社區衛生服務中心檔案管理規范化初探

郭立勇

摘 要：隨著社會的不斷發展，社區衛生服務管理中心的檔案管理工作已成為新的工作類型。在社區衛生服務日常管理工作中記錄的檔案文件，具備一定的真實性，在社區管理中占據相當關鍵的角色。在我國社區衛生服務管理中心的檔案管理工作，目前還存在著許多問題，為此，進一步提高社區衛生服務管理中心的檔案管理工作，也就與社區衛生服務的總體服務質量息息相關。

關鍵詞：檔案管理 社區衛生服務中心；規范化

引言：隨著社會的不斷發展，我國的社區建設也在不斷的完善，社區衛生服務事業也在高速發展中，其中社區衛生服務檔案是對社區衛生服務工作的重要支撐部分，為社區衛生服務工作提供真實的記錄情況和重要的基礎性資料。推廣社區衛生服務檔案管理的標準規范，可以提高社區衛生服務檔案管理水平，做好社區衛生服務工作的重要因素之一。

1、檔案管理規范化的必要性

首先， 檔案管理中作的標準規范化，是醫療衛生體制改革的必須條件之一。現階段而言，人們對于社區衛生服務管理中心的檔案管理工作還比較陌生，通過最初的探索和研究，對社區衛生服務管理的檔案管理工作的分類、功能和管理方法有了最初的認識，在實際工作中檔案管理缺乏標準，對社區衛生服務管理的檔案管理工作影響較大。其次，對社區衛生服務管理中心檔案管理的規范化，也是為適應國家檔案建設的要求。眾所周知，社區衛生服務管理中的服務檔案記錄著社區衛生服務的真實工作，是重要的檔案內容，唯有提升社區衛生服務中心檔案管理的管理水平，方能促進國內檔案資源管理的服務水平。最后，對于社會發展的自動化管理方面也要求檔案管理必須要標準規范化。步入新社會以來信息化和自動化一直在高速發展中，社區衛生服務管理中心檔案管理也會往這個方向發展，如果在自動化管理檔案工作時，檔案內容不統一、管理方法和方式不標準，將無法實行檔案管理的信息化和自動化工作。

2、我國社區衛生服務中心檔案的管理的現狀與存在問題

2.1檔案管理的意識不強。

對于社區衛生服務中心成立的前身和其特點，部分社區衛生服務中心的管理者只將眼光放在衛生業務管理制度上，對檔案管理的重要性意識不高，不重視檔案管理工作，沒有將檔案工作擺在正確的位置，也沒將檔案管理工作納入議事日程；檔案管理工作人員的專業水平不高，對檔案管理隨心所意，時長會發生檔案內容登記錯誤的現象。

2.2檔案管理制度不夠完善，缺乏健全的網絡體系。

在社區衛生服務中心檔案管理的日常工作中，如果沒有健全的檔案管理制度，在日常執行中數據信息就會收集不齊，管理分散。檔案管理制度的不完善將使得檔案資料收集工作滯后，使得信息管理與檔案管理不能有機的融合，使得檔案資料不健全，不能為社區衛生服務中心提供真實有效的數據支撐。與此同時，不健全的檔案資料所構建的網絡體系也存在一定的問題，只流于形式，可操作性較差。在檔案日常管理工作日，往往偏重于老年人的健康檔案，其它類型的檔案沒有引起相關部門的重視，具有一定的片面性。

2.3資金投入少，致使檔案室設備不全

由各種各樣的原因直接導致社區單位對檔案管理的資金投入較少，通常這些資金的投入都是購買一些必需的辦公用品，不會對檔案管理的其它設備上進行投入太多。社區環境復雜，有些社區房屋資源有限，為此檔案存放的房間也比較狹小簡陋，使得所有的檔案文件都堆砸在一起，非常不利于查閱檔案資料；另外一些社區沒有獨立的計算機管理檔案資源，以至于信息化技術無法運用到檔案管理工作中，還是使用傳統的手工登記檔案資料的方式，嚴重妨礙了檔案管理的信息化開展工作和檔案內容的有效利用。

3、加強社區衛生服務的中心檔案管理的措施

3.1組織領導，建立檔案管理網絡

為了保證檔案管理的網絡組織建設開展檔案管理信息化，領導的重視程度是其中的關鍵，社區服務中心的領導管理者要加強對檔案工作的重視，建立健全的檔案管理網絡，可以讓院長分管，副院長領導，辦公室主任負責，再由各職能部門負責人和檔案員為組員的檔案三級網絡管理模式，設立綜合檔案室，最少需要配備一位專職檔案人員負責日常檔案的管理工作，同時各科兼職檔案員協助檔案管理工作。

3.2建立健全各項規章制度，做到有法可依、有章可循

檔案工作是一項服務性、管理性和政治性都很強的工作。在檔案管理中，堅決按照“統一領導、分級管理”的基本原則，將檔案的安全性與完整性做到最好，然后再進行適當的信息加工，為社區衛生醫療和其它社區活動提供有力的支持。因此，社區衛生服務中心一定要按照《檔案法》和其相關法律法規的要求，再結合社區衛生服務中心的實際情況，來建立社區衛生服務的檔案管理的規章制度，認真做好檔案的管理、分析和支撐的工作，做到有法可依、有章可循，讓檔案管理規劃化落到實處。

3.3增強服務意識，做好開發利用工作

檔案管理的工作也屬于服務性行業，檔案管理工作的最終目的就是檔案信息的加工并開發利用，所以檔案管理員的服務水平和服務意識也決定了檔案管理工作的好壞。檔案資料的利用率、方便程度和真實性，就能夠反映檔案員的專業知識和服務管理水平。唯有將檔案信息轉換為臨床醫療所服務，方能使得醫生充分認識到檔案資料對臨床試驗工作指導意義和價值，檔案使用者也能夠進一步的增強檔案意識，為臨床實踐提供更有力的支持。這就要求改變檔案管理員的傳統工作方式，由“等、靠、要”的被動管理轉變為主動管理，由封閉式管理轉變為開發式管理，增強檔案管理員的專業能力和服務意識，把檔案信息資源充分發揮，也將檔案工作與醫療衛生服務的經濟效益和社會效益相關聯，做好主動服務、跟蹤服務和開發再利用，不斷的更新檔案內容和持之宇恒的完善檔案信息，不斷提高檔案工作質量，讓社區衛生服務以檔案資料開發利用為依據，不斷的提高檔案工作在社區衛生服務中心的地位。更重要的是提高服務水平，制定服務措施，提供最方便最快捷的檔案內容給臨床醫生和其它需求者，充分發揮檔案工作的工作內容，提供優質的醫療衛生服務做支撐。

3.4創新檔案管理理念、加大硬件設施建設

對于檔案管理工作來說，有些檔案管理者對于傳統工作方式以根深蒂固，需要對這類檔案管理工作人員樹立全新的工作理念，改變現有的工作觀念。一定要充分利用先進的管理方式和設備，以檔案文件的保密性、查詢便捷方面入手，在輔于規范化的標準為基點，合理編制檔案信息的檢索工具。另外，檔案管理的預算要合理規劃，購置較為先進的硬、軟件設備，改變過去傳統的檔案管理工作方式，要利用好社會發展帶來的科技成果，大大的提高檔案管理的工作俠侶，讓檔案管理規范化。具體來講，就是社區根據自身的條件，配備獨立的檔案管理庫房，要達到一定的要求。在檔案日常管理工作中，要安排專門的人員保管檔案資料，每天記錄好檔案存放室的溫度、濕度。一旦發現檔案存放室的環境變化，要及時采取相對應的措施進行解決。另外需要設置功能獨立的檔案辦公室和檔案預覽室。

結語

總而言之，在社會發展新時代下， 社區衛生服務中心的檔案管理工作標準規范化有著深遠的意義。工作規范化有利于檔案管理有序開展，減少繁雜程序，降低工作量，提高檔案管理的工作效率和工作質量。因此，檔案管理工作要以科學發展觀作為指導思想，并不斷的創新工作理念，更新觀念，提高管理辦法，為滿足新時代發展下的社區衛生服務中心。社區衛生服務檔案管理同時與國內的鄉鎮衛生醫療建設質量有重大關系，一定要加強規范化、現代化信息管理，為建設中國特色社區衛生醫院檔案事業貢獻力量。

參考文獻：

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[2]陳小莉.初探社區衛生服務中心檔案管理規范化[J].黑龍江史志，2013，19：102.