檔案信息化建設過程中的主要問題及對策

胡梅榮

摘 要：社會經濟發展迅速，檔案工作模式也需要推陳出新，提高檔案服務效能信息化勢在必行。目前，我國檔案信息化建設取得了一些小成果，但也應認識到在其中存在的一些問題，還有待改進。從我國檔案信息化現狀來看，綜合分析我國檔案信息化建設中的矛盾沖突，進一步研究我國檔案信息化建設的解決方法。

關鍵詞：檔案信息化 問題 對策

中圖分類號：G270.7 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2017）05（a）-0105-02

應國家經濟建設的需求，信息化建設也加快了發展的腳步，為了響應落實國家政策，我國各企事業單位大力投入到信息建設工作當中。近年來得到廣泛關注的莫過于檔案信息化建設了，即便如此，我國檔案信息化建設工作存在的缺點和弊端反映在各個單位的管理制度當中，所以首先我們要抓緊解決的問題就是如何改良優化檔案信息化建設管理制度。該文將從檔案信息化建設的意義和目的，以及存在的問題和解決方案等方面進行簡要介紹和分析。

1 我國檔案信息化基本情況

自改革開放以來，隨著社會的不斷進步，我國開展的檔案管理工作順利進行著，檔案管理現代化的程度有顯著提高，大大加強了檔案部門之間的信息文化交流和資源的合理利用，使檔案的服務范圍擴大，檔案利用范圍也擴展到了為全社會全人類服務。

檔案信息數字化可以為使用者提供各種便利，例如住房公積金、婚姻狀況、養老保險等問題，并且與廣大群眾的檔案信息息息相關，使資源實現網絡現代化，打破了原有的局限，務真務實的給廣大群眾帶來了便利。其信息化應用更為廣泛，它包括了有序整理檔案資源、開發利用檔案信息資源、建設檔案信息數據庫和網絡、制定促進檔案信息資源開發利用的政策法規、建設檔案信息化人才隊伍等領域，再不僅僅是網絡化、信息化，它的領域更加廣泛。

2 檔案信息化建設過程中的主要問題

2.1 檔案管理制度不夠完善

就目前我國國情來看，大多數的企事業單位的管理制度都存在著相應的不足和弊端，檔案信息化建設并沒有得到企事業單位的關注和重視，所以存在的問題至今也沒有得到很好的改善。因此，改良和解決各個企事業單位的管理制度工作是目前的一個重大問題，還有待解決。那么勢必就要從基層把檔案管理工作做好，只有這樣才會對企業未來長期的發展規劃產生有利影響，促進企業的未來發展。同時，因為各個部門在某種程度上與檔案部門都有一定聯系，檔案管理制度工作的完善也會對企業的其他部門制度的完善起到良好的先鋒帶頭作用。

2.2 檔案信息復合人才匱乏

人乃治國根本，人才是信息化建設的源泉，是成功之本。在現代經濟信息發展的過程中，各個行業都面臨著不同程度的機遇和挑戰，當然，檔案事業也不可能例外。需要提高檔案工作的管理人員的綜合素質和技術含量，隨著信息化的不斷發展壯大，舊的管理體制已經不足以滿足當今時代的需求，過去的管理方式相對落后，只是有紙質檔案的管理，專門管理的人員也只懂得紙質檔案的管理流程，知識結構單一、素質普遍偏低，不懂得計算機方面的知識，不了解電子檔案的開發、利用和保存等，這種現狀大大阻礙了檔案信息化的發展。因此，需要由紙質向電子檔案管理的轉變，提高其技術含量，提高檔案管理人員的整體知識水平和素質，并培養出一批既懂得檔案業務又懂得計算機技術的復合型人才。

2.3 資金投入不足，基礎設施落后

在檔案管理信息化改善的過程中，其發展并不是很順利，受到計算機硬件、軟件和專業技術人員的缺失而造成了嚴重的制約。首先，資金大部分利用在了課題研究方面，對于檔案管理信息化的投入和支持力度不大。其次，電子產品更新換代日漸迅速，基礎設施落后。領導階層素質低下、觀念陳舊，更希望將資金投入到科學研究方面，而不愿意接受新鮮事物，不愿把太多的精力投入到維護信息技術上，同時基礎設施的維護和保養也會消耗大量的資金。以上原因都會制約檔案管理信息化建設的發展。

3 檔案信息化建設過程中問題的對策

3.1 完善和發展檔案管理制度

隨著我國現代信息化的發展狀況，各企事業單位的高層領導應適時完善檔案管理制度。良好的、科學的檔案管理體系才能推動企業的發展，才能帶動其他部門的發展。各企事業單位的高層應跟隨現階段發展的潮流，用發展的眼光看待檔案管理制度的問題，只有從根本上解決和完善這個問題才能為下一步的優化工作奠定好堅實的基礎。公司員工的基本要求可以通過檔案管理制度反映出來，并且我們應該積極學習理念和制度，向國外汲取精華，與我國現階段的基本國情相結合，綜合考慮，應用到我們自己的檔案管理信息化的體制當中去。公司高層應該充分全面地考察公司具體的情況，以及員工的實際工作能力，和公司內部的環境，將優化制度落實到公司未來的發展計劃中。只有從根本上解決檔案管理信息化的問題，才能使各企事業單位的管理制度更加完善，才能使公司得到更好的發展。

3.2 加強綜合型人才培養

人是治國之本，人才是一切發展的前提和必要條件。作為新時代的檔案管理的工作人員，應該學會更多的信息化專業知識和計算機網絡技術的專業技能，讓自己成為優秀全能的復合型人才，以推動檔案信息化的發展。因此應注重人才的培養，加強人才培訓工作，深入了解檔案工作，學習現代化通信技術，為以后的檔案信息化建設打下堅實的基礎。

3.3 加大資金投入

檔案信息化建設過程中不僅需要人才，還需要資金的支持，為其發展提供物質保障。但是由于資金嚴重不足，在某種程度上還需要社會各界力量的鼎力相助和支持，比如可以自行籌款，以緩解資金壓力。必不可少的是國家和政府的支持，應該做出相應的措施，保障檔案信息化建設的順利進行，從根本上解決資金不足的問題。

3.4 完善電子文件歸檔管理

我們應該加大檔案信息化管理體系的研究，將不同種類的檔案以數字化的形式進行整理、轉換，將平時工作中的相關電子文件進行積累、鑒定、著錄以及歸檔，從而達到最終版的電子文件內容可以完整、真實、有效，進而完善電子檔案的保管、利用等技術問題，使今后的工作能制定出一份更加完美的電子檔案管理體系。

4 結語

為了切實落實國家政策，應國家經濟建設信息化的發展要求，各企事業單位應大力投入人力、物力、財力。其中得到廣泛關注的是檔案信息化建設，但其中還存在著諸多的不足和弊端，并且普遍存在于各企事業單位的管理制度當中，優化和改良檔案信息化建設管理體制是我國目前最大的問題。在該文當中，介紹了檔案信息化建設的意義，分析了檔案信息化存在的不足和問題，提出了切實有效的解決方案。我國檔案管理信息化建設要不斷學習和引進國外的先進理念，不斷地從根本上優化信息化管理制度，只有這樣，檔案管理信息化體制才能得到未來長遠的發展，為廣大群眾做出貢獻。

參考文獻

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