話，閱讀私人電子郵件和短信，監控Facebook、Twitter等社交網上的發帖，并追蹤個人在谷歌上的搜索目標和痕跡。通過對網絡中各種信息實行實時監控，及時地排除網絡時代檔案網站宣傳與的推廣安全隱患。先進的網絡信息過濾技術讓信息能有選擇性地傳播，根據用戶的信息需求對動態信息進行過濾，把滿足用戶需求的信息傳遞給用戶，提高用戶獲取信息的效率。利用信息過濾技術，能確保檔案部門在各個網絡平臺的宣傳與推廣環境的健康和安全，也可以提高用戶獲取檔案信息的效率。

五、結語

在網絡技術迅速發展的時代，信息和網絡技術給檔案宣傳與推廣工作提供更廣闊的平臺。但是任何事物都是對立統一的，在信息大爆炸的時代，檔案網站給檔案宣傳與推廣工作帶來良機但也帶來難題，所以，在信息時代如何做好檔案網站宣傳與推廣是當代檔案部門和檔案學者比較關心的問題。借助網絡的優勢有力地推動檔案的宣傳與推廣工作的發展，但是在新時代，檔案網站宣傳與推廣還存在諸多問題。如宣傳內容單一和工作者新媒體知識匱乏等這些問題的存在，需要檔案部門通過豐富高校檔案宣傳的內容，建設復合型宣傳與推廣隊伍和減輕宣傳管理任務，排除安全隱患的措施，減少檔案網站宣傳與推廣的阻礙，推動檔案事業的前進的腳步。

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