城建檔案管理信息化建設探討

摘 要：城建檔案作為國家和城市發展的重要戰略資源，是再現歷史和書寫未來的決策依據。社會的巨大變革使得城建檔案的信息量開始急劇的膨脹，因此利用計算機技術、網絡技術和通信傳播技術等實現城建檔案管理的信息化建設成為必然。文本從城建檔案信息化建設的必要性出發，分析現階段我國城建答案管理中的存在問題并提出促進城建檔案信息化建設的方案，旨在促進城建檔案的現代化早日實現。

關鍵詞：城建檔案；管理；信息化；建設

在我國的城市檔案體系中，城建檔案占據著不可比擬的重要地位，是城市發展和建設的寶貴資源。實現城建城建的信息化建設，就是以系統論和控制論等理論為先進的理論指導，充分并有效的利用信息化技術來逐步的實現城建檔案建設的現代化程度。

1 城建檔案管理信息化概述

城建檔案是記載城市的規劃、建設和管理過程中形成的資料和信息，包括一些文字、影像、圖片等內容，是城市的發展“日記”（1）。對城建檔案進行信息化的建設，主要是包括現有檔案的數字化，并收集與整理各方面的電子文檔，并將其統一的納入到信息的數據庫中。

2 城建檔案信息化建設的必要性

1.使工作效率得到提升。建立一種信息化的檔案管理模式，為工作人員的檔案建立與查詢提供了極大的方面。現階段紙質檔案的建設，使得管理人員工作任務十分的繁重，導致他們工作壓力相對加大，極易出現差錯。計算機技術在檔案管理中的應用，能夠幫助工作人員效率的提升，做到輕松處理的效果，同時也節省了檔案儲存的占地空間。

2.使城建檔案管理的服務更加全面。城建檔案管理中計算機技術的廣泛應用使得檔案管理的服務質量更加的優化，同時對檔案機構中的人員設置也有了一定的影響，這在整體上更加的完善了檔案管理工作的服務性能和操作效果。以計算機技術作為依托的檔案管理能夠讓用戶通過軟件單獨進行操作，達到資源的最有效整合。檔案信息的條理化儲存，能夠更加的方便用戶進行信息查詢與操作。

3.操作效率較高。傳統的城建檔案管理需要在設備維護上投入大量的人力和經費，這對政府來說，是一項重要的支出成本，由于檔案的管理人員素質高低不一，也對檔案的管理帶來了一種潛在的危害，加之部分城市的檔案管理制度不夠完善，也會導致城建檔案管理的危險性。但是計算機技術的使用，能夠在很大程度上減少了檔案管理的人力工作量，能夠直觀有效的提高檔案的管理和服務水平，同時也優化了資源的高效配置，使得檔案的管理更加系統化。

4.持續性更好。傳統的城建檔案儲存和管理方式是將紙質的答案放在固定地點存放，一旦發生意外事件如火災、水災等，就會對檔案帶來毀滅性的損失，這很容易對城建檔案帶來阻礙，難以保證檔案存儲的完整性。計算機信息化的檔案管理方式是給網絡云技術的儲存方式來進行管理的，這樣就能夠保證檔案被分類的保存在計算機的服務器中，避免了因為災害事件造成的檔案資料損失，使得檔案的保存持續性更加的好。

3 城建檔案信息化建設的策略

1.提高對檔案進行信息化管理的意識。為了能夠保證城建檔案的管理問題更好解決，檔案組織管理人員需要具備一種創新意識，發揮現代的先進科技設備的真正作用。以前傳統的檔案管理都是采用的紙質印刷品進行資料的儲存，但現在，計算機技術的進步促進了儲存方式的改變，大部門的檔案管理部門都是采用聲像、光盤、磁介質等工具進行的資源管理（2），這就要求檔案館需要對服務進行相關轉變，以適應社會的需求，讓管理人員明白城建檔案的歸檔和管理都是他們應該完成的工作，打破思想上的局限，更好的為社會服務。

2.建立城建檔案信息的數據庫。城建檔案是記載城市的規劃、建設和管理過程中形成的資料和信息，包括一些文字、影像、圖片等內容。城建資料原件是檔案管理的最原始資料（3），有著不可替代的作用，這種原始資料是建立檔案數據庫的最重要來源。因此城建檔案的管理必須施行多元化、全方位的模式，建立網站是一種溝通政府和民眾的重要橋梁。發揮我國政府的主導作用，將城建檔案中的重要信息公布到網絡上，供相關人員和用戶根據實際需要查詢（4）。在網站上設置溝通平臺，用戶可以將自己不明白的問題通過網站來咨詢相關人員，方便管理人員及時的了解用戶的需要，并通過問題的回答來提高自己的服務質量，做好檔案的管理工作，方便群眾。

3.提高管理人員的專業素質。城建檔案管理的相關人員是連接政府和社會的重要紐帶，而檔案的管理人員專業素質和服務質量的高低也是影響檔案利用效率的直接因素，管理人員的服務影響著政府相關部門在民眾心目中的形象。因此，為了能夠保證管理人員專業素質的合格，就要加強對檔案管理人員的專業素質培訓，提高和充實人員的知識體系，更好的為檔案管理工作貢獻力量。

4 結束語

城建檔案是城市起源與發展的重要資料，可以為城市今后的發展決策和規劃提供真實有效的依據，能夠促進城市的不斷完善發展。科學技術的巨大進步有效的改變了傳統的檔案管理方式，是城建的檔案管理朝著信息化的方向發展，通過對城建檔案的信息化建設，以提高我國的城建檔案管理模式的創新和水平的提高。

參考文獻

[1]劉雅慧.加強城建檔案管理信息化建設的對策[J].中外企業家，2013，19（02）：144-145.

[2]于偉杰.加強城建檔案管理信息化建設的探討[J].信息化建設，2016，07（05）：128-129.

[3]宋曉艷.新時期城建檔案管理信息化建設探究[J].城建檔案，2016，08（11）：116-117.

[4]喻德雯.城建檔案管理信息化建設[J].科技展望，2016，32（16）：220-221.

作者簡介

向玲，涪陵人，本科，重慶市涪陵區建筑勘察設計質量審查中心，綜合科分管檔案，檔案中級，館員，研究方向：檔案管理。endprint