高校財務前臺報賬管理的優化設計

王幼桂

【摘 要】 隨著高等教育事業規模日益擴大，政府及社會各界對高校資金投入加大，使高校財務保障工作更繁瑣且復雜，在已有編制人員不變的基礎上，如何有效解決師生報賬難顯得尤為重要。文章針對高校財務前臺報賬管理中存在的等候時間長、工作效率低、報賬手續復雜等問題，深入分析高校財務前臺報賬系統的需求及目標，依托互聯網技術、電子支付技術等設計新的財務前臺報賬管理系統，并詳細介紹了該系統用戶報銷、報銷審批、數據庫等設計情況，為財務管理信息化建設提供一定借鑒和參考。

【關鍵詞】 高校； 前臺報賬管理； 數據庫； 功能模塊； 設計

【中圖分類號】 F234；G647 【文獻標識碼】 A 【文章編號】 1004-5937（2017）11-0123-04

受理全校師生報賬是高校財務部門的重要工作之一，也是財務管理的基礎性工作。高校財務報銷作為財務部門管理的重要工作，業務種類繁多、手續復雜、涉及面廣，直接關系高校財務處理的效率，部分高校出現財務信息管理不夠完善、報銷困難等問題。財務前臺報賬是為全體師生提供服務的重要窗口，其管理水平直接影響高校貫徹執行黨和國家財經法規的情況。國家每次頒布的經濟政策、法令，會直接或間接反映在日常報銷審核工作中，如果高校財務前臺報賬工作出現一系列問題，不單導致部分單位支出混亂、會計信息失真，也會導致公款揮霍、腐敗逐步蔓延，因此，改革原來的報銷流程勢在必行。

一、高校財務前臺報賬管理現狀

現階段，財務前臺報銷過程中，報銷者每筆開支先由領導審定，會計后審，領導確定的事情沒有幾個財務管理人員會去推翻它。這種情況導致高校財務管理人員只顧記賬不重視審查，無法發揮有效的監督作用，從而喪失會計監督的意義。加之高校各種資金大幅度增加，收入來源呈現多樣化的特點。必須注意，高校屬于一個特殊的機構，財務預算遵循自然年度展開，本校學生的實習及科研活動均在春季、夏季實施，學生開學的上半學期需要辦理大量的借款、實習、博士生報名費等，下半年辦理學雜費收取、醫療費報銷等，不少高校報賬大廳每天都像農貿市場一樣，流動人員較多，報銷人員將整個柜臺包圍起來，里邊的環境不夠理想，報銷效率低[ 1 ]。同時，高校領導多數為雙肩挑的工作狀態，他們不僅負責日常的教學，也要負責日常事務管理工作，在這種情況下，經辦人找領導簽字審批需耗費大量時間。如果前臺報賬出現問題，上報人員會對財務部門產生一種不滿情緒，尤其在科研經費報賬上，他們認為上述經費由自己辛苦努力獲得，無需經歷繁瑣的簽字報賬流程，這會在不同程度上打擊教職人員的教育科研積極性。

二、分析高校財務前臺報賬系統的需求及目標

（一）分析系統需求

近些年，我國各大高校教育經費投入不斷增加，辦學主體呈現多樣化的特點，使得高校財務管理工作趨于復雜化，財務報賬工作繁瑣且繁重。加之財務報賬耗時多，引起教職工和學生的抱怨，為財務管理人員帶來更大的工作壓力。需求分析是指基于有待解決的問題進行深入、細致的研究和分析，了解設計系統的需求。如果設計者并未認識到客戶的實際需要，最終設計的軟件將無法達到要求。系統開發前應做好相應的需求分析，將用戶需求做到位，并保障如期完成項目。優化財務報賬管理流程成為有待解決的問題。高校實際報銷賬目過程中，由于教育工作人員工作繁忙，希望無需排長隊等候、不用填寫大量單據，只要簡單把相關票據、說明等附件提交給財務即可。優化設計財務前臺報賬系統，可借助計算機技術，把那些需要當面溝通的內容盡可能壓縮，將其他環節轉移至操作系統中，并配備相應的填單、網銀支付等功能，縮減不必要的等候時間[ 2 ]。

（二）構建目標及設計原則

1.系統設計目標

對高校財務前臺報賬功能設計和實施前，財務管理者應從學校發展的全局出發，綜合考慮校園的整體規劃和財務管理的需求，組織財務人員、技術人員等對財務前臺報賬信息化建設展開實地考察，明確財務前臺報賬系統的建設目標。財務報賬管理系統與互聯網技術結合起來，提供網絡轉賬、審批等功能，把報銷流程重新組成網上制單—審批—投遞—后臺審核等環節，有效解決學校財務報銷排隊時間長、手續繁雜等問題，提升高等院校財務服務水平和工作效率[ 3 ]。

2.遵循的原則

高校財務前臺報賬管理系統的設計應遵循下列原則：（1）實用性：保障財務報賬管理系統擁有良好的性能，設計友好的用戶界面，便于用戶使用和掌握相關技術[ 4 ]。（2）可擴展性：系統所設計的功能應在保障軟硬件配置升級、擴展等方面具有較好的性能。（3）直觀性：有待分析的數據以報表的形式展現出來，并依據歷史數據對指標展開分析。（4）兼容性：系統的設計不僅要更好地體現使用者的需求，也要滿足軟硬件與系統日后升級和擴展的需求。

三、系統總體架構

系統架構實際設計時，為滿足高內聚低耦合設計理念，通常會對系統展開分層、細化處理。財務前臺報賬系統主要由應用表現層、業務邏輯層和數據訪問層組成。其中，表現層主要包含UI界面、操作邏輯，客戶端UI界面接收數據，隨之傳遞至邏輯層進行針對性處理，從而展現出對應的結果[ 5 ]。本系統借助MVC框架，把業務邏輯聚集至相應的部件內，在改進并制定個性化界面的基礎上，無需重新展開編寫操作。具體開發程序操作中，業務邏輯一般封裝在業務邏輯層中，如合理控制權限、數據計算，表明應用系統的關鍵就是進行業務處理[ 6 ]。數據訪問層主要功能是訪問底層數據庫，例如執行增加、刪除等一系列操作。系統總體結構如圖1。

（一）設計合理的數據庫

財務報賬管理系統使用Mysql數據庫為管理平臺，其能夠充分滿足用戶對信息的各項操作，例如：輸入、增加、刪除、查詢等，滿足后續的決策支持系統。Mysql屬于一個小型關系型數據庫系統，具備體積小、成本低等優勢，能確保其廣泛應用于各中小網站中[ 7 ]。在對數據庫邏輯結構進行設計時，應盡量采用功能操作較少的數據表。因此，在數據庫初步設計環節，需收集各項基礎信息，配置清晰的數據結構，盡可能減少數據冗余。為簡化選項，并滿足可以自主定制的目標，數據主模型表主要使用的參數和代碼存儲在其他數據表內[ 8 ]。在財務前臺報賬管理系統中主要有費用類型表、信息表等參數表，下文僅對報銷表結構（表1）作一詳細說明。

（二）系統功能的設計及實現

基于分析系統需求狀態下已經完成系統總體框架的設計，下文根據用戶對本系統的功能需求，進一步介紹系統功能設計和實現情況。由于篇幅有限，筆者只介紹報賬業務流程、報賬模塊表單設計情況。

1.用戶報銷

根據不同業務實際需求制定針對性的業務模板，加之不同模板定義內容存在顯著差異，各業務模板應配置詳細的介紹信息，并對模板中部分字段有需要的部位進行相應的注釋[ 9 ]。同時，依據網報單在不同環節對應的狀態，系統可以提供日常業務、薪資發放、專家來訪等報賬服務。部分內容是本系統使用相對頻繁的功能，如：日常業務中的填報業務、設備維修、繳納水電等費用，本業務劃分為以下步驟完成：

（1）用鼠標點擊“我的報銷”菜單，選定“新增”按鈕，挑選一個有權限、有可用余額的項目當作本次報賬管理的項目。

（2）挑選一項報銷業務，如圖2所示。

（3）填寫報賬用戶的基本信息。選定報賬點、經辦人、附件張數等信息，報賬頁面如圖3所示。此時，用鼠標點擊費用類別之前“+”圖標，以此展現細致的信息，并在相對應的報銷小項中填充報銷數據，在費用小類下選取報銷內容，其選項不得超過3項。

（4）挑選相應的支付方式。不同的支付方法需要填寫的內容有所差異。再次確認報銷內容，確定準確無誤后提交單據，系統會凍結開支項目的報銷金額。

（5）自動投遞。報賬人確定報賬信息并選擇打印操作，交給項目負責人簽字以后，附上此次報銷所需的附件材料，前往最近的自動投遞點進行投遞。先用鼠標單擊單據投遞按鈕，根據系統的提示，刷新校園卡明確用戶的身份。確定相應身份后，跳轉至單據投遞列表頁面，選擇本次需要投遞的單據，投遞成功后會打印相應的條碼標簽，并將報銷確認單與附件裝在信封內，投入郵筒即可[ 10 ]。報銷流程見圖4。

2.報銷審批

高校執行財務報賬操作中，制單者制作、提交的單據，需要獲得相關管理者的審批。在這個環節內，制單人員有權利修改整個單據的內容，由負責人判定設計的報銷單據是否合理，如：財務支出項目等，單擊審批按鈕后，系統能夠自動將信息提交至財務收單環節[ 11 ]。必須注意，由項目負責人進行審批的優勢是報賬人員將報銷單據提交給學校財務管理部門，運用自動投遞終端完成單據投遞[ 12 ]。

3.財務收單

報銷單據經審批人確定核實后，系統自動將單據流轉到財務收單這一環節，該階段由學校財務部門管理者展開各項操作。前臺工作人員根據財務核對標準對接收單據的內容及相應票據實施處理，即可完成相應的收單操作，報銷人只需等財務部門通知即可。若發現有報銷單據未達到標準制度要求，財務人員可直接把單據退回給制單者，讓其進行修改后再次提交[ 13 ]。這個環節中，財務工作者只有對制單者提交的單據提供建議的權利，不可修改其制單項目。財務收單操作流程如圖5所示。

4.報賬管理

系統自動收單后，下一個環節需將網報單分配給相應的財務人員，并執行生成憑證操作。軟件不單單支持單個或批量派單操作，也支持制單人過濾網報單并進行派單處理。在這個環節中，管理人員可查看各個網報單狀態，也可利用軟件自動或手動為用戶發出短信，真實掌控整個網報流程。報賬管理指標見表2。

5.財務審核

作為財務報銷管理的最后環節，財務審核者收到相應單據后，選取相對應的支出用途及資金來源，以這些數據生成憑證。財務審核者可采用自動接單完成一系列操作。網上報銷單會依據軟件設置的規則展開判斷，系統自動生成憑證并顯示在相應的核算軟件內[ 14 ]。網報單依據展示的處理憑證情況決定網報單變化，并自動給用戶發出手機信息提示。后續過程由財務會計、出納在系統中展開財務憑證的審核工作，并把處理狀態返回報銷系統內，整個報銷流程結束，生成審核憑證。

四、結論

綜上所述，高校財務報銷流程作為財務報銷制度的補充形式，是根據財務報銷制度設計的，以指導全校職工更好地開展報銷工作。同時，充分運用校園網絡技術平臺將各類報銷規程進行公布，達到透明化管理的效果。本研究針對高校財務前臺報賬管理的實際需求，利用.Net MVC技術設計了一套包含報銷業務審批、項目授權管理、報銷流程管理等適用性強、可擴展的報銷管理系統，以期解決高校財務部門報賬難的問題，進而提升高校財務服務水平和管理質量。

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