如何做好工業(yè)園區(qū)檔案管理

吳明裕

摘 要：在經(jīng)濟(jì)新常態(tài)下，招商引資已然成為各級(jí)政府開展各項(xiàng)工作的最強(qiáng)音，而工業(yè)園區(qū)也成為發(fā)展經(jīng)濟(jì)的主陣地、生力軍，同時(shí)給檔案管理工作提出新的目標(biāo)和要求。本文將從工業(yè)園區(qū)檔案管理的重要性入手，簡(jiǎn)單分析工業(yè)園區(qū)檔案管理存在的問題，并提出相應(yīng)的解決措施，旨在為做好工業(yè)園區(qū)檔案管理提供借鑒。

關(guān)鍵詞：工業(yè)園區(qū)；檔案管理；重要性；存在問題；解決措施

工業(yè)園區(qū)的檔案是對(duì)工業(yè)園區(qū)發(fā)展歷程的真實(shí)記錄及客觀反映，其中蘊(yùn)含豐富的工作經(jīng)驗(yàn)與政治智慧，是工業(yè)園區(qū)不可或缺的物質(zhì)與精神財(cái)富，是工業(yè)園區(qū)實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的知識(shí)庫及智力資源，如何做好工業(yè)園區(qū)檔案管理工作是重要課題。

1 工業(yè)園區(qū)檔案管理的重要性

檔案管理水平的高低是衡量一個(gè)工業(yè)園區(qū)的建設(shè)與管理水平的重要內(nèi)容，而檔案特有屬性則決定了檔案管理對(duì)各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)事業(yè)的發(fā)展起著關(guān)鍵的推動(dòng)作用[1]。各地工業(yè)園區(qū)是發(fā)展當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)的重要支撐，不斷深化對(duì)工業(yè)園區(qū)檔案管理的研究，細(xì)致分析工業(yè)園區(qū)檔案管理存在的問題，提出有針對(duì)性的措施建議，這是工業(yè)園區(qū)檔案管理的當(dāng)務(wù)之急，做好檔案管理工作至關(guān)重要。

2 工業(yè)園區(qū)檔案管理存在的問題

工業(yè)園區(qū)檔案管理面臨的最顯著、最普遍的一個(gè)問題就是無專人、無專地，園區(qū)基礎(chǔ)建設(shè)檔案、拆遷安置檔案、日常文件檔案等由各部門、各股室自主管理，嚴(yán)重制約檔案管理水平的提升。工業(yè)園區(qū)檔案管理存在的問題主要就體現(xiàn)在基礎(chǔ)建設(shè)檔案管理之后、忽視拆遷安置檔案管理及日常文件管理、忽略對(duì)企業(yè)開展檔案管理工作的指導(dǎo)等，檔案保管條件較差，存在突出的安全隱患，導(dǎo)致園區(qū)內(nèi)很多檔案的作用發(fā)揮不出來，價(jià)值也得不到及時(shí)的體現(xiàn)，亟待解決。

3 做好工業(yè)園區(qū)檔案管理的措施

3.1 加強(qiáng)園區(qū)基礎(chǔ)建設(shè)檔案管理

一是增強(qiáng)園區(qū)基礎(chǔ)建設(shè)檔案管理者的檔案意識(shí)，完善管理體制。園區(qū)要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的宣傳、教育，增強(qiáng)其建檔、歸檔、管檔等意識(shí)，從而使其樹立正確的基礎(chǔ)建設(shè)檔案服務(wù)觀，加深他們對(duì)依法治檔的認(rèn)識(shí)，保證工業(yè)園區(qū)基礎(chǔ)建設(shè)檔案的質(zhì)量，提高相關(guān)人員遵紀(jì)守法的自覺性。二是集中、統(tǒng)一管理整個(gè)工業(yè)園區(qū)的基礎(chǔ)建設(shè)檔案。園區(qū)須依據(jù)《檔案法》以及檔案管理的相關(guān)規(guī)定，對(duì)全園區(qū)的企業(yè)、產(chǎn)品、工藝、設(shè)備、基礎(chǔ)建設(shè)、經(jīng)營等檔案實(shí)行統(tǒng)一集中管理，并設(shè)立基礎(chǔ)建設(shè)檔案分室[2]。相關(guān)人員要大力宣傳《檔案法》，通過提供復(fù)制件、延長(zhǎng)辦理借閱手續(xù)等手段逐步做到工業(yè)園區(qū)基礎(chǔ)建設(shè)檔案歸檔案卷的完整和齊全。三是工業(yè)園區(qū)建設(shè)系統(tǒng)的各個(gè)行業(yè)行政主管部門必須明確職責(zé)，加強(qiáng)各個(gè)單位、股室之間的配合、協(xié)作，基于園區(qū)實(shí)際建立基礎(chǔ)建設(shè)檔案的管理制度和統(tǒng)一規(guī)范，從而將基礎(chǔ)建設(shè)檔案管理工作納入園區(qū)建設(shè)行政管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，尤其是在規(guī)劃許可及施工許可、工程驗(yàn)收及備案、登記房地產(chǎn)權(quán)屬等方面，保證工業(yè)園區(qū)基礎(chǔ)建設(shè)檔案能夠及時(shí)、準(zhǔn)確、安全、完整、系統(tǒng)地報(bào)送到檔案機(jī)構(gòu)。且檔案機(jī)構(gòu)要建立嚴(yán)格的責(zé)任追究制度，加強(qiáng)執(zhí)法監(jiān)督，保證工業(yè)園區(qū)基礎(chǔ)建設(shè)檔案質(zhì)量。

3.2 加強(qiáng)園區(qū)拆遷安置檔案管理

一是分類整理拆遷安置文件，具體可以戶為單位、以村民小組為類別進(jìn)行。從整體的實(shí)施情況來看，工業(yè)園區(qū)的拆遷安置工作以村民小組為單位，但實(shí)際操作時(shí)必須落實(shí)到每一家、每一戶，以戶為單位開展丈量、測(cè)算、簽約及結(jié)算等工作，所以在分類、整理拆遷安置檔案時(shí)也要以村民小組為類別、以戶為單位統(tǒng)一組卷，將每一戶的全部文件材料作為一個(gè)文件，再以戶號(hào)排列文件，把若干戶文件組成案卷。二是統(tǒng)一拆遷安置檔案的編目要求及案卷格式，因?yàn)楣I(yè)園區(qū)的拆遷安置文件是以文字材料為主的，因而案卷格式須選擇國家統(tǒng)一的文書檔案格式，編號(hào)也要選擇三段式結(jié)構(gòu)編號(hào)，即年度-類別號(hào)-案卷號(hào)。其中，年度指的是進(jìn)行拆遷安置的年度；類別號(hào)則是指以村民小組為單位進(jìn)行檔案編制，并在每一個(gè)年度里通過拆遷安置順序合理編制類別號(hào)；在村民小組中，則要依據(jù)組卷的自然順序?qū)妇砼帕衅饋恚帉懞冒妇硖?hào)。在編制卷內(nèi)文件的目錄時(shí)，每一戶是一個(gè)文件條目，要編制相應(yīng)的順序號(hào)、文件題名、文件頁數(shù)以及責(zé)任者等[3]。三是統(tǒng)一歸檔拆遷安置檔案的時(shí)間，每一個(gè)園區(qū)拆遷安置戶自開始丈量房屋到重新安置都是完整的過程，只要完成安置工作，所有的文件材料形成也就隨之結(jié)束，所以拆遷安置文件需在全部結(jié)束一個(gè)村民小組的拆遷安置工作后立即整理、歸檔，由檔案部門集中統(tǒng)一保管。

3.3 加強(qiáng)工業(yè)園區(qū)日常文件管理

一是規(guī)范日常文件的立卷工作，即檔案人員要依據(jù)文件檔案立卷時(shí)限落實(shí)日常文件的歸檔工作，完整收集文件材料，并遵循形成文件材料的基本規(guī)律整理歸檔文件，區(qū)分文件材料的價(jià)值、保持有機(jī)聯(lián)系，方便文件檔案保管與利用。二是規(guī)范日常文件的借閱工作，因?yàn)楣I(yè)園區(qū)保存的日常文件主要是供相關(guān)人員利用，一般要求在規(guī)定地點(diǎn)查閱，如確因工作要求需外借日常文件檔案，則必須把借閱手續(xù)辦好，在期限內(nèi)歸還；查閱文件檔案時(shí)還要遵守保密規(guī)定，嚴(yán)禁直接在文件上涂改、批注等，如有損壞要進(jìn)行適當(dāng)?shù)奶幜P。三是規(guī)范日常文件的銷毀工作，即相關(guān)人員要按照保管日常文件檔案的期限合理編制銷毀計(jì)劃、清單，經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)審批同意之后銷毀無保存價(jià)值的、超過保管期限的文件檔案，同時(shí)指派監(jiān)銷人員監(jiān)督銷毀文件檔案的整個(gè)過程，最后簽字確認(rèn)，妥善保管文件銷毀清冊(cè)，注銷已銷毀文件，提高工業(yè)園區(qū)日常文件管理水平。

3.4 指導(dǎo)園區(qū)企業(yè)進(jìn)行檔案管理

一是檔案行政部門要對(duì)工業(yè)園區(qū)內(nèi)企業(yè)的檔案管理給予指導(dǎo)，堅(jiān)持因企制宜、自主管理的基本原則，啟發(fā)企業(yè)對(duì)檔案管理的內(nèi)在需求，對(duì)園區(qū)內(nèi)規(guī)模不同、行業(yè)不同的企業(yè)檔案管理實(shí)施分類指導(dǎo)。換言之，要對(duì)工業(yè)園區(qū)里規(guī)模不同、類型不同、發(fā)展水平不同、貢獻(xiàn)率不同的企業(yè)采取不同的檔案管理指導(dǎo)方式，將幫扶重點(diǎn)企業(yè)作為工作重心。由于企業(yè)檔案的范圍廣、數(shù)量大、門類多，管理檔案的難度較大，所以檔案行政部門要依據(jù)自愿、服務(wù)、扶持的方針，選擇針對(duì)性強(qiáng)的、有一定生產(chǎn)規(guī)模的、管理基礎(chǔ)較好的、有規(guī)范管理檔案的愿望的企業(yè)作為試點(diǎn)進(jìn)行重點(diǎn)的指導(dǎo)、培訓(xùn)，樹立榜樣、抓大扶強(qiáng)，達(dá)到以點(diǎn)帶面、典型引路、共同提高的目標(biāo)，促進(jìn)園區(qū)企業(yè)更廣泛、更深入地開展檔案管理工作。二是檔案行政部門要結(jié)合園區(qū)企業(yè)實(shí)際，派專人幫助其完善建操作性強(qiáng)的、符合檔案工作實(shí)際的檔案材料收集制度、整理制度、借閱制度、轉(zhuǎn)遞制度、歸檔制度等，包括《檔案人員工作職責(zé)》、《檔案歸檔管理辦法》、《檔案安全保密制度》、《檔案查閱利用制度》、《檔案銷毀鑒定制度》等，促使企業(yè)檔案管理工作有章可循、有法可依。三是對(duì)企業(yè)實(shí)行面對(duì)面的檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)培訓(xùn)，根據(jù)工業(yè)園區(qū)企業(yè)運(yùn)作規(guī)律，依據(jù)《企業(yè)檔案管理規(guī)定》以及《歸檔文件整理規(guī)則》的要求，指導(dǎo)企業(yè)做好檔案的收集、整理、鑒定、保管以及編研、利用等業(yè)務(wù)工作，并采取監(jiān)督檢查手段、考核手段，加強(qiáng)對(duì)企業(yè)文件材料及檔案管理工作的監(jiān)管，嚴(yán)格實(shí)行問責(zé)制，提高工業(yè)園區(qū)企業(yè)檔案管理質(zhì)量。

4 結(jié)語

研究如何做好工業(yè)園區(qū)檔案管理是一個(gè)非常有意義的課題。隨著工業(yè)園區(qū)的持續(xù)快速發(fā)展，其檔案管理理念、模式及措施等還有很大的改革與發(fā)展空間，需要工業(yè)園區(qū)在工作實(shí)踐中加強(qiáng)分析和探索，采取行之有效的措施解決檔案管理問題，改變檔案管理現(xiàn)狀，真正將工業(yè)園區(qū)的檔案管理工作做好，促使其在工業(yè)園區(qū)的可持續(xù)發(fā)展中發(fā)揮應(yīng)有作用。

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