信息化背景下企事業單位會計檔案管理

畢彩云

摘 要：本文主要以會計檔案管理信息化的必要性作為出發點，分析了會計檔案管理問題，并針對問題從提高管理人員綜合素質、實現會計檔案管理現代化兩方面探討了提高企事業單位會計檔案管理質量的具體措施，以期為提高單位服務與管理質量提供一些參考和意見。

關鍵詞：企事業單位；會計檔案；管理

引言

信息化背景下，企事業單位會計檔案管理工作的管理理念和管理方式發生了巨大的改變。會計檔案管理是企事業單位內部管理體系的重要組成部分，是提升單位管理與服務質量的關鍵要素。但是隨著現代化水平的提升，企事業單位的會計檔案管理工作出現了諸多問題。這就需要單位結合具體情況，針對問題提出具體的解決措施，促使會計檔案管理工作更加科學化、規范化。

1 會計檔案管理信息化的必要性

1.1 提高管理質量

在信息化背景下，企事業單位應結合市場發展需求，將現代化信息技術引入會計檔案管理體系，從而促使會計檔案管理模式和發展方向的轉變，實現提高管理和服務質量的目的。將各種會計檔案信息存入計算機系統或者數據庫中，既可以為各部門查找會計檔案信息提供便利，又可以大大提高工作效率。與此同時，借助現代信息技術代替傳統紙質會計檔案管理，可以有效防止會計檔案資料失竊或者丟失等問題的發生。且在復制會計檔案資料或者傳遞資料等方面非常有利，面對數量龐大的會計檔案資料，單純采用傳統手工記錄和保存方式無法滿足企事業單位的實際需求，這就需要借助計算機展開檔案管理，實現提高管理工作效率和服務質量的目的。

1.2 提高檔案管理工作的安全性

在會計檔案管理工作中，為進一步確保會計檔案管理工作的有序展開，需要企事業單位結合自身實際情況健全和完善一套科學化、現代化的計算機信息系統，其目的是提高管理工作效率、保障管理工作規范化和科學化。這是信息化背景下，企事業單位提高內部管理質量和市場綜合競爭力的關鍵要素，也是滿足會計檔案信息管理需求的途徑之一。

2 企事業單位會計檔案管理問題

2.1 信息資源投入力度不大

首先，企事業單位沒有跟隨時代發展步伐加強內部檔案管理機制的建設，也沒有加大對會計檔案管理的現代化設備投入力度。加之企事業單位領導不夠重視會計檔案管理工作。這是造成會計檔案現代設備資金投入不足的主要原因。有些企事業單位為降低設備投入成本，購買一些老式設備展開會計檔案管理工作，這樣不僅會嚴重阻礙單位的長遠發展，還會大大降低管理工作效率。有些單位為滿足自身發展需求，加大了對設備的資金投入力度，積極購買一些先進設備、引入先進管理技術，但是單位沒有加大對管理人員的技能培訓，導致管理人員在實際工作中不熟悉設備操作流程，造成設備閑置在設備儲存室，這樣不僅沒有起到提高檔案管理工作效率的作用，反而會增加單位不必要的經濟成本。

其次，電子檔案管理不夠規范化和科學化。企事業單位沒有結合自身發展所需健全和完善電子會計檔案管理制度，在實際工作中，管理人員也沒有按照相關制度和要求展開電子檔案管理工作。無論是文書格式還是檔案認證標準，都不符合相關規定，存在較大的隨意性，這是影響企事業單位會計檔案管理工作質量的主要原因。會計檔案工作的隨意性會導致相關資料缺乏真實性和完整性，加之會計檔案管理工作人員的疏忽和大意，造成儲存文件損壞或者丟失。

2.2 管理人員綜合素質不高

企事業單位領導不夠重視會計檔案管理工作是造成會計檔案管理資金不足和管理人員綜合素質不高的主要原因。無論是人員配置還是設備配置，都無法滿足企事業單位實際要求。且單位沒有加大對會計檔案工作人員的培訓，也沒有做好崗前和崗位培訓工作，導致工作人員的綜合素質普遍低下、責任意識不強、管理水平不高。這種惡性循環致使企事業單位檔案管理工作的針對性不強，準確性不高，也就不能充分發揮會計檔案管理部門應有的作用和效益。

3 信息化背景下提升會計檔案管理質量的具體措施

3.1 實現管理的現代化

隨著現代信息技術的不斷發展和進步，計算機逐漸被引入企事業單位各個部門管理領域，借助計算機加強會計檔案管理工作效率和服務質量是企事業單位發展目標之一，是未來企事業單位內部管理發展趨勢。將計算機引入會計檔案管理工作體系，可以實現會計檔案的自動化分類和自動化統計。文書和圖象等數據轉化產生的電子數據，可以以掃描形式進行讀取，這樣既可以減少工作人員的任務量，又可以提高工作效率和數據使用效率。無論是實現信息共享還是信息網絡化，都需要借助互聯網平臺構建電子檔案管理體系，在平臺上實現檢索會計檔案信息、信息復制、信息傳遞等，既可以確保各項管理工作的規范化和科學化，又可以提高會計檔案信息的真實性和完整性。除此之外，企事業單位應加強對管理人員計算機操作能力的培訓，提高工作人員的計算機操作能力。在構建現代化和數字化管理模式的同時，單位領導應將計算機作為提高管理工作人員管理水平的主要培訓工具，從而起到提高工作人員綜合能力和管理效率的目的。利用計算機建立資料檔案，將會計檔案資料及時錄入數據庫，利用計算機進行資料管理，這樣既可以給上級領導檢查提供便利，又可以減少不必要的人力和資金投入。

3.2 提高管理人員綜合素質

在信息化背景下，越來越多的企事業單位將計算機作為會計檔案管理工作的主要工具，促使會計檔案管理工作由傳統手工管理模式向現代化管理模式轉變。在提升會計檔案現代化水平的同時，企事業單位需要加強對管理人員綜合素質的培養。這就需要單位領導加強對會計檔案管理工作的重視，并加大對會計檔案部門的人力、物力、資金投入力度，加強對工作人員的關注，從而使管理人員充分認識到會計檔案管理工作在單位內部管理體系的重要性。并著重培養管理人員的專業能力，注重理論與實踐的有機結合，積極創設條件，提高管理人員的實踐操作能力和業務能力，從而更好地滿足單位所需。

4 結語

信息化背景下，單位領導需要加強對會計檔案管理工作的重視，并結合單位實際情況健全和完善管理制度，積極引入現代信息技術提高會計檔案管理效率，從而進一步滿足單位的發展所需，為促進企事業單位的長遠健康發展提供保障和基礎。

參考文獻

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