淺談檔案管理信息化的建設與發展研究

王曉燕

摘 要：在互聯網與多媒體普遍應用的背景下，信息化的建設與發展對各行業都產生了一定的影響。作為行業服務基礎工作的檔案管理工作，建立檔案管理信息化是提升行業管理效益，適應時代發展需求，是必不可少的存在。本文以分析檔案管理信息化建設的意義為基礎，從而研究檔案管理信息化建設與發展的策略，進而確定檔案管理信息化未來的發展方向，為檔案管理工作信息化實施提供參考依據。

關鍵詞：檔案管理；信息化；建設與發展

隨著互聯網科技的飛速發展，傳統的檔案管理模式已阻礙了檔案事業的發展。檔案管理信息化以其標準性、規范性、共享性等特點，有效的提高了檔案管理工作的效率，從而對我國經濟發展、產業進程具有重要意義。而今，檔案管理信息化建設還處于初級階段，只有找準建設方向，并不斷的進行完善，才能實現檔案管理信息化的可持續發展。

1 對檔案管理信息化建設的研究

（一）檔案管理信息化建設的意義

根據檔案管理信息化的含義，即指在檔案管理工作中，利用互聯網科技技術，以全新的工作理論原則和管理方法管理檔案信息資源，并提供檔案信息資源的服務。從而可見，檔案管理信息化的意義主要體現在以下幾點：

第一點，檔案管理信息化有效的提高了管理工作的效率，減少了信息資源與人力資源的浪費。例如，傳統的檔案記錄與整理，多以紙張的形式作為紀律，這就很容易造成檔案的缺失與損壞。因此，信息化管理模式的建立以利用電腦存儲檢索的形式，既保證了檔案信息的安全性，又確保了管理決策的實施性，同時減少了紙質檔案的壽命時限問題，在一定程度上降低了人力資源浪費的問題。

第二點，檔案管理信息化的建立，可以說是檔案管理歷史的變革。信息化檔案管理以載體的多元化、存儲的高密性、傳播的快速性等特點，影響著人們社會生活的變革，具有時代影響性[1]。

（二）檔案管理信息化建設現狀

近年來，雖然我國檔案管理信息化建設取得初步成效，但由于信息化的快速發展，在檔案管理信息化建設中，基礎硬件設施無法滿足其答案管理信息化的快速發展，出現相關技術水平落后，技術人才不足的問題。同時，相關政府政策法規的也出現滯后現象，導致檔案管理信息化建設紛爭不斷，進而停滯不前。

（三）檔案管理信息化建設的保障措施

1.提高相關企業的思想重視

目前，在檔案管理信息化的建設與發展中，有一部分檔案管理工作者，對檔案管理信息化假設的重要性認識不足。這種情況就導致了檔案更新慢，事企業單位檔案信息資源不足，從而阻礙了檔案管理信息化的發展。因此，樹立事企業管理者先進的管理理念，培養員工的思想認知能力，并轉變檔案管理著的傳統檔案管理觀念，是促進現今事企業單位實施檔案管理信息化發展的重要舉措。

2.建立數字化、標準化管理

依據《電子公文歸檔管理暫行辦法》可知，建立數字化、標準化管理是建設檔案信息化的重要內容。據調查表明，我國檔案管理信息化建設在管理方面，信息的標準化、規范化和數字化還處于薄弱的狀態，這就影響了檔案管理信息化的發展。為加快檔案信息化建設，實現檔案信息資源在線共享，保證檔案信息化建設的高效運行，建立檔案管理標注化、數字化勢在必行。

3.健全管理體系

在檔案管理中，健全的管理體系是檔案管理信息化建設與發展的基礎。其中檔案信息、基礎設施與應用軟件的建立是體系完善的核心。

檔案信息資源時我國當今社會經濟發展戰略資源之一，檔案信息在互聯網科技技術的協助下，可有效的實現檔案信息管理信息化。

基礎設施建設主要由信息網站與數字化硬件設備兩部分組成。基礎設施建設可實現檔案資料信息同時多向性的輸出和利用，是提高檔案管理信息化建立效率促進其未來發展的基礎[2]。

應用系統的建立包括了檔案信息的安全系統、系統管理、信息利用和信息收集系統的建立。它是檔案信息資源開發與利用的技術保障，是提高檔案信息的安全性的基礎。應用系統的建立為實現檔案資源共享創造了有利條件。

4.加大技術研發及人才培養

任何行業或體系建設的可持續發展，都離不開技術的研發與人才的培養。在檔案管理信息化的發展中，技術是其可持續發展的基礎條件之一，人才是其建設的主導因素。加強檔案管理人員對新科技、新設備、新思維的培養，重視管理人員計算機應用技能的考核，并提高檔案管理人員掌握現代信息化各方面技術的技能，是現今及未來對如何加快檔案管理建設，促進檔案管理信息化發展的研究方向之一[3]。

5.加大資金投入

現今，檔案管理仍處于管理落后、技術設備不齊全、信息化程度低的狀態。這種狀態導致豐富的信息得不到充足有效的利用，因此，加大資金投入是解決這一問題的關鍵步驟之一。從另一方面而言，在現今及未來檔案管理信息化建立與發展方向中，無論是建立標準管理、管理體系的健全還是技術的研發與人才的培養同樣需要大量資金的支持。從而可見，對于一些企業在檔案管理信息化建設中，加大資金投入是十分重要的.

2 檔案管理信息化的發展研究

檔案管理的信息化是檔案管理發展的必然趨勢，根據分析研究表明，在未來發展中，檔案管理工作只有在原有的基礎上，順應時代發展的潮流及時制定標準化管理制度，并引進相關設備，同時加強相關人員培養力度，才是我國未來檔案管理信息化的發展方向，是實現檔案管理信息化的全面發展的必然趨勢。

3 結論

總而言之，為適應時代發展，完善我國社會體系的健全，就要加快建立檔案管理信息化管理體系，改變傳統檔案管理模式，并加強檔案管理信息化技術研發以及檔案管理人員信息化技術技能培養，從而推動檔案管理信息化的協調發展，并更好地增進檔案信息化管理所帶來的經濟效益。這是解決檔案管理信息化建設與發展中存在問題的有效方法，也是檔案管理信息化的未來發展方向。

參考文獻

[1]張淯. 知識管理背景下民營企業檔案管理信息化建設研究[D].南昌大學，2014.

[2]張馳. 淺談檔案中心中檔案管理信息化建設探究[J]. 東方企業文化，2015，23：58.

[3]潘莉. 淺談加強企業檔案管理信息化建設[J]. 甘肅科技，2013，11：88-89.endprint