探析高校財務檔案管理存在的主要問題及其措施

秦永

摘 要：高校財務檔案是指高校所有機構的所有員工在教育教學活動、科學研究活動、教學管理以及學校建設與發展方面，直接形成的具有參考價值？使用價值和保存價值的各種財務收支材料。財務檔案是否真實、準確、完整，將直接影響到高校財務檔案管理的質量以及高校教育事業的健康發展？本文闡述了高校財務檔案管理的主要特征，對高校財務檔案管理存在的主要問題及其措施進行了探討分析，從而促進高校的健康發展。

關鍵詞：高校財務檔案管理；特征；問題；措施

高校財務檔案管理水平的高低體現了高校的整體管理水平，并決定了財務工作和檔案管理工作的優劣。以下就校財務檔案管理存在的主要問題及其措施進行探討。

1高校財務檔案管理的主要特征

高校財務檔案管理的特征主要表現為：（1）財務檔案由財務部門歸集，一般是先在財務部門保存1～2年以后，才移交到學校綜合檔案室。這就涉及到財務檔案在財務部門的歸集、裝訂和保管存放，移交到檔案部門的內容、移交時間、相關的借閱手續、保管存檔時間、過期檔案的銷毀手續和程序等。（2）高校財務檔案既是高校檔案的重要組成部分，又是記錄和反映高校經濟業務、財務狀況的重要史料和證據。財務檔案的真實性和完整性是體現高校綜合管理水平的一個重要方面。（3）在高校財務實務中，財務檔案主要包括兩方面的內容：一方面是會計核算的專業材料，另一方面，是財務收入票據類。這兩方面的財務檔案構成了高校財務日常經濟業務的收入和支出情況，完整地反映高校財務狀況。（4）隨著高校財務會計電算化的普及，會計檔案實行的是紙質檔案與磁性介質檔案并行的管理模式，歷年的會計數據不僅以打印的紙質形式保存，還以電磁信號的形式存儲在軟盤、硬盤、光盤等載體上。這就存在磁性介質檔案的保管要求和相應措施。

2高校財務檔案管理存在的主要問題

2.1財務檔案管理制度不完善、機構不健全的問題

《會計法》規定，出納人員不得兼任會計檔案管理。目前。高校財務部門普遍沒有安排專職人員管理財務檔案，一般情況下，往往是除了出納之外指定某個財務人員兼管資料檔案，分工不明確。以至于平時其他相關的財務人員手中都有檔案資料，各自為政。這對財務的內部控制的實施，防止經濟犯罪都有不利的影響。即使檔案管理由專人負責，也片面的認為檔案只要做到不借、不亂、不丟的“三不”就可以了，這與財務檔案的規范化管理還存在一定的差距。

2.2財務檔案管理的認識問題

財務檔案管理工作的目標是為了保存歷史，服務現在，維護高等學校各項工作的正常、順利運轉、隨著高等學校不斷擴大辦學規模，逐步深入教育改革，高校開始擁有越來越多的自主權，財務檔案管理作為高校管理工作中極其重要的組成部分，卻是高校管理中的薄弱環節。目前，相關很多檔案管理人員沒有認識到財務檔案管理工作對高校發展的重要性，只關注了檔案管理的形式，而對檔案資料的收集。資料的整理缺乏應有的重視，導致很多重要的財務檔案信息流失或失真。

2.3財務檔案管理人員素質問題

素質是一個綜合性的概念，其包含了文化知識、業務水平、法律常識、職業道德等一系列重要的要素。從事高校財務檔案管理工作，不僅要擁有檔案管理相關的專業知識，而且要能夠將紙質的財務檔案轉化成電子的財務檔案。

3加強高校財務檔案管理的措施

3.1健全完善財務檔案管理制度與機構

（1）做好檔案管理工作的制度建設、制度規范人，人遵守制度，這是高校制定制度來保障財務檔案“規范化”管理的初衷、高校應依據《檔案法》和《財務檔案管理辦法》等文件規定，結合實際情況，制定并頒布一系列法律法規，不斷完善財務檔案管理的歸檔制度、保管制度、查閱和復制登記制度、銷毀制度、立卷制度、崗位責任制度、移交制度等，努力克服人員編制和機構設置兩者之間存在的矛盾，使高校的檔案管理工作能夠真正的做到有章可循，有法可依，確保了財務檔案管理的權威性。（2）實現檔案管理部門的獨立性，檔案管理不能隸屬于其他職能部門或與其他部門合并，高校應設立獨立的檔案管理部門，確保其工作范圍足夠廣泛，增強獨立性、權威性、根據高等學校的辦學規模，確定專門負責財務檔案的管理人員，管理人員一方面要遵守財務相關資料的保密原則，另一方面要保管好財務資料，對所有的財務制度、財務文件、會計憑證、會計資料等妥善保管，按時歸檔，避免丟失。

3.2增強財務檔案管理的認識

（1）加強對檔案管理工作的認識，大力宣傳財務檔案管理工作對高校發展的重要性，使所有人員都能夠真正的了解到高校所面臨的嚴峻形勢和檔案管理的各項要求。高校財務檔案管理工作的相關人員非常重要，要形成檔案管理人人有責的氛圍。（2）組織高校負責人、檔案管理人員以及其他相關人員進行定期或不定期的培訓。通過對財務檔案管理工作重要性的宣傳，引導他們的思想，提高高校負責人、檔案管理人員以及其他人員的檔案管理意識，使所有人都能夠認識到檔案管理工作不只是領導和財務部門的事情，而是與所有人息息相關。此外，財務檔案管理人員的工作不僅僅是審核、監督、并管理好財務檔案，而是要加強對整個財務工作的監督作用，全心全意為財務檔案的管理工作做好服務，發揮好檔案部門的監督和協調作用。

3.3全面提高財務檔案管理人員的綜合素質

（1）配備專業的財務檔案管理人員。從事檔案管理的人員既要擁有檔案管理的專業知識，也要具有較高的業務能力。隨著高校辦學規模不斷擴大，財務檔案數量的逐漸增加，對檔案管理人員也提出了越來越高的要求：一方面，檔案管理人員要對會計或審計的專業知識熟練掌握，另一方面，對于檔案工作中涉及到的管理、經濟、計算機、法律等相關的內容，也要有一定的了解，能夠很好的應對各種情況的發生，財務檔案管理人員要成為具有各方面綜合知識和能力的“多面手”，而不是單一的檔案管理人員，這樣，才能推動檔案管理人員隊伍的多元化。（2）規范職業道德，提高對財務檔案的管理水平。首先，結合高校的實際情況，建立一套關于職業道德的規范體系，進而使檔案管理人員都能夠做到目標明確，整體觀念大致趨同。其次，制定《高校財務檔案管理人員職業道德規范》，并使其與高校制定的法律法規等保持一致，成為高校對檔案管理人員的主要道德準則。同時，管理者應該明確的向教職工傳達道德規范，并且在自己的言談和行動中不折不扣的表現出來，不失時機的對教職工進行宣傳和教育，大力推廣高校所制定的道德規范制度，使其明確了解哪些行為是可以接受的，哪些行為是不可以接受的，當遇到不道德的行為時應該采取什么樣的行動來規避這種行為的發生。

結束語：

綜上所述，財務檔案管理工作作為財務整體工作的重要組成部分，是高校有效開展各項活動的基礎，對高校的發展起著舉足輕重的作用。隨著會計工作改革的不斷深入，高校整體規模日益擴大，經濟業務往來日趨頻繁，既給高校的財務檔案工作帶來了機遇，也帶來了挑戰，所以高校的財務檔案管理工作必須不斷發展，與時俱進，以適應高校各項工作提出的新要求。

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