淺談推行合同管理信息系統 提高合同管理質量和效率

魏維

【摘要】針對合同數量大、種類多、范圍廣的實際，中國石化以防控交易風險、降低交易成本、提高運行效率為目標，不斷優(yōu)化合同管理體制機制，持續(xù)加強合同管理制度化、流程化、標準化、信息化建設，基本實現了合同全過程動態(tài)管理，企業(yè)合同管理整體水平顯著提高。

【關鍵詞】合同管理；信息系統；質量；效率

加強和規(guī)范合同管理，對企業(yè)規(guī)范交易行為，防范交易風險，控制運營成本，提升管理水平，具有重要意義。武漢石化逐步成為華中地區(qū)煉化產能“龍頭”，市場交易大幅上升，合同主體復雜，類別繁雜、數量及金額大、管理層級多，經營過程中存在著大量風險，原有分散管理的合同管理模式已遠遠不能適應企業(yè)發(fā)展的新形勢和新要求。為此，中國石化積極探索實施合同管理信息系統，取得了顯著成效。

一、突出合同綜合管理，建立“統一管理、分級負責、分專業(yè)審查”的管理體制

按照集中歸口管理，多專業(yè)一體化運作的思路，明確企管法規(guī)部門為合同綜合管理部門，提高對合同運行的控制力，初步建立起以適度集權、有效授權、規(guī)范操控為特征的合同管理體制。

（一）實行“三個統一”的集中管理

統一制度：武漢石化制定了統一合同管理辦法，嚴格實行領導一支筆簽約制度、公司領導審批制度和依據合同付款制度，形成了可操作性強的管理制度體系。統一分工：公司明確規(guī)定合同綜合管理部門負責合同管理制度和流程制定、法律審查以及監(jiān)督管理，合同專業(yè)管理部門負責各自主管范圍內的技術審查，合同經濟管理部門負責經濟審查。統一平臺：以合同管理和財務結算系統為基礎，并把市場準入、招標等系統接入，作為合同運行平臺，使合同立項、簽訂、審查審批、履行管理等能夠規(guī)范有序進行。

（二）實行“三級負責”的授權管理

針對武漢石化所屬單位多、管理層級多、合同量大，難以做到公司完全集中管理的實際情況，綜合合同種類。按照領導班子成員分工實行年度授權，對內控權限指引中的重點內容進行劃分，將合同審批審查權交權限領導。分級負責的授權管理，實現了不同業(yè)務類別、風險等級的合同都能得與之相應的管理。

（三）實行“三項審查”的簽約管理合同管理部門嚴格按職責和流程進行技術、經濟、法律審查，不得簽約未按規(guī)定進行三項審查的合同。技術審查主要審查合同相對人資質是否具有訂立及履行合同的能力、項目工作量、質量、驗收、履行期限等專業(yè)性條款；經濟審查主要審查計劃（預算）等簽約依據、價格、價款支付期限和方式等條款；法律審查主要審查各方當事人主體資格、合同條款是否存在違法違規(guī)內容，各審查部門審核意見是否齊備并符合規(guī)定等內容。通過三項審查把關，有效防控了交易風險。

二、優(yōu)化合同系統功能，實現合同管理與業(yè)務管理的有機融合

按照集團公司的統一部署，武漢石化穩(wěn)步推進合同管理信息系統的運用，不斷完善和優(yōu)化系統功能，實現了各類合同全面上線運行。

（一）完善系統功能設置，合同管理各個環(huán)節(jié)得到有效控制通過完善合同管理相應環(huán)節(jié)的流程設置，使交易過程所涉及各項管理有機融合。完善簽約依據審批功能，依據計劃、預算簽約；完善市場準入、招標審批功能，優(yōu)選合格供應商；完善合同簽訂審批功能，規(guī)范有效簽訂合同；完善履行付款審批功能，財務部門依據合同系統付款審批單對外付款。實現從市場準入、合同選商、簽訂、變更解除到履約結算全過程信息化、標準化封閉管理。

（二）推行系統集成對接，全面提升合同運行質量武漢石化全面推進合同系統與財務結算系統對接，通過系統間數據信息自動傳輸，使財務部門嚴格依據合同進行結算付款，有效提升了合同履行質量和效率。

（三）強化分析評價功能，發(fā)揮合同信息對經營管理的支持作用把合同簽約主體、市場準入、選商、簽訂、履行、合同運行效率等信息細化為40多個具體分析要素，定期或不定期對系統信息數據進行橫、縱向的比對分析，實時掌握合同運行管理情況，及時發(fā)現合同簽訂、履行過程中存在的問題，并針對問題對合同管理制度流程進行優(yōu)化完善。對于合同系統反映出的專業(yè)管理問題，及時向公司提出管理意見和建議，為公司經營決策提供依據，較好發(fā)揮了合同信息在經營管理中的服務和支持作用。

三、優(yōu)化合同審查審批流程，提高合同運行質量和效率

武漢石化制定了年度合同轉委托授權書，明確了領導會簽審批的目標、原則和標準，通過優(yōu)化流程、簡化環(huán)節(jié)、做到了既規(guī)范管理、又提高效率。

（一）審查必要性原則無實質審查內容的職能部門不再審查，采用招標選商的合同，在合同系統中上傳相關招投標資料；使用標準文本簽訂合同的，除變動條款審查外，其余條款不再重復審查；對關聯交易合同、內部合同、金額小風險小的合同，相應簡化審查內容。

（二）不重復審查原則，減少審查環(huán)節(jié)同一合同審查部門對同一交易事項僅做一次審查；同一合同審查部門內容不交叉審查。

（三）高效及時原則，明確審查權限所有合同都必須經過財務、法律、計劃部門審查；審查會簽人員在2個工作日提出審批意見，對于超期審查人員在公司范圍內通報。

四、抓住合同管理關鍵環(huán)節(jié)，強化合同全過程控制

（一）嚴格選商管理，提高簽約主體資質能力公司建立了嚴格的市場準入和招標管理制度，實行統一管理、分類審查、分級負責的管理體制，規(guī)范選商審查程序，確保合同相對人主體適格。同時對供應商履約情況進行考核，對出現質量、安全問題等重大違約行為時，及時與其終止合同關系，保障了交易安全。

（二）規(guī)范簽約管理，確保事前簽訂合同公司對影響合同正常簽訂的計劃、預算、價格等簽約依據滯后等管理行為做出相應調整，理順業(yè)務管理制度流程，合同管理部門參與項目計劃的制訂及申報、重大項目論證、招標、談判等工作，制訂合同簽約計劃，督促和指導相關部門提前準備合同簽約資料，保證及時、規(guī)范簽訂合同。

（三）嚴格考核兌現，強化責任落實嚴格合同管理系統指標管理，嚴考核、硬兌現，對不完成指標的單位及合同經辦人進行考核。嚴格合同管理人員考核，實行合同管理人員持證上崗制度，合同綜合管理部門每年對合同管理人員工作情況進行考核，考核不合格的，取消其合同管理員資格。

經過多年來不懈努力，武漢石化合同管理水平顯著提升，法律管理取得明顯成效，有效地支持和保障了公司各項生產經營活動，在交易額和合同數量大幅增加的情況下，合同管理質量和效率都有較大提高，從而推動企業(yè)管理水平不斷提升，為武漢石化戰(zhàn)略發(fā)展提供了基礎保障。

參考文獻：

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