高校檔案管理的社會化職能及實踐措施

王瑩

【摘 要】 本文認為，當前需要從整體上發(fā)揮高校檔案管理的社會化職能。其職能包括：助推社會主體的發(fā)展、實現(xiàn)社會化辦學目標。措施則包括：充分理解企業(yè)對檔案信息的需求特點、具體掌握企業(yè)技術(shù)和管理創(chuàng)新的短板、高校多部門協(xié)同對科研檔案資源進行整合、開展線上信息交互線下人員往來活動等四個方面。

【關(guān)鍵詞】 高校；檔案管理；社會化職能；措施

隨著各類高校積極融入當?shù)厣鐣?jīng)濟發(fā)展之中，如何有效挖掘高校的檔案資源便成為了教育界、實業(yè)界所關(guān)注的課題。從高校檔案的分類來看，其主要涉及教學管理檔案、科研管理檔案、行政黨務(wù)文件檔案、人事檔案等，由此當前需要從整體上發(fā)揮高校檔案管理的社會化職能。那么又如何來理解“社會化職能”呢。簡單而言，便是指通過對高校檔案資源進行整合，使之服務(wù)于當?shù)氐纳鐣?jīng)濟發(fā)展。如高校在開展校企合作教學時，可以通過對科研檔案的管理來助力企業(yè)技術(shù)創(chuàng)新；再如，高校通過人事檔案管理，來為當?shù)鼐珳史鲐毺峁┤肆椭橇χС帧＿@里需要指出的是，高校各類檔案具有各自的職能范疇，而這些都是由檔案信息特點所決定的。為了更好的對本文主題展開討論，這里選擇高校科研檔案管理為考察對象，來進行社會化職能分析和措施構(gòu)建。

一、深刻認識高校檔案管理社會化職能的意義

具體而言，可以從以下三個方面來認識突出檔案管理社會化職能的意義：

1、提升高校辦學質(zhì)量

目前高校都逐步強化了職業(yè)化教育的辦學理念和辦學實踐，而增進高校教育的職業(yè)化特質(zhì)則需要與企業(yè)展開深度合作。然而，由于高校與企業(yè)分屬于不同的組織類型，且受到不同體制環(huán)境的影響，使得校企合作更多體現(xiàn)在形式建構(gòu)領(lǐng)域，而在深度互動和互利雙贏上卻做得不夠。為此，通過挖掘高校的科研檔案資源來助力企業(yè)的技術(shù)創(chuàng)新和管理創(chuàng)新，便能在雙贏的基礎(chǔ)上提升高校的辦學質(zhì)量。

2、助力地方經(jīng)濟發(fā)展

高校所在區(qū)域的地方經(jīng)濟發(fā)展，主要依托于產(chǎn)業(yè)經(jīng)濟的發(fā)展推動。如，物流產(chǎn)業(yè)、旅游產(chǎn)業(yè)、電子商務(wù)產(chǎn)業(yè)等。通過調(diào)研發(fā)現(xiàn)，許多地方產(chǎn)業(yè)發(fā)展存在著各自為陣的發(fā)展態(tài)勢，而未能在循環(huán)經(jīng)濟視角下獲得范圍經(jīng)濟效應(yīng)。為此，通過利用高校的科研檔案資源、專家檔案資源，便能在智力和人力支持下幫助地方產(chǎn)業(yè)經(jīng)濟走上一條綠色、健康的發(fā)展道路。

3、培養(yǎng)共生環(huán)境生態(tài)

盡管高校在隸屬關(guān)系上存在著不同的類別，但其在具體的區(qū)域內(nèi)辦學，必然會受到該區(qū)域社會經(jīng)濟政治環(huán)境的影響，而且在拓展高校辦學空間的潛在要求下，高校管理層也需要主動與地方政府接觸。可見，培養(yǎng)環(huán)境共生的生態(tài)，對于高校而言是至關(guān)重要的。高校通過突出檔案管理的社會化職能，便能為實現(xiàn)環(huán)境共生建立起良好的社會聲譽。

二、高校檔案管理的社會化職能分析

結(jié)合本人的工作體會，可以從以下兩個方面進行分析：

1、助推社會主體的發(fā)展

實現(xiàn)高校檔案管理的社會化職能，不能只見物不見人，其根本仍在于轉(zhuǎn)換高校檔案管理思路，并在高校管理層的牽頭下積極建立與社會各類主體的聯(lián)系。本文以科研檔案管理為視角，那么社會主體也主要指向了企業(yè)。正如上文所提到的，通過將高校科研檔案資源在知識產(chǎn)權(quán)保護的基礎(chǔ)上，與企業(yè)技術(shù)創(chuàng)新、管理創(chuàng)新實踐相結(jié)合，則能為企業(yè)帶來知識紅利。但這里也需要明確，即高校檔案管理若要切實助力社會主體的發(fā)展，其本身也需要進行信息重構(gòu)。

2、實現(xiàn)社會化辦學目標

貫穿本文的中心思想便是，突出高校檔案管理的社會化職能將實現(xiàn)雙贏的目標。那么雙贏在高校這一側(cè)便體現(xiàn)在，促進高校借助社會辦學資源來提升人才培養(yǎng)質(zhì)量。之所以能夠?qū)崿F(xiàn)這一目標歸因于：首先，高校檔案管理的社會化助力社會主體發(fā)展，進而社會主體將愿意與高校建立在教學上的深度合作；其次，高校通過與社會主體間建立起基于檔案信息交互的人員往來，便能優(yōu)化師資隊伍的知識結(jié)構(gòu)；再次，通過與當?shù)厣鐣?jīng)濟發(fā)展建立深度互動，來倒逼高校專業(yè)設(shè)置和教學體系的優(yōu)化和整合。

從以上兩個方面所做的職能分析中可以看出，需要在辯證視角下來理解高校檔案管理的社會化職能。而且，實現(xiàn)高校檔案管理的社會職能，構(gòu)成了高校開放式辦學的重要支撐力量。

三、實踐措施

根據(jù)以上所述，以科研檔案管理為例，實踐措施可從以下四個方面來進行構(gòu)建。

1、充分理解企業(yè)對檔案信息的需求特點

高校在實現(xiàn)檔案管理的社會化職能時，其本質(zhì)也屬于供給側(cè)結(jié)構(gòu)性改革。眾所周知，高校科研檔案內(nèi)容主要以公開發(fā)表的論文、已申報的專利，以及課題結(jié)題等信息為主。這些信息分屬于不同的學科范疇，且所基于的問題導向也不盡相同。因此，無法直接與企業(yè)的需求結(jié)構(gòu)相對接。因此，高校專業(yè)所在院系的教學團隊，應(yīng)與企業(yè)接觸充分理解企業(yè)對檔案信息的需求特點，然后再針對專業(yè)教師的科研檔案信息進行資源重構(gòu)。

2、具體掌握企業(yè)技術(shù)和管理創(chuàng)新的短板

在與企業(yè)進行接觸時，還需要掌握企業(yè)在技術(shù)創(chuàng)新、產(chǎn)品研發(fā)，或者組織架構(gòu)調(diào)整的長期愿景和近期所遇困境。只有在問題導向下來進行檔案信息資源重構(gòu)，才能提升高校檔案管理的供給側(cè)優(yōu)勢。為此，這里就需要夯實企業(yè)一線調(diào)研的績效。所以建議，高校應(yīng)組建校企聯(lián)席會議制度，并在該會議召開的地點分別設(shè)置在高校專業(yè)所在院系和企業(yè)方。通過這種長效機制做保障，不僅能優(yōu)化科研檔案供給質(zhì)量，還能引導教師建立符合實踐需要的研究方向。

3、高校多部門協(xié)同對科研檔案資源進行整合

在對高校科研檔案資源進行整合時，需要發(fā)揮多部門協(xié)同的工作優(yōu)勢。在組織建設(shè)上，需要將專業(yè)所在院系、科研處、圖書館、學報編輯部等部門納入其中，在職能定位上則需要重點發(fā)揮院系、科研處的職能。圖書館依托自身的電子檔案信息采集能力，可以為科研檔案電子資源重構(gòu)提供技術(shù)支持。而且，之后所開展的檔案信息線上交互活動，也需要借助圖書館的信息平臺來實現(xiàn)。學報編輯部借助自身的職能優(yōu)勢，可以為具體的科研信息提供文獻梳理工作。

4、開展線上信息交互線下人員往來活動

為了實現(xiàn)檔案社會化管理對高校人才培養(yǎng)的助推作用，這里還需要開展線上信息交互和線下人員往來的活動。不難知曉，在本文以上的論述中已經(jīng)提及，這里需要強調(diào)的是：高校在實現(xiàn)其它類別檔案管理的社會化職能時，應(yīng)深刻理解檔案信息背后人力資源的主體作用，且正是依靠了這種主體作用才真正實現(xiàn)了檔案管理的雙贏目標。

總之，從時間維度來看，建立良好的高校檔案管理體制，將使高校從中獲得經(jīng)濟和社會價值。關(guān)于這一點，可以從客戶關(guān)系管理中來理解。在高校未來的檔案利用服務(wù)工作中，還需要增強對“權(quán)變理論”的認識。

四、小結(jié)

隨著各類高校積極融入當?shù)厣鐣?jīng)濟發(fā)展之中，如何有效挖掘高校的檔案資源便成為了教育界、實業(yè)界所關(guān)注的課題。從高校檔案的分類來看，其主要涉及教學管理檔案、科研管理檔案、行政黨務(wù)文件檔案、人事檔案等，由此當前需要從整體上發(fā)揮高校檔案管理的社會化職能。本文認為，其職能為：助推社會主體的發(fā)展、實現(xiàn)社會化辦學目標。措施則包括：充分理解企業(yè)對檔案信息的需求特點、具體掌握企業(yè)技術(shù)和管理創(chuàng)新的短板、高校多部門協(xié)同對科研檔案資源進行整合、開展線上信息交互線下人員往來活動等四個方面。

【參考文獻】

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【作者簡介】

王 瑩（1986.2-）女，漢族，本科學歷，天津理工大學中環(huán)信息學院館員，研究方向：檔案管理.