試析企業(yè)檔案資料信息規(guī)范化管理

趙志紅

[摘要]在現(xiàn)代化管理工作中，檔案管理作為其中非常重要的部分，對一個(gè)國家、一個(gè)企業(yè)及工程項(xiàng)目的正常運(yùn)行都具有非常重要的影響，所以需要加強(qiáng)企業(yè)檔案的規(guī)范化管理。特別是在當(dāng)前信息化技術(shù)越來越普及的新形勢下，檔案管理工作以信息資源作為重要的載體，對檔案資料信息進(jìn)行規(guī)范化管理更具有必要性，這也是檔案開發(fā)和利用前提和基礎(chǔ)。

[關(guān)鍵詞]檔案信息規(guī)范化管理措施

一、企業(yè)檔案管理存在的問題

1、檔案規(guī)范化管理意識不強(qiáng)。檔案規(guī)范管理意識不強(qiáng)就難以發(fā)揮企業(yè)檔案管理人員的主觀能動(dòng)性，不利于企業(yè)的規(guī)范管理。一是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對于檔案管理部門的重視程度不夠，認(rèn)為檔案僅僅是一些資料的儲存，而沒有從企業(yè)管理的角度認(rèn)識到檔案的重要意義。二是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)更沒有意識到檔案管理對于企業(yè)不斷修正錯(cuò)誤、改善經(jīng)營狀況的重要作用，意識的缺乏導(dǎo)致檔案失去了實(shí)用價(jià)值。三是檔案管理人員規(guī)范管理檔案的意識不強(qiáng)，認(rèn)為檔案就是一堆資料而已，對于檔案的管理過于隨意，甚至導(dǎo)致檔案的丟失。

2、缺乏專業(yè)的管理軟件和專業(yè)的管理人才。在當(dāng)前“互聯(lián)網(wǎng)+”的發(fā)展背景下，計(jì)算機(jī)和數(shù)據(jù)處理軟件對于企業(yè)的發(fā)展和工作效率的提升有著極大的推動(dòng)作用。目前大多數(shù)企業(yè)對于檔案的管理未能順應(yīng)市場的發(fā)展，第一，企業(yè)缺乏專業(yè)的檔案信息及數(shù)據(jù)管理軟件，對于檔案的管理過于低效，且紛繁復(fù)雜的工作可能導(dǎo)致檔案信息的錯(cuò)誤和遺漏。第二，企業(yè)缺乏專業(yè)的檔案管理人才，目前企業(yè)檔案室的工作人員大多學(xué)歷不高，因?yàn)槠髽I(yè)認(rèn)為這是一個(gè)沒有技術(shù)含量的工作，檔案管理人員不夠?qū)I(yè)導(dǎo)致檔案不能發(fā)揮促進(jìn)企業(yè)管理的作用。

3、檔案管理機(jī)制不夠完善。檔案管理機(jī)制的不完善體瑚在如下幾個(gè)方面：首先，某些企業(yè)的檔案沒有建立專門的檔案管理庫，并且對于檔案的分類不夠齊全、細(xì)化，導(dǎo)致一些檔案的放置雜亂無章。其次，沒有建立相應(yīng)的檔案更新機(jī)制，對于檔案信息的變化，沒有定期地對變化的檔案信息進(jìn)行重新編制、保存，導(dǎo)致檔案的使用缺乏準(zhǔn)確性。再次，檔案管理的過程中沒有建立相應(yīng)的檢查監(jiān)督機(jī)制，所以無法發(fā)現(xiàn)存在問題的檔案，造成檔案管理的不嚴(yán)謹(jǐn)。最后，沒有建立檔案管理的獎(jiǎng)懲機(jī)制，無法通過獎(jiǎng)懲來促進(jìn)員工加強(qiáng)檔案的管理。

二、規(guī)范企業(yè)檔案資料信息管理的措施

1、更新觀念，提高檔案信息資源服務(wù)的主動(dòng)性。在檔案資料信息管理工作中，需要樹立起良好的服務(wù)觀念和市場觀念，從而進(jìn)一步加強(qiáng)對檔案的開發(fā)利用工作。首先，需要樹立起主動(dòng)服務(wù)的意識，特別是檔案管理部門的工作人員更在檔案工作中具有主動(dòng)服務(wù)的觀念和自覺服務(wù)的行動(dòng)；其次，在具有開放的觀念，檔案管理人員需要從傳統(tǒng)的封閉式檔案管理工作中走出來，使檔案更好的融入社會(huì)的發(fā)展中來，對社會(huì)發(fā)展中對檔案的需求有一個(gè)明確的了解，從而加快檔案信息的開發(fā)；再次，檔案工作者要具有良好的競爭觀念，具有較強(qiáng)的憂患意識，從而加快對檔案信息資源的開發(fā)；最后，在當(dāng)前市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，檔案工作者需要樹立市場觀念，時(shí)刻以市場需求為導(dǎo)向，使檔案管理工作能夠更好的與市場的發(fā)展要求相適應(yīng)，主動(dòng)提供檔案信息資源的服務(wù)，從而加快推動(dòng)檔案資源的利用。

2、豐富館藏，深層次開發(fā)檔案信息資源。通過多渠道和多層次來對檔案資料進(jìn)行收集，特別為了更好的豐富館藏和提高館藏的質(zhì)量，則需要加強(qiáng)對科技、經(jīng)濟(jì)和具有地方特色等資料的征集和收集工作。在檔案信息開發(fā)工作中，需要進(jìn)一步對其開發(fā)規(guī)模進(jìn)行擾展，對各級檔案館的館藏檔案信息要系統(tǒng)的加以開發(fā)和利用，對經(jīng)濟(jì)活動(dòng)過程中的檔案資料要進(jìn)行深入研究，并形成一定的研究成果，為各行業(yè)的發(fā)展提供必要的參考。在檔案信息資源開發(fā)過程中，還需要針對當(dāng)前社會(huì)的熱點(diǎn)問題，對館藏信息和現(xiàn)實(shí)信息進(jìn)行匯編整理，從而使檔案信息資源在地區(qū)經(jīng)濟(jì)發(fā)展過程中更好的發(fā)揮其重要作用。

3、擴(kuò)大科技檔案的利用范圍。需要加強(qiáng)對科學(xué)檔案的利用，將科技檔案的開放范圍進(jìn)一步擴(kuò)大，加快對科技檔案信息的交流和成果推廣工作，通過建立科技檔案信息中心，積極推動(dòng)科技成果的轉(zhuǎn)讓工作，使科技檔案成果能夠加快轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)生產(chǎn)力，為社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展提供良好的服務(wù)。

3.1加強(qiáng)建設(shè)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)手段的創(chuàng)新

加強(qiáng)建設(shè)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，網(wǎng)絡(luò)化檔案信息，促進(jìn)資源的共享。建立專門的網(wǎng)站管理檔案，開展網(wǎng)上查詢等服務(wù)。對上網(wǎng)信息和數(shù)據(jù)進(jìn)行組織整理，通過網(wǎng)絡(luò)可以查詢檔案信息。把網(wǎng)站作為基礎(chǔ)，加強(qiáng)檔案信息的數(shù)據(jù)庫建設(shè)，實(shí)現(xiàn)其數(shù)字化和數(shù)據(jù)庫化。

3.2橫向聯(lián)合，共享信息資源

現(xiàn)今是一個(gè)信息資源高速發(fā)展的時(shí)期，人類的各種知識和信息都在飛速的進(jìn)行增長，單獨(dú)的文獻(xiàn)部門無法收集、整合、利用、保存所有的知識和信息。因此，包括檔案管理部門在內(nèi)，需要建立一個(gè)完善的信息整合系統(tǒng)，把目錄聯(lián)合在一起形成網(wǎng)絡(luò)，使資源可以進(jìn)行共享，既可以為更多的信息利用者提供信息，還可以使獲得的信息更廣泛，從而滿足各個(gè)社會(huì)階層的需求。

4、提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，更好的編研檔案。要想更加規(guī)范化的管理檔案，那么工作人員首先需要做的就是提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)。通過業(yè)務(wù)培訓(xùn)、參觀學(xué)習(xí)等方式逐漸的提高業(yè)務(wù)知識和基本理論知識。另外，現(xiàn)今形勢下的一個(gè)新任務(wù)就是讓檔案管理人員掌握一門外語。越來越多的部門都加快、加大了對外開放的力度，因此不可避免的在一些檔案管理部門中出現(xiàn)了外事檔案，但是若檔案管理人員不會(huì)這門外語，相應(yīng)的就無法認(rèn)識管理對象，阻礙了工作的正常開展。

5、文案一體化，做好文書工作。文檔一體化指的是統(tǒng)一的管理現(xiàn)今各個(gè)機(jī)關(guān)中獨(dú)立、分散的檔案和文件，使其成為一個(gè)有機(jī)整體。文件中心是處于檔案館和文件形成機(jī)關(guān)之間的一種過渡性的文件管理機(jī)構(gòu)。由實(shí)踐可知，文書處理工作和檔案工作具有不同的工作任務(wù)，且相對獨(dú)立，但是檔案是文書的歸宿，文書是檔案的來源，文書和檔案是文檔工作中不可分割的兩個(gè)環(huán)節(jié)。

結(jié)束語：

檔案管理的規(guī)范與否事關(guān)企業(yè)相關(guān)信息的真實(shí)性和全面性，增強(qiáng)檔案管理的規(guī)范程度有利于促進(jìn)企業(yè)管理水平的提升，確保企業(yè)健康快速地發(fā)展。