高校財務“報銷難”的原因與對策探析

鐘正敏

摘要：隨著高校辦學規模化發展和經費渠道多元化增長，高校財務報銷日趨復雜化，“報銷難”問題逐漸凸顯。筆者結合自身高校財務工作實際，對“報銷難”的原因進行分析，并給出了提升財務報銷效率的相關建議。

關鍵詞：高校；財務報銷；原因；對策

中圖分類號：F234 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2017）007-0-02

近年來，隨著高等教育事業的飛速發展，高校辦學規模不斷擴大，經費總量與日俱增，經濟活動也日益復雜，使得財務報銷業務量及報銷難度大大增加，以致于“報銷難”的問題逐漸凸顯。財務報銷是高校財務管理工作中的基礎，因此提高財務報銷效率，提升財務服務水平，已成為當前高校財務管理工作改革的重點。

一、當前高校財務報銷存在的主要問題及“報銷難”的原因分析

1.財務人員沒有與經費總量同比增長

隨著高校進一步發展，高校經費來源日益廣泛，經費總量不斷擴大，同時由于來源渠道日益多元化，導致高校財務關系也愈加復雜，加之近年來國家財經政策總體收緊，所有這些都導致高校財務報銷的工作量成倍的增加。但是由于編制的關系，財務人員卻不可能同比增加。以筆者單位為例，如表1所示。2006、2016前后十年，經費總量翻倍，科研經費更是增長了近八倍，但財務報銷崗位才增加了一個。

2.報銷模式有待創新

目前，高校財務報銷模式主要有三種：傳統窗口報銷、信封投遞式報銷、網上預約報銷，各種模式都有其優缺點，網上預約報銷模式成為一種趨勢。網上預約報銷是指報銷經辦人通過“網上預約報銷系統”，填寫報銷單，預約報銷時間，并在約定的時間到報銷大廳的對應窗口辦理報銷業務。其優點是，能有效的控制預算、報銷經辦人不用排隊等候、通過預約系統能實時跟蹤該業務的處理進程；其缺點是，因為預約號有限可能會出現搶號的現象，同時當報銷單手續不全或內容不清時，財務人員沒法當面同報銷經辦人進行溝通，需電話聯系經辦人等待其來報銷大廳處理，碰到這樣的情況會耗時較長。筆者單位當前以網上預約報銷為主，該模式雖然獲得多數老師好評，但也碰到了不少問題，其中最為突出的是財務人員日均處理的業務量明顯下降了，原因是出現問題沒法當面溝通而是電話聯系押后處理，這無形中延長了每筆報銷的單位時間，降低了報銷效率。

3.報銷經辦人員不固定，信息不對稱

當前，高校并沒有明確的制度規定財務報銷必須由固定的財務經辦人員進行報銷，只要涉及相關的經濟事項，每一個師生員工都有可能是財務報銷業務經辦人員，人員數量多且流動性大，他們對財務專業性知識了解較少，這給財務核算人員宣傳、解釋及指導財務報銷知識帶來很大的困難。此外，由于國家不定期的出臺相關財經政策、學校內部也會不斷修訂各項財務規章制度，財務人員能夠進行及時的更新，但是對于廣大師生來說，由于信息不對稱，他們對這些新規定新制度沒有更新，等到實際報銷時誤以為是財務人員有意為難，甚至產生意見分歧，這些都影響著財務工作效率及師生對財務服務的滿意度。筆者單位當前報銷單合格率不高，主要的原因就是信息不對稱，客觀上導致了“報銷難”的情況時有發生。

4.報銷時間安排不盡合理

由于高校教師在平時大多忙于教學科研工作，疏忽了財務報銷，而在經費要被收回或發票要過期時才產生緊迫感，將積攢已久的發票集中報銷。然而集中報銷并不能達到預期的效果，一方面，老師在短時間內填寫大量的報銷單肯定容易出錯，加上本身對報銷規定了解不全，報銷單的合格率勢必不高，極易出現退單；另一方面，月底、期末、年末時財務部門工作本身很忙，大量的報銷業務勢必會給財務人員帶來巨大的心理壓力，報銷人員在報銷的過程中也容易產生焦慮的情緒，此時雙方在溝通時容易產生障礙，這在一定程度上勢必會影響財務報銷的效率和服務質量。筆者單位每年都會出現這樣的現象，報銷高峰期主要集中在每年的3、6、9、12月，尤以年底最為突出。

二、高校財務報銷問題的優化對策

1.增加財務人員數量，增設報銷崗位

當前高校財務“報銷難”最主要的原因是人手不足。業務量增加了，業務復雜了，但人員卻得不到增長，兩者之間存在強烈的矛盾。應當適度擴大財務人員規模，增加人數，增設報銷崗位。財務部門領導應如實向校領導匯報情況，積極增取人員編制。在正式編制沒有的情況下，可以申請增加編外人員。同時，增設財務報銷實習崗位，鼓勵財會專業學生來實踐實習，對他們進行業務培訓，讓其輔助財務人員處理一些簡單的工作內容，如前臺引導、發票合規性檢查、發票金額累加、會計檔案整理等。只有人員配備充足了，財務人員才有足夠的時間進行思考和判斷，才能提高財務報銷工作質量，并最終提高財務報銷效率。

2.配置財務初審員，搭建起財務人員和報銷人員的溝通橋梁

在國家財經政策、高校自身財務規定總體收緊的情況下，報銷業務的合格率越來越低，這就意味著財務溝通和協調成本越來越高，是導致財務報銷低效率運行的直接原因。結合筆者單位實際，建議應在報銷大廳配置財務初審員。財務初審員類似于商業銀行的大廳經理，其主要職責是收集報銷單并進行初審，對于明顯有問題的單據當面退給經辦人，同時指導其如何補辦手續，初審通過的單據由其按預約窗口分派給制單人員，初審過的單據審核通過率會大大提高，避免了二次返工，這樣也提高了報銷效率。當然，初審員需要全面了解學校的各類報銷規定，清楚各類財務流程。在職責履行中，初審員可以為報銷人員解答報銷中遇到的疑問，協助文件解讀、政策答疑，協調解決財務人員與報銷人員之間的矛盾分歧，維持報銷大廳秩序。

3.加強政策宣傳，推行財務報賬員制度

財務部門要加強政策宣傳力度，普及財務報銷知識，解決信息不對稱問題，實現報銷工作由事中控制、事后控制向事前控制轉變。首先，加強財務部門網站建設，將報銷中涉及到的國家財經法律法規、高校財務規定、經費報銷流程、費用支出范圍等報銷知識通過網絡進行公開，以方便報銷人查詢；其次，開通電話熱線、QQ群、微信群等咨詢平臺，為報銷人提供咨詢服務；第三，不定期開展報銷業務培訓會或講座，讓全校師生全面地掌握財務報銷知識，了解財務報銷的流程與要求。同時，推行財務報賬員制度。財務報賬員制度是指經二級單位推薦，財務部門為校內各單位選拔固定的、業務熟練的報賬員，一般情況學院安排2人左右，職能部門安排1人左右，由財務部門對其進行全面的報賬培訓，定期對他們普及財務報銷知識，其主要工作職責是負責宣傳財務知識和本單位財務報銷工作。

4.引導師生報銷分流，合理安排報銷時間

為解決報銷時間過于集中的問題，緩解集中報銷帶來的壓力，財務部門可以采取報銷分流措施。對于大多數高校來說，財務報銷工作的高峰期一般集中在6、9、12月，大多是學期末或年末的時間，學期中間則相對輕松。針對這種情況，財務部門應該有目的地引導各學院分散報銷時間，避免造成集中在期末報銷的擁擠現象。高校財務報銷中大部分是科研經費報銷，尤其要重視科研項目的報銷引導，財務部門應當聯合科研部門督促科研項目負責人分階段合理使用經費，及時處理手中的票據，不要堆積到年末或項目結題前進行。

5.加強財會隊伍建設，提高財務人員素質

報銷效率的提高離不開高水平的業務能力。（1）加強會計人員職業道德培養，建立良好的職業習慣與品質；（2）及時組織學習國家及學校新出臺的各類財務規章制度，全面、準確地掌握新政策的各項內涵，做到與時俱進；（3）真正落實每周五下午的財務內部學習制度；（4）財務軟件是財務人員做賬的工具，只有熟練掌握軟件的使用，才能提高工作效率，應定期組織財務人員去財務軟件公司培訓。

針對普遍存在的高校財務“報銷難”問題，各高校要結合本單位的實際情況，采取相應措施消除財務報銷問題，提高財務報銷效率，努力提升財務管理和服務水平。

參考文獻：

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