淺析文書檔案管理工作的創新

晏宇星

摘 要：為適應新時代發展需求，如何提升原有文書檔案管理工作效率，實現工作創新的當代管理工作中一大重要課題。筆者從人員素質、管理人員重視程度、相關制度完善這三個方面給出了他的解讀。

關鍵詞：文書檔案管理 人員素質 重視程度 相關制度完善 創新

文書檔案管理，就是將單位的各種日常行政、黨務活動等進行完整記錄，歸納，匯總，保存，以便于為后期單位信息系統化、規范化管理提供保障的一項工作[1]。它在現在社會工作中起著舉足輕重的作用。然而隨著科技進步、互聯網發展，傳統文書檔案管理工作方式已落伍，不能滿足新時代工作的需求。所以采用什么樣的方式才能行之有效的提高現有文書檔案管理水平，對應對時代發展以及經濟穩步提升有著現實的意義。筆者從現有管理工作的不足入手，給出了相關管理工作創新的幾個建議。

一、現有文書管理工作的不足

1、從業人員素質有待提升。文書檔案管理因其工作內容繁雜，管理項目多樣，需要從業人員有足夠的相關知識背景、邏輯思維能力等職業素質。但由于現在大部分企業沒有意識到文書管理工作的重要性，因此對于從業人員的要求不高，導致行業現有從業人員普遍存在文化程度不高、專業素養不足等現象[2]。這樣的從業人員無疑會阻礙單位在新時期的健康發展。所謂專業的人做專業的事，只有用對了人才，才能達到事半功倍的效果，想要提升現代社會文書檔案管理的創新工作，人員建設無疑是重中之重。

2.檔案管理工作遭遇忽視。經過筆者對我國企事業單位的管理現狀的調研發現，大多數企事業單位認為文書檔案管理工作是一種簡單機械的記錄、歸納的工作，實際意義不大，對于單位的重要性更是可有可無，因而在日常工作中從未對其給予足夠重視。這直接造成了該工作出現投入產出極不成正比的窘境，國家單位都在文書檔案管理上投入了很大的人力、物力、財力，但是收效甚微[3]。想要改變這一現狀，首先是要求各單位及時轉變思想，給予該工作它應得的重視；其次要求各單位提升檔案管理意識，提高服務水平，通過加大對于現有檔案有效利用程度實現檔案管理工作存在的意義。

3.現有文書檔案管理制度存在很大漏洞。所謂無規矩不成方圓，現有文書檔案管理工作水平不高和其現有管理制服的嚴重缺乏有著不可分割的關系。我們說制度的缺乏并不是說沒有相關的管理制度，而是沒有合適的、能切實指導管理工作的相關制度。原有制度局限于制定時的特殊環境已不能夠適應現代社會中文書檔案的管理工作，時代在不斷發展，制度卻從未改善這顯然是不對的。舉例來說：傳統制度注重記錄而輕視應用，這就與現代社會要求用活檔案、活用檔案的要求相違背。再比如，傳統制度對于檔案的借還流程沒有完善的規定，這就不可避免的導致了部分文件的丟失，無疑對于檔案的完整性以及后期檔案的調用造成了很大的不便。

二、如何在現有基礎上實現文書檔案管理工作的創新與發展

1.提升從業人員整體素質是實現文書檔案管理工作的基礎。任何工作歸根結底都是人的工作，只有將專業、合適的人放在合適的崗位上才能從根本上實現工作效率的提升。因此從業人員能力的提升是文書檔案管理工作水平提升的基礎。企事業單位可以從以下幾個方面實現人員能力的提升：（1）加強原有工作人員培訓力度，使他們工作能力能得到顯著提升，同時通過培訓等活動增強對從業人員對于該項工作重要性的有效認知繼而增強其工作積極性；（2）建立合理內部晉升、激勵制度，通過績效獎金的形式提高從業人員積極性和薪酬，通過晉升渠道的明確完善員工的職業發展道路，對于長期穩定員工工作態度，保持員工自發的上進心、責任心有著切實有效的作用；（3）有目的的引進高精尖人才，通過為團隊引入專業、新生代的血液，將時下最先進的技術也同時引入到團隊中，既能彌補老員工對于新鮮事務了解的不足，又能避免新員工對于事務性工作的不熟，從而完善團隊人員梯隊建設，實現整體工作質量、效率的提升。

2.提高相關管理部門領導對于文書檔案管理工作本身及其作用的重視程度，是改變現有管理現狀的前提。一個管理工作的改善能否實施根本在于自上而下對于其看法是否一致，且主要是自上對于該工作的看法到底如何。原有管理方法不足以應對現階段的工作需求是不可否認的事實，現階段文書檔案管理工作需要一個質的改變。這就要求相關分管領導有意識的加強學習，使自己的管理思路能跟上社會的發展步伐?；鶎庸ぷ魅藛T，應及時全面的將現有工作中存在的問題向上一級進行反映，使管理層切實了解目前管理工作的不足，意識到改革的重要性、必要性，從而在政策、資源分配上能給予必要的支持，才能為文書檔案管理工作走向一個新的臺階提供必要的保障。

3.彌補現有文書檔案管理漏洞，完善相關管理制度。一個完善的文書管理制度不僅指明了文書管理工作的基本內容、操作流程，更是從業人員的一個行為準則，只有制度足夠全面、完善、細致，才能確保從業人員的工作事無巨細卻同時達到方向方法正確。這并不容易，但是必須要做。我們已經意識到原有制度的諸多不足，主要是不適應現階段的發展需要，那就應當對原有制度取其精華去其糟粕，將好的部分繼續傳承下來，不足的、不適應現有情況的部分進行修訂，使其成為一個能夠切實指導現階段文書管理工作的行之有效的制度而不是紙上談兵。在修訂過程中尤其需要注意的以下幾個方面：（1）全面性：對于制度的各條款都需要進行整體的查看是否符合現階段的發展。（2）創新性：對于原制度中重記錄輕應用的方面要進行創新，如何行之有效的對檔案內容進行有效應用，使得檔案內容能夠為未來的發展提供參考是修訂過程的重中之重。（3）保護性：文書檔案凝聚著從業人員的辛苦工作，因此對于如何平衡檔案使用便捷性和檔案保管的安全性之間要有明確的界定。制度的完善是對于文書檔案管理工作的最后一道保障，可以確保從業人員在日常工作中能夠遵循基本的工作規定從而高效完成本職工作。

參考文獻

[1]楊爽.淺談新形勢下文書檔案管理的創新研究[J].蘭臺內外，2016（2）：45-45.

[2]張才華.淺談文書檔案管理中的創新[J].經濟技術協作信息，2016（28）：34-34.

[3]蘇小敏.淺析信息化背景下文書檔案管理的創新[J].中國科技博覽，2015（40）：326-326.

[4]趙學軍.淺談如何作好文書檔案管理工作[J].經濟，2016（3）：00273-00273.