人事檔案管理與醫院人才信息服務

李黎

隨著醫療衛生體制改革的不斷深入與推進，醫療市場的競爭也日趨激烈。人才是第一生產力，醫院之間的競爭是人才的競爭，人才高低是醫院建設與可持續發展的制高點，人事檔案管理工作對醫院人才信息服務及人才資源有效利用顯得尤為重要。

一、醫院人事檔案的概念及其意義

（一）人事檔案是醫院有關部門按照黨的政策，在工作中形成的記載個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作實績、工資待遇等內容的文件資料。醫院人事檔案大致可分為三類，即人事檔案、科技檔案、工資檔案。人事檔案主要記載個人經歷、政治思想等方面的材料，科技檔案主要記錄專業技術人員開展科研、新技術新項目的應用、職稱晉升等方面的內容，工資檔案主要記錄職工工資及福利歷次變動情況。

（二）人事檔案既是真實反映職工個人經歷的依據，也是人力資源管理與開發的重要依據，更是單位及有關部門選賢舉能、知人善任，歷史地、全面地考察了解和正確選拔與使用人才的重要依據。人事檔案工作是醫院人力資源管理的重要組成部分。

二、現行人事檔案管理工作中存在的主要問題

（一）管理手段陳舊，不利于人事檔案的規范管理

在數字化、網絡化浪潮的推動下，人事檔案管理的管理手段明顯顯得滯后，不適應現代化的要求。

1.管理較為分散。由于部分單位檔案管理人員及場所的條件限制，較為普遍地存在“多頭分散管理”的現象，人事檔案、工資檔案由人力資源部門管理，科技檔案由科技管理部門管理，有些單位的工資檔案是由財務部門管理的。

2.手工操作歸檔。手工操作的檔案材料既不利于檢索利用，更容易被人為破壞，而且人、財、物的消耗相對較大，大量檔案卷宗存檔導致成本與支出加大。且形成的檔案也缺乏嚴肅性和多樣性。

（二）管理形式落后，不利于人事檔案的綜合利用

1.現行人事檔案管理工作中過多的注重保管而忽視了對人事檔案的開發利用。

2.對人事檔案的頻繁查閱極易造成磨損和意外丟失。

三、利用人事信息管理系統實現對人事檔案的科學管理，為醫院發展提供人才信息服務

（一）數字化為人事檔案信息的綜合提供了物質實現條件基礎

1.目前人事檔案與其他管理方式中的個人信息存在著較多的交叉或重復，合理整合人事檔案、科技檔案、工資檔案的內容，既可以優化人事檔案信息，也有利于節約管理成本，更有利于人事檔案的綜合性開發。

2.充分發揮目前醫療衛生系統內部已運行成熟的醫院信息化系統（HIS），在不增加投資的情況下，有效地使用現有資源，提高服務性能。

（二）利用現代信息化管理手段，實現人員信息資源共享，建立結構完整、操作便捷、系統穩定、安全性能較高的人事檔案管理系統

1.計算機管理檔案具有協作性、開放性，能夠更加便捷的進行及時更新、查閱，同時還可利用計算機判別、診斷、篩選的功能進行檔案鑒定工作。

2.運用計算機進行人事檔案的現代化管理具有占用空間小、儲存信息量大、應用能力強、傳輸速度快等特點，能及時、大量地提供檔案信息，極大地提高了工作效率。

3.電子文件作為一種新型的信息載體出現在人事檔案管理領域，以磁性材料和光學材料為載體的電子檔案，將逐步替代傳統的紙質檔案載體，在檔案領域占主導地位。

4.人事檔案管理工作要在管理實踐中開拓創新，不斷學習掌握現代檔案管理理論與新技術的運用，對人事檔案信息內容進行及時更新與維護，實行動態化管理，為醫院發展提供人才信息服務，為領導的決策提供強有力的保障。