淺談單位文書檔案的收集

郭彤嘉

摘要：單位檔案資料的信息完整和管理質量較高，主要來自信息資料收集的基礎牢固。信息資料收集及時，信息面廣，信息量大，歸類條理清楚，卷目分明，才能提高檔案資料的服務質量和使用價值。隨著信息技術的發展，計算機互聯網技術和信息化通信設備在檔案資料采集過程的應用，檔案資料的采集收集工作進入了一個新階段，實現了現代化管理。尤其是檔案資料的網絡分享，提高了信息公開水平，使原來具有隱秘性和不公開化的制度、行為等得以陽光運轉，實現了透明化。因此，做好新時期的檔案資料的收集工作，必須與時俱進，勇于創新，注重實用，專門管理和部門協同配合才能全面提高工作質量。本文結合新時期不同的企事業單位在市場競爭中的實際需要為出發點，論述和探討文書檔案資料收集方式方法和思想理念的改革措施，目的是實現檔案資料的高效利用和提高收集工作的效率。提出了新形勢下如何簡便檔案資料的收集方式方法，對檔案資料信息收集的一些技巧進行了深入研究和探討。

關鍵詞：檔案管理；資料收集；方式方法；研究探討

中圖分類號：G275.2 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2017）007-00-01

為了便于工作的連續性，對發展中的問題在處理過程中選取更科學的方案，或者處于資產保護和事業發展的需要，企事業單位都注重建立檔案室（館），對過去的發展資料進行專門的系統整理存檔，以備工作中的參考，總結經驗教訓，使工作少走彎路，隨著各項社會事業的發展，檔案工作越來越受到人們的重視，因此，要注意研究文書檔案資料的收集工作，并在工作實踐中不斷地創新發展。

一、信息資料的收集是健全檔案管理的基礎

企事業單位在發展過程中，人員、設備、建制、通訊地址的變更，重大事件發生過程的剪影、錄音、錄像，每天日常工作的考勤簽到、勞保發放、業績考核等屬于檔案資料收集的范圍，這些資料的信息量大，信息全，才能反映歷史發展的原貌，具有較強的教化、借鑒功能。搜集、篩選、系統整理的各項工作，要根據檔案室（館）的建設等級要求，確定相應的標準，把要收集館藏的永久資料和臨時資料分卷整理，按照事件發生先后順序，設置歸檔卷宗，進行類比編號，增設目錄，有條件的單位還可以利用多媒體制作檔案資料的宣傳欄目，提高人們積極從事檔案資料收集的主觀能動性和創新行為。例如，編排《歷史上的今天》等引發人們關注檔案建設，動手收集資料的熱情，形成群眾性收集檔案資料的濃厚氛圍，就會實現檔案資料多而全的目標。

二、文書檔案資料的收集、整理工作規范

1.反應事件資料的完整性

在智能手機比較發達的今天，對日常工作和突發事件的信息采集都非常及時，能在第一時間廣泛傳播和存儲，但是，作為檔案資料就不同了，檔案資料要求追蹤和延伸，從事件的起因、發展、高潮和結束多個環節，進行信息資料的收集整理，完整的資料、準確的資料才具有使用價值。

2.信息資料的館藏價值性

進行歸檔的信息資料，具有長久保留價值或臨時功用價值的資料，就具有館藏價值，零散的沒有記載意義的資料沒有館藏價值，在對信息資料進行甄別的過程中，必須保持資料的原貌，不許增刪和涂改變更。

3.文書資料必須規范、標準

在檔案資料的管理中，科學處理收集資料的方法就是按照《檔案法》和有關部門規定，確定卷宗和文本的標準，行文規范以及圖像的尺寸大小等等。

三、具體的資料收集和管理方法

1.把好資料入口關

對部門和科室報送的檔案資料，要認真查驗，按照館藏要求和行文規范，對原始資料進行整理，對合乎要求的編目歸類，對不合乎要求的要退回重新整理。一是確定收繳檔案資料的時間，進行統一征集收存。二是按照資料征集要求下發規范通知，對收集資料的標準規范進行要求。三是強調資料的準確、真實性。對部門報送的檔案資料，要認真查看，對不真實的堆砌資料或假資料要退回，重新征集。四是注重檔案資料的保密性。在市場經營日趨激烈的環境下，許多企業的檔案資料包含大量的商業機密，稍不留神就可能造成信息泄密，給企業造成重大的損失，所以在檔案資料的的歸類建當中，要把保密工作做好，對保密等級不同的資料，要進行分類處理。

2.檔案信息資料的收集范圍

（1）根據檔案法規的要求，按照10年、20年或30年的保存期限，對檔案資料的保存范圍進行了劃分。一般的企事業單位的把每年整理的檔案資料，歸類整理，報送到主管部門，主管部門根據檔案資料的保管年限要求，分類整理報送專門的檔案管理機構，檔案局或檔案館。

（2）檔案資料原件和復制件的處理。對非常重要保存時間較長的永久性檔案資料，檔案館要與保存單位，密切合作，切實做到檔案資料原件的永久保存，按照責任分工和保密等級，確定重要檔案資料的保存單位和保存方式，一般情況下，對于開放性的檔案館，只收集這類資料的復制件，確保真品不流失、不泄密。對于個別保密等級較高，原始件較為珍貴，主管部門和單位又不具備保存條件的檔案資料原件，檔案館可設置專門的藏室，分類存檔。

（3）資料整理過程的程序。整理資料和分類建檔是有一定程序的，必須做到手續完善，責任到位，確保各項工作扎實有效。首先是搞好數量清點。對部門科室上報的信息資料必須當面清點登記，核查信息資料的數量和條目。其次做好交接手續。對報送檔案信息資料的單位，檔案館要與單位立下收交字據。把具體收存的內容和卷宗數量，在交接手續上填寫清楚，主要對保存單位的名稱卷宗類別、數量多少和經手人等，登記清楚，分清責任，確保文件資料的不流失。

四、結語

單位文書檔案資料的收集工作，是一項長期的經常性的工作，在工作中，要依法規范，協調聯動，分工負責，從信息資料的收集到檔案館的收藏，都要按質量要求標準和相關程序規范進行，把有價值、真實的及時采集，確保不流失、不泄密和內容完整。使館藏的永久卷、臨時卷和相關科目做到條理清楚，注重實效。

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