信息化運用于企業(yè)法務管理的思考

吳月明

摘要：在經(jīng)濟全球化的背景下，競爭日趨激烈，企業(yè)經(jīng)營的法律環(huán)境日益復雜。實施有效的法律事務管理，建立法律事務管理體系，全面、系統(tǒng)、科學地識別、分析、控制法律風險，成為當前企業(yè)經(jīng)營發(fā)展中一項十分重要、緊迫的工作。筆者期望通過對法務信息化的困惑和成功關鍵的簡單分析，給在探索企業(yè)法務信息化過程中的法務管理人員以借鑒，也期望法務管理信息化能夠提升企業(yè)管理效率，同時降低法律風險。

關鍵詞：信息化；法務管理；系統(tǒng)集成

市場化經(jīng)營的關鍵是依法經(jīng)營，所以大型國企近年來都非常重視企業(yè)的法務管理工作的建設。多數(shù)大型國有企業(yè)都在探索、實踐法務管理信息。在這個探索、實踐的過程中有很多困惑，只有對這些困惑進行深入的分析，才能保證法務管理信息化的成功。企業(yè)愈加關注法律事務管理，因為它不僅僅是一個經(jīng)營管理問題，更是一個重大法律問題。尤其是對有國際化需求的企業(yè)，需要更加了解當?shù)氐姆煞ㄒ?guī)要求，并滿足合規(guī)的要求。

一、法務部信息化范圍的選擇

筆者認為需要借助XXX模型進行分析。這個分析模型從業(yè)務管理成熟和信息化依賴程度兩個緯度來分析。如果業(yè)務成熟度高（相關的制度和流程已經(jīng)很規(guī)范），信息化依賴程度也高（比如每年發(fā)生的數(shù)量非常多），這種情形下，就有信息化的基礎和信息化的必要性了。若業(yè)務管理成熟低，一定不要著急上信息化，這不僅僅IT供應商的業(yè)務咨詢能力問題，而是管理實踐和管理習慣的問題。若信息化依賴程度低，比如有的企業(yè)發(fā)生糾紛的數(shù)量非常少，那么就沒有信息化的必要了。從筆者實踐來看，還是先將合同管理業(yè)務信息化，待合同管理信息化系統(tǒng)應用比較成熟后，再將其他業(yè)務逐步信息化，風險更低，效果更顯著。而不是簡單粗暴的一刀切，直接上一個法務管理一體化信息臺。

二、對于信息化供應商類別的選擇

因為市場上旺盛的需求，很多軟件廠商都投入到法務管理系統(tǒng)領域來。在當前法務管理系統(tǒng)市場上的供應商可以概括為兩類：其一，強調(diào)自己IT開發(fā)實力的供應商，它們通常有比較成熟基礎產(chǎn)品，同時具備很強的定制開發(fā)實力；其二，強調(diào)自己咨詢實力和IT開發(fā)實力都很強的IT供應商。到底該選擇誰，好像是個非常難的問題，其實是個非常簡單的問題。因為，在激烈的競爭市場中，同時具備非常強的咨詢實力和IT開發(fā)實力的IT供應商是基本不存在的。若是法務管理的業(yè)務問題需要解決，應該找專業(yè)的咨詢公司或律師事務所來解決。你能相信一家本質(zhì)上是IT公司給你的提供的專業(yè)的合同文本，若真的能提供，將會由大批律師失業(yè)了。若是法務管理的業(yè)務沒有問題，僅僅是信息化的問題，就應該選擇專業(yè)IT供應商。若是兩者都有問題，那就應該找一家專業(yè)的律師事務所和一家專業(yè)的IT供應商同時來解決問題。

三、企業(yè)現(xiàn)行信息化（OA）系統(tǒng)對于法務管理的支持

法務管理的信息化系統(tǒng)的建立，需要確定管理目標、需求分析、功能設計、代碼開發(fā)、系統(tǒng)測試、上線試運行、正式上線7個階段。在系統(tǒng)建設完畢后，還要組織管理人員培訓，系統(tǒng)完善，系統(tǒng)維護等。法務管理信息化系統(tǒng)的成功是個比較復雜并需要持續(xù)投入的事情。信息化項目的成功一定要有的領導支持、相關部門的密切配合，除此之外，操作者還應該注意以下幾點：

一是制定與信息化要求匹配的法務管理制度。要健全和完善法務管理相關的業(yè)務流程和技術規(guī)范；以合同管理業(yè)務為例，包括合同分類標準、合同編號規(guī)則、合同信息錄入規(guī)范、合同審核的電子化流程、合同執(zhí)行監(jiān)控要求、合同統(tǒng)計分析模型等等；為了防范信息外泄，還要制定可行、有效的安全措施，提高合同信息的保密性。如果沒有規(guī)范的制度和標準，信息化系統(tǒng)就無法建立；如果各級單位合同管理部門不按統(tǒng)一的標準去做，各自為政，像一盤散沙，那么企業(yè)的合同信息化系統(tǒng)就無法暢通，資源共享也就難以實現(xiàn)了。

二是建立與其他系統(tǒng)集成。在新建一個信息系統(tǒng)時，必須充分考慮與其他系統(tǒng)的集成的問題，避免信息孤島產(chǎn)生。在法務管理系統(tǒng)實施時，必須開發(fā)標準的系統(tǒng)集成接口，實現(xiàn)與OA系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)等系統(tǒng)的集成。

1.與財務系統(tǒng)集成。在財務系統(tǒng)中支付模塊需要調(diào)用合同相關信息，完成付款審批，在合同管理模塊中查看合同付款情況，進行合同履行監(jiān)控。在合同管理模塊查看相關預算執(zhí)行情況，進行合同起草、審批中的預算控制。

2.與OA系統(tǒng)集成。合同管理模塊與OA系統(tǒng)，在合同管理模塊中使用相關事項審批信息，在OA首頁顯示合同待辦事項，實現(xiàn)統(tǒng)一待辦。法務管理系統(tǒng)與單點登錄系統(tǒng)集成，實現(xiàn)用戶統(tǒng)一管理、單點登錄功能。

3.與ERP系統(tǒng)集成。合同管理模塊與ERP系統(tǒng)集成，保證合同相對方信息與ERP客戶、供應商數(shù)據(jù)的一致性。

三是建立優(yōu)秀的法務管理隊伍。優(yōu)秀人才的作用在企業(yè)中越來越重要了，同樣法務管理信息化的實施的關鍵也離不開優(yōu)秀管理人員隊伍的建設。首先要提高法務管理人員的信息化意識。由于信息化文件的錄入、上傳、評審、歸檔、檢索、傳遞等都是在計算機上實現(xiàn)的。這就要求法務管理人員不僅要熟悉管理辦法和標準，還要掌握計算機的操作和法務信息化管理系統(tǒng)的使用，以確保數(shù)據(jù)的準確性。其次要重視提高法務管理人員的工作技能，企業(yè)要積極創(chuàng)造學習氛圍，定期舉行法務管理信息化的培訓，提高法務管理人員的信息化工作技能。

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