請假管理：既要靠制度，也要有溫度

趙文雯

弄清請假管理的目的

最近一兩年來，管理人員對員工請假的抱怨越來越多。一方面管理者受制于工作壓力，不愿意員工缺勤過多；另一方面是面對員工請假，又往往束手無策。那么，作為基層管理者，究竟該如何管理員工請假，進而保障出勤呢？

談管理之前，首先要了解管理的目標。有人說，對員工請假進行管理，目的當然是員工請假越少越好。這種想法有些片面。管理者確實有必要減少員工缺勤的數量，但不考慮實際情況一味強調出勤，勢必會引起員工的反感，有時即便勉強把人“拴”在單位，也難以讓其安心工作。筆者認為，在管理員工請假問題上，管理者應堅持一個原則，即以制度為準繩，在一定程度上凸顯管理的溫度，在請假管理中做到：

實現員工生活與工作的協調發展。員工請假的理由五花八門，例如家長會、買賣房產、親人生病等等。這些原因也是員工生活的一部分，企業如果讓員工完全犧牲個人生活只顧埋頭工作是不現實的。因此，管理者必須站在員工的角度去思考，幫助員工在生活與工作之間尋找平衡。

實現員工個人利益與集體利益的融合。個人與集體的關系不言自明，關鍵是看如何調控。請假管理也和其他管理一樣，需要企業向員工傳遞一個明確的信號：個人利益要服從集體利益，要與集體共進退；但是，當個人真的有需要時，集體也要竭力創造條件關心、支持和幫助個人。

管理者，尤其是基層管理者有時很矛盾，因為日常工作中直接與員工打交道，所以即便有時不愿意員工請假，但也不太好直接得罪人，所以常寄希望于一個強勢的領導或嚴格的制度來幫助自己說"不"。若管理者想要打造一個積極的團隊，面對員工請假時，首先不是站在對立面考慮是否批準，而是先去了解一些問題：員工為何請假？是真的有事還是另有原因？若員工真遇到困難，團隊能否為他提供幫助和支持？為此是否需要調劑工作？了解清楚以上問題后，是否批假其實只是解決問題的手段之一。

通常情況下，員工會認為自己的事都是大事，不請假不能解決。那么管理者是不是就要一味遷就？當然不是。除了法定假之外，請假審批的唯一標準就是看員工的請假事由是否成立，并且是否必須要離開工作崗位去處理。

拿捏準請假管理的分寸

制度管人和人性化管理，究竟該用哪種方式進行管理？其實兩者并不對立。制度是管理的基本原則，而人性化是管理的方法。制度需要人性化作為補充，而人性化又必須在執行制度的前提下進行。對于員工請假的管理，首先一定要有可行的管理制度。沒有制度，管理者的主觀出發點再好，那也只是隨意管理。當然，制度是剛性的，執行制度時也要具體問題具體分析，否則就會顯得死板與教條。

●制度要管理普遍現象

制度的制定與運用有兩點需要考慮：一是規范日常行為，管理普遍現象。對員工日常工作的要求、共性的問題要盡量規范到制度里。二是正面積極。既不可違背法律法規與普遍價值觀，也不能為了杜絕個別現象而損害大多數人的情感與積極性。對個別現象和個別人，制度更多的是約定解決途徑和權限，而非具體限定措施，否則會落入“制度越來越細，管理越來越死，鉆空子的機會反而越來越多”的怪圈。

●管理者要關注異常

管理是有成本的，事無巨細地去探究每一個行為是不可能的。所以，管理者更重要的是管理異?，F象。對員工請假行為，制度給出了每一種假的類別、請假方式、請假手續。在合規的手續下，管理者并不需要對每一個請假反復研討，而是著眼于員工請假的事由、總次數、時長等是否與通常情況有所不同。例如，吵架后或受到批評后的請假、員工普遍請假、請超長假、員工頻繁請假或請假與實際情況有明顯不符等。

●將團隊的需求作為制度的補充

基層管理者往往不直接參與制度的制定，而制度制定者也不能對基層團隊規定過死。這就要求基層管理者在遵守制度的大前提下，補充制定適合團隊的具體要求。這些要求可以是針對工作性質的差異化，也可以是針對特定的工作時段。通常這些要求由管理者提出，并通過團隊討論達成共識，形成共同遵守的準則。這種做法既讓管理的普遍性與特殊性相結合，又有助于樹立管理者的威望。

●管理人員必須是執行制度的帶頭者

基層團隊的一個明顯特征就是，管理者是員工最直接的榜樣與參考。一個管理者想要得到員工的支持，想要員工服從制度，自己必須首先遵守制度。這不僅包括上級機構制定的制度，也包括團隊內部的要求。否則，不僅無法樹立制度的權威，也容易造成身份對立，難以理直氣壯地管理他人。

●要具體問題具體分析

制度不能傷害大多數人的積極性，這就要求制度具有一定的彈性，要為員工預留一定的用于協調私人情況的空間。但再好的制度也難免有漏洞，這就要求管理者具體問題具體分析，并采取不同的方法來處理。

五個有效的管控方法

基層管理人員常抱怨缺乏管理工具。的確，基層管理者既沒有罰款的權力，也沒有調崗或開除員工的權力，所以總是寄希望于制度能夠明確限制請假天數、要求高額扣錢以及無比復雜的請假手續等等。但當這些措施普遍化后，會讓那些真正有事需要請假的員工感到不近人情，卻又不能杜絕鉆空子的行為。因此，除了制度明確規定這一途徑外，還有一些其他管理方法可以用來規范請假事宜。

●合理利用換休、調休

對于確實需要請事假的員工，通常可優先批準使用換休與年休假，既保證員工能夠處理緊要事務，同時又能控制全年總假期，提高員工獲得全勤獎的機會。

●年假要在團隊內提前規劃、統籌安排

年假是勞動者的合法權益，必須予以保障。管理者應在每年初協助團隊員工制訂休假計劃，盡量避免休息與工作發生沖突。制訂年假計劃通常要注意以下幾點：一是假期分布要兼顧業務的淡旺季。沒有業務淡旺季之分的，假期盡量均勻分布。二是優先保障有小孩的員工在寒暑假休假。三是每個人的年假都應預留一定天數作為事假備用。四是年假計劃制訂后要及時公布。五是出現突發情況無法執行休假計劃的，應及時調整，并在團隊內部做出說明。

●分段給假，持續跟進超長請假

員工請超長假期應是極個別現象，通常是遇到了重大事項。遇到這種情況，管理人員不應武斷地 “同意”或是“不同意”，而應首先了解員工的請假緣由。其次，對確需離崗的事假，可先給予年休假、換休假或少量事假等，確保員工優先處理緊急事務。此后，跟進了解員工事件處理情況，協助員工制訂下階段的工作與請假計劃。通常，員工能在一個可接受的時間范圍內處理好或者不影響主要工作任務的，則向上級和團隊成員充分說明情況后予以支持；若員工無法兼顧工作，則需要員工自己在工作與生活中做出相應的選擇和長遠打算。

●小病可當事假管理

病假往往有嚴格的手續要求，但現實生活中，如果可以通過短暫休息就康復的小病也要求員工出具繁瑣的證明，不僅不近人情，還徒增員工的痛苦。建議對于可通過短暫休息來恢復的小病，可視同事假處理。

●上下級溝通協作，處理特殊情況

對于特殊情況而言，需要制定特定的管理方案。例如對虛假請假或鉆制度空子來刻意逃避工作的員工，可實行替崗、調崗、待崗等處理方式。在執行這些處理方式前，管理者要充分收集該員工的出勤情況，提出處理意見，并與上級充分溝通，杜絕此類現象蔓延。

管理考勤，日常工作要做足

缺勤增加、請假成風導致員工主動工作的意愿大大降低，這種現象除了混雜員工的個人真實需求外，往往也是團隊氛圍出現問題的征兆（其實很多管理問題都來源于此）。因此，管理考勤不僅要在員工請假時管，在日常工作中也要做足工作。

●樹立集體意識與團隊精神

在日常管理中，管理者必須樹立團隊整體概念。團隊內的事務盡量共同討論，部門的工作目標要讓每個崗位的員工都充分了解，當然，工作成果也要共同分享。要讓員工知道，雖然分工不同，但自己的行為是與團隊相輔相成的。

●管理信息要公開透明

有時候，管理者批準了某位員工的假，其他員工可能認為不公平；或者準了一個員工的假，其他員工也想方設法效仿。這種情況往往源自員工的認識與管理信息產生偏差。在團隊中，管理者應主動及時地將員工的請假信息向團隊其他成員說明，取得所有團隊成員的理解與支持，讓請假者知道是團隊分擔了自己的工作，也讓團隊其他成員對分擔工作的緣由非常清晰。此外，將請假事由擺在明面上，既有利于監督，也更易達成共識。

●異常情況務必探究明確

管理者務必要定期關注各種管理數據。對于員工請假，管理者雖然采取信任的態度，但對于數據顯示異常的情況，例如員工請假頻繁，次數或天數超常等，一定要摸清緣由，必要時可以與請假異常的員工進行面談。在談話前，管理者要提前準備員工過往的請假數據、與其他員工的對比情況；明確需要向員工了解的情況，請員工對異常數據進行充分解釋；與員工共同談論解決方案，確保后期工作不受影響；對談話內容記錄在案，以便在未來管理中參考使用。

責編/張曉莉