公路工程建設(shè)電子檔案工作的思考

魏建軍

摘 要：由于信息技術(shù)在全社會(huì)的應(yīng)用，檔案信息管理也向著上電子化的方向發(fā)展，對(duì)于檔案工作來(lái)說(shuō)，這是一次里程碑式的改變。另外由于檔案載體的更換，對(duì)檔案信息化的要求越來(lái)越高，而實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)的途徑是建立和完善電子檔案體系。

關(guān)鍵詞：公路工程 電子檔案 建設(shè)

1、電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的特征分析

1.1電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理共性分析

（1）在電子檔案與傳統(tǒng)檔案發(fā)展中，二者之間存在基本的原理共通性，其中，電子檔案是傳統(tǒng)檔案中的產(chǎn)物，在一定程度上，可以將傳統(tǒng)檔案與電子檔案整合到一起，并且充分將信息技術(shù)作用發(fā)揮出來(lái)。電子檔案與傳統(tǒng)檔案相比較，具有較高質(zhì)量的管理水平與技術(shù)水平，可以有效提升其管理效率。但是，電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理方式存在較大的共通性特點(diǎn)。

（2）電子檔案不可以孤立存在，與傳統(tǒng)檔案管理之間，存在較大的聯(lián)系，主要因?yàn)閭鹘y(tǒng)檔案信息較為真實(shí)，具有一定的準(zhǔn)確性優(yōu)勢(shì)，是社會(huì)實(shí)踐數(shù)據(jù)的體現(xiàn)。而電子檔案管理受到網(wǎng)絡(luò)安全性影響，存在較為嚴(yán)重的安全隱患，難以提升信息的真實(shí)性與可靠性，需要傳統(tǒng)檔案管理資料為其提供準(zhǔn)確數(shù)據(jù)。

（3）電子檔案管理方式在實(shí)際發(fā)展的過(guò)程中，可以建立出基本信息技術(shù)體系，提升檔案信息容量，在各類信息實(shí)際儲(chǔ)存的情況下，可以有效的對(duì)電子檔案進(jìn)行存儲(chǔ)。同時(shí)，電子檔案儲(chǔ)存方式較為便利，可以有效對(duì)實(shí)體的檔案信息進(jìn)行記錄，能夠增強(qiáng)其管理效果。

1.2電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理差異分析

（1）管理方式存在差異。電子檔案與傳統(tǒng)檔案的管理差異還存在較大的差異。電子檔案的管理是通過(guò)計(jì)算機(jī)與互聯(lián)網(wǎng)開展相關(guān)工作，在一定程度上，可以提升檔案存儲(chǔ)的有效性與便利性，增強(qiáng)其發(fā)展效果。傳統(tǒng)檔案管理需要利用紙質(zhì)方式開展管理工作，難以提升傳統(tǒng)檔案管理有效性，無(wú)法提升檔案管理工作質(zhì)量。

（2）保管方式存在的差異。電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的保管方式有所不同，在實(shí)際發(fā)展的過(guò)程中，電子檔案保存方式是將硬盤與電子光盤作為載體，在長(zhǎng)期存儲(chǔ)的情況下，硬盤與光盤也會(huì)逐漸老化，對(duì)其進(jìn)行技術(shù)的更新處理。而傳統(tǒng)的檔案管理是利用紙張開展管理工作，難以保證檔案信息的安全性，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)丟失的現(xiàn)象。

（3）歸檔措施有所不同。電子檔案歸檔與傳統(tǒng)檔案歸檔方式不同，電子檔案歸檔是利用光盤等開展歸檔工作，減少其中尋找的錯(cuò)誤信息，提升電子檔案信息的準(zhǔn)確性。傳統(tǒng)檔案歸檔方式較為復(fù)雜，需要對(duì)各個(gè)科目等進(jìn)行查找，會(huì)增加檔案管理工作量，難以提升其工作效率與工作質(zhì)量。

2、加強(qiáng)電子檔案管理的重要意義

2.1對(duì)電子檔案進(jìn)行有效管理可以提高工作效率，節(jié)省大量的人力物力

傳統(tǒng)檔案管理的難度較大，檔案工作需要管理人員堅(jiān)持原則，認(rèn)真負(fù)責(zé)，由于紙質(zhì)檔案易失易破碎等特點(diǎn)，在管理過(guò)程中投入大量的人力物力和財(cái)力，但是損壞仍然不可避免。隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及和發(fā)展，檔案管理的質(zhì)量和檢索速度顯著提升，工作效率提高，人力物力的投入減少，尤其對(duì)檔案管理實(shí)施電子化后，工作效率顯著提升。

2.2電子檔案管理的加強(qiáng)，對(duì)提高服務(wù)質(zhì)量具有促進(jìn)作用

檔案管理的目的明確，即為了使用者提供高效、高質(zhì)服務(wù)。為了實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，要加強(qiáng)對(duì)電子檔案的管理，使資源信息電子化，促進(jìn)服務(wù)質(zhì)量不斷提高。電子檔與紙質(zhì)檔案相比，最大特點(diǎn)是把實(shí)物資料信息化變?yōu)楝F(xiàn)實(shí)。大量的原始檔案可以集中起儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)中，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳播，使用者在查閱時(shí)可以利用現(xiàn)代技術(shù)進(jìn)行篩選，提高工作效率。

2.3加強(qiáng)電子檔案管理，有利于滿足多樣化需求

由于社會(huì)的發(fā)展和進(jìn)步，對(duì)檔案的使用要求體現(xiàn)出多樣化的特征，不但要查閱原始文件資料，還需要查看圖像或視頻，顯然傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案已無(wú)法滿足需求，退出歷史舞臺(tái)只是時(shí)間的問(wèn)題。電子檔案替代傳統(tǒng)檔案是發(fā)展的必然趨勢(shì)，這是由于電子檔案所具備的強(qiáng)大功能所決定的，可以滿足不同使用者的多元化需求。

3、公路工程建設(shè)電子檔案工作應(yīng)對(duì)措施

3.1建立電子檔案全過(guò)程管理制度

公路工程建設(shè)所涉及到的部門、人員眾多，形成的檔案資料也非常的多，在這一過(guò)程當(dāng)中極易形成數(shù)據(jù)丟失等情況，因此必須建立健全一套明確電子檔案責(zé)任，統(tǒng)一收集、整理、處理以及歸檔的制度，對(duì)電子檔案的建立、分類、內(nèi)容等有明確的說(shuō)明以及解釋。在整個(gè)過(guò)程中，增加電子檔案檢查步驟，對(duì)于一切準(zhǔn)備歸檔的文件進(jìn)行進(jìn)一步檢查，尤其是對(duì)那些曾進(jìn)行借閱、重新編輯的電子檔案要進(jìn)行全面的檢查，對(duì)不符合原來(lái)存檔內(nèi)容的，要求相關(guān)人員做出解釋，并采取一定的有效措施，如事先備份等，以保證在數(shù)據(jù)丟失、修改等不可追溯的情況下，保證檔案的原始性。同時(shí)，要求同一個(gè)公路工程建設(shè)涉及的部門、人員使用同一個(gè)電子檔案處理系統(tǒng)，對(duì)存儲(chǔ)的載體、格式等也要做出準(zhǔn)確、清晰的說(shuō)明，及時(shí)檢查、核對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)保存下來(lái)的數(shù)據(jù)。

3.2加大投入，不斷強(qiáng)化公路電子檔案管理工作的手段和能力

公路工程建設(shè)過(guò)程當(dāng)中，應(yīng)當(dāng)對(duì)現(xiàn)代化設(shè)施、相關(guān)技術(shù)資料、檔案管理系統(tǒng)軟件等必要的物品進(jìn)行采購(gòu)，同時(shí)做好各單位電子檔案管理人員的系統(tǒng)知識(shí)以及操作的培訓(xùn)，使其對(duì)檔案的收集管理能力得到不斷的加強(qiáng)，更好、更快的熟練操作系統(tǒng)，在這一過(guò)程中要樹立起“對(duì)歷史負(fù)責(zé)，為現(xiàn)實(shí)服務(wù)，替未來(lái)著想”的理念，不斷提高工作效率，從而保證電子檔案的原始性以及真實(shí)性。

3.3加強(qiáng)電子文件的安全性管理

首先對(duì)于電子文檔本身，對(duì)于需要借閱等的文件要進(jìn)行文檔保護(hù)措施，構(gòu)建一套安全保障的系統(tǒng)體系，對(duì)于借閱人員以及部門做好詳細(xì)登記，防止由于意外等對(duì)文檔造成破壞、修改或者丟失。其次做好軟硬件的安全管理，遵守國(guó)家關(guān)于保密工作的相關(guān)規(guī)定，杜絕相關(guān)的計(jì)算機(jī)直接或間接的與公共信息網(wǎng)絡(luò)連接，減少被黑客或者病毒攻擊的可能性。同時(shí)在有關(guān)的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)上要及時(shí)安裝有效的殺毒，防黑客的軟件工具等，做好電子文檔的備份，采取數(shù)據(jù)加密、來(lái)源跟蹤等有效的安全機(jī)制，確保文檔在整個(gè)使用過(guò)程中環(huán)境都是安全的。

3.4完善電子文件一體化管理系統(tǒng)

公路工程建設(shè)過(guò)程中，有關(guān)部門以及人員在保證統(tǒng)一使用的電子檔案系統(tǒng)與自身局域網(wǎng)達(dá)到高度共融的狀態(tài)下，進(jìn)一步完善電子檔案的一體化管理，使得電子檔案工作過(guò)程中，不僅能夠提前介入每一項(xiàng)電子文件的生成。還能夠保證在整個(gè)的過(guò)程中都能夠按照國(guó)家規(guī)定的檔案工作的原則和要求進(jìn)行。整個(gè)一體化系統(tǒng)必須能夠保留文件的完整性以及清晰度，提高電子檔案考察以及審核的工作效率，同時(shí)在整個(gè)系統(tǒng)構(gòu)建的過(guò)程當(dāng)中，必須要有相應(yīng)的電子檔案管理者共同參與，使整個(gè)系統(tǒng)具有更強(qiáng)的實(shí)用性。

4、結(jié)語(yǔ)

公路工程建設(shè)作為一項(xiàng)周期長(zhǎng)、投資量大、涉及環(huán)節(jié)眾多的系統(tǒng)工程，形成的數(shù)據(jù)檔案也非常的多，只有對(duì)相關(guān)的數(shù)據(jù)檔案進(jìn)行真實(shí)有效地記錄才能夠更好地保證工程的質(zhì)量鑒定，為后期可能產(chǎn)生的諸如合同糾紛、工程事故鑒定等問(wèn)題提供有效的法律依據(jù)。因此必須保證電子檔案的原始性、真實(shí)性以及安全性。雖然目前電子檔案的使用還存在著一定的問(wèn)題，但是只要采取積極的應(yīng)對(duì)措施，一定能夠逐步進(jìn)行克服，從而讓電子檔案更具有效性。

參考文獻(xiàn)

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