高校辦公平臺信息化的優化策略

摘 要辦公信息化是“互聯網+”時代下的必然趨勢，對于綜合性高校，辦公信息化促進各機關及各學院之間的交流，使“上傳下達”更有效率，隨著通信技術的迅猛發展，信息化平臺也更加先進。針對現階段高校信息化辦公的情況進行分析選擇，探討切合實際的優化措施，讓信息化技術更好地為高校辦公服務。

【關鍵詞】辦公平臺 信息化 優化 發展

21世紀信息化的勢頭十分強勁，交流與溝通更多的是利用各種通訊工具，辦公無紙化、網絡的便捷，信息的及時共享，真正實現了“天涯若比鄰”，通信的迅猛發展帶來的是更便捷、更加及時的交流，而我們的辦公環境也在這種大環境下實現了無紙化，那么在無紙化的基礎上，對現在的信息化環境有一個更加優化，實現更加人性化、更加完善的辦公環境是非常重要的。現階段，教育事業的日趨信息化使得人們更加傾向于辦公平臺的全面信息化，文件的發布和妥善的處理都需要信息及時的更新，現有辦公平臺的信息發布不及時會導致溝通受阻，阻礙事件的及時處理，綜合性高校應利用信息技術的發展與現有人才進行辦公平臺的更深層次的優化。

1 高校辦公平臺信息化的現狀分析

自上個世紀80年代以來，互聯網的高速發展遠超人們的想象，傳統的手工書寫文件、傳統信件的形式逐漸被打印、傳真、電子郵件等一系列高效、便捷的辦公形式所替代，從而實現了信息的及時的傳輸與共享。

由于國家擴招的政策，現今高校的辦學規模越來越大，各高校的上級部門與各院系的基礎辦公室之間、教職工之間、教師與學生之間溝通的難度也越來越大，信息化的辦公方式拉近了彼此的距離，使得管理者與基礎辦公人員的直接交流得以實現，不僅提高了辦公的效率，也順應了新時代形式下的必然的辦公發展趨勢。

現階段高校的辦公平臺大多依托于校園網頁，而校園網基礎建設的不足也是制約校園辦公系統完善的一大問題，大部分高校的校園網頁建立較早，隨著信息化大潮的影響，校園網頁的腳步沒有跟上學校的發展，勢必也會影響辦公信息化建設的腳步。

2 現有的辦公平臺的弊端

2.1 辦公形式單一

現在的綜合性高校多是應用OA平臺以及教務管理平臺進行實時的辦公和信息共享，而OA 平臺的信息發布多是單方面的通信，只能做到“下達”而不能做到“上傳”，學校發布辦公任務，各二級學院進行及時處理，并通過其他通信媒介進行文件的二次收發。更多的時候，綜合性高校需要的是部門與部門之間的協同，而現有的辦公平臺多數不能滿足此要求，或者是借助于其它通訊媒介進行溝通，專業的交流平臺的不完善使得高校各院系之間的相互協作出現了很大的局限性。

2.2 功能不全面

現階段高校校園多是利用校園網頁作為媒介進行辦公、公告發布等信息傳播方式，但是在此基礎上，完善各項功能，針對不同的受眾，發布不同的“干貨”，確保能適應不同群體的需求，如：學生對于招生就業信息的渴求，教師針對于各種教育資源、培訓會議的需要等。面向不同的群體，進行全面的規劃，而并不是一味地強加一些功能，是新形勢下的辦公平臺所必須的。

2.3 平臺的安全性有所欠缺

辦公信息化的主要形式為數字信息的傳輸，而這些信息在傳輸的時候常常遭受到人為或一些客觀的不可抗因素的影響，比如辦公人員保密意識淡薄，賬號丟失，辦公計算機的訪問密碼忘記等，未遵守基本的防范原則導致的信息泄露，或者因為計算機病毒的入侵、黑客的蓄意攻擊使得辦公資料被惡意盜取。

2.4 使用率不高

由于現階段大部分高校對辦公信息化平臺還在起步探索和完善的階段，還未形成健全的監督機制、使用觀念和意識尚不夠，并且平臺的使用是否簡潔明了也是關乎使用程度的一大指標。信息化社會的多元化日新月異，人們的實際工作需要也在不斷變化，適應變化的辦公平臺才能提高自己的使用壽命，有很好的辦公體驗才是能持續完善辦公信息化平臺的保障。

3 高校信息化辦公的建議

3.1 加強人才隊伍建設，強化辦公信息化的意識

3.1.1 開發人才隊伍建設

針對現階段各高校的普遍需求對辦公平臺進行模塊化建設，如“辦公”、“教育”、“培訓”、“應用”等具體的模塊，根據不同的角色可設置不同的資源查看，根據高校各種角色的不同，分別訂制“辦公”界面，力求將不同人群最關心的信息呈現在第一個頁面，這樣可避免對信息的篩選所帶來的時間成本的增加，使工作頁面、工作流程盡量簡潔。

3.1.2 維護人才隊伍建設

由于辦公平臺面臨著大范圍的使用，對于平臺的維護必不可少，少部分高校正是由于平臺缺少相關后期的檢查與維護，辦公系統的使用隨著系統的崩潰也土崩瓦解，隨之替代的仍是傳統的辦公方式，為了改變這種局面，應適當通過高校自身培養或者人才引進的方式加強對相關專業人員隊伍的建設。

3.1.3 培訓人才隊伍建設

現今專業技術隊伍的缺失對于改變傳統辦公形式的局面并不樂觀，辦公隊伍的專業匱乏帶來的弊端是對于辦公平臺的使用率低，仍然依賴于傳統的辦公形式，不思求變，舊管理體制下所帶來的人們觀念上的固步自封，應通過相關宣傳和培訓逐步改觀，使這些人們對信息化辦公的接受度越來越高，因為無論多么方便快捷的辦公平臺，最終都離不開辦公的主體“人”，故在心理上認同、接受并高頻率地使用才能創造一個良好的辦公環境。

3.2 加大對辦公信息化平臺的投入

先進的辦公的軟硬件設施能適應越來越多元化的辦公要求，對于配套設施的及時采購才能更好地發揮辦公信息化的效能。由于智能化社會的加速發展，軟硬件的更新速度越來越快，實現的功能越來越強大，可操作性以及設計的人性化都越來越先進，對于及時的采購，及時的推廣使用，及時的對于辦公人員的使用推廣，或者是在現階段辦公平臺的基礎上，完善功能的人性化設計，使得平臺的使用趨于穩定，根據高校的情況，對自身的需求做一個系統化的評估，選擇與之相適應的軟硬件設備和信譽良好的廠家進行相關的購買，為辦公信息化提供良好的軟硬件支持。

3.3 加強監管

對于平臺的信息有一個信息的最新的發布和更新，使得平臺的使用者可以分享到更多新鮮的資訊，現代社會是一個信息爆炸的時代，保持資訊的可看性是必須的。傳統的通知、公告發布通過文件印發的方式得以實現，在這個崇尚效率的社會大背景下，采取無紙化的信息辦公方式不僅環保，且節省了許多辦公費用，繁復的工作通過信息的發布，無論何時何地都可以及時的處理，使得工作效率大幅提升。

3.4 加強監督、管理制度建設

完善一項工作離不開客觀環境的約束，大多數辦公平臺是基于校園網頁進行設置的，那么重視網絡辦公平臺的監管才能保證它的日常運行。高校的網絡中心應加強對平時辦公平臺的運行有全過程的監測與控制，對于辦公系統信息的發布需要有必要的審批流程，既要保證信息的及時性，也要保證發布信息的真實可靠性。

3.5 加強平臺的安全性建設

（1）對于平臺自身，應通過相應技術手段完善系統軟硬件的保密性。如通過加密盾進行登錄和訪問辦公頁面，利用信息加密算法、防火墻技術等加強網絡本身的安全防范；

（2）對于使用個體本身，應加強保密和防范的意識，防止重要信息泄露。高校應加強宣傳和教育，讓師生們了解網絡安全和辦公信息化平臺的使用安全的重要性，并針對具體事件可以有選擇性的簽訂相關保密協議。對于平時自己計算機的使用應設置安全系數高的密碼，安裝木馬病毒的防護系統，并及時修補操作系統的漏洞，對重要文件進行加密處理和備份，對瀏覽痕跡的清理等等一系列操作，都可以更好地保障信息化辦公的安全。

4 結語

當今社會，辦公平臺信息化建設已然是高校順應時代，進行自身改革和發展的必然趨勢，雖然在其完善的過程中難免會碰到許多問題，客觀因素的限制，但是仍要勇于探索，在跌跌撞撞中總結失敗的經驗，用于指導實踐，便可尋求到完善的解決方法。信息化辦公將是提高辦公效率和質量的必經之路，而它所帶來的也將是高校自身的繁榮發展。

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作者簡介

周艷霞（1992-），女，四川省南充市人。西藏大學工學院，助理實驗師，在讀研究生。主要研究方向為信息與通信技術。

作者單位

西藏大學工學院 西藏自治區拉薩市 850000