新時代背景下電子檔案歸檔難點和重點

摘 要：這篇文章主要研究新電子信息時代背景下檔案歸檔的難點重點問題，主要面向決絕大多數高校，在其學生的或其他的方面檔案管理的構筑和管理工作進行研究。再通過對一些常見事例的研究分析，找出電子歸檔的難點和重點。詳細分析檔案的歸檔從基本定義方面、管理模式方面、服務觀念等等方面的信息。如何建立全新的全方位的、人性化的檔案信息服務？一：從檔案本身層面來說，二：從檔案整理工作人員方面來說，三：從后期保管保障工作完善方面來說。旨在用事例來舉一反三。近年來，檔案工作者的思想模式也正隨著其保管方式的改變而發生巨大的變化，所以這也是考察點之一。通過研究成果為檔案工作的提高提出創造性的建議。

關鍵詞：高校；檔案歸檔；信息化；大數據

傳統的紙質的文檔的整理是非常繁瑣枯燥的，而且非常消耗人力物力以及財力。從綠色環保方面來說，大量的紙張紙箱的使用是不利于環境保護的。所以，文檔整理歸檔工作迫切地需要改革。電子信息技術的高速發展對于檔案的電子化處理發展有了強大的推動力。電子歸檔的效率是可人的。可是我們不能單單看到電子歸檔的優勢方面，由于現實中的種種原因，電子化處理檔案的重點難點也浮上水面。虛擬的信息的安全性保護技術方面也有待提高。

1 電子檔案構建的重要信息介紹

（一）電子檔案的基本內涵

首先，對電子檔案構建進行簡單的了解。由于現在電子信息技術等等迅速發展，很多信息。比如：圖像、音頻、文字、視頻等等，都可以利用電腦相應的存儲部位進行妥善的存儲。同時對這些電子文件的管理也遠遠方便于紙質資料的管理。電子數據庫的建立在各個企業、高校、銀行都是必不可少的，不僅可以海量存儲，使用者可以在很少的時間找到所需要的一切信息，甚至每個家庭都可能擁有自己的電子檔案數據庫。

（二）電子檔案建立的意義以及重要性

1、各種工作場所信息管理所需

日常生活中我們不可忽視的事檔案的采集整理等等工作，比如行政部門，每天都需要利用到各種檔案，而且不僅要求他們的資料精確度高，文書的傳達的時效性也很重要。如果用傳統的紙質檔案處理的話，我們會看到堆積如山的公文文件，甚至和根本沒有地方存放這些文件，所以更不要題將它們妥善處理，工作的效率會大大降低。每年都有一大批新生入學，將這么大量的學生學籍情況進行匯總等工作的工作量是驚人的，沒有電子檔案的構建的話，今后學生信息的查詢工作也會變得很困難。所以一定需要有電子檔案歸檔整合工作。

2、提高信息資源的利用價值

經過了電子檔案的歸納整合工作，信息收集工作變得簡單。而信息的分類管理工作也能比以往更輕松地完成。比如，學生個人檔案在學生正式進入高校前，確定是該學校的學生之后，學生的信息可以從學生越來所在高中的檔案庫中提取出來，并交接在高校建立其相關的個人檔案里，信息不容易弄錯也不可能弄丟。而再說高校的圖書館信息庫的建設，也可以提高圖書館人員管理各種書籍的效率。各書籍的借閱去向也可以很好地把握，學生的信息在學生卡上都可以提現，所以甚至能找到學生的住處，無形中也保護了書籍，避免可以避開的損失。

（三）電子檔案建設的管理觀念

檔案的歸納管理工作是屬于服務工作一類的工作。檔案管理工作者的思想觀念隨著檔案的保管方式的變遷而有著很大變化。檔案信息服務需要檔案管理工作者先從自身的提高方面做起。不僅僅要提高自己的技術，在道德方面也要有嚴格的底線比如高校學生的私人信息的保護工作，是學校電子檔案管理者義不容辭的責任。同時要樹立正確的效率意識，不能信息的正確性需要得到保證，而信息被提取是的快速性也不被能忽略。

2 電子檔案構建工作的注意事項

（一）電子檔案信息化構建不能落后

這個時代的高速性特征是高速性，時效性。這些都要求電子檔案的信息化建設也堅決不能在技術上落后。有著現代化的元素一定要快速完美地添入電子檔案的管理系統。不然可能因為新元素的介入而為檔案處理工作帶來麻煩，管理人員的觀念不能放松，要保持著學習的心態，隨時準備為資源的同步更新的高速性學習新的技術。在這個基礎上，電子檔案的其他工作才能日漸完美。

（二）嚴格做好對于相關信息的保護工作

信息化高度發展情況下，電子信息的安全性如果不能得到保護，這將有著很大的隱患其實，每個人的信息都有被泄露出去的可能。在高校這一需要出處理大量信息的地方，這種隱患被無限制放大，后果更加嚴重，而且大多是是學生個人信息的場合。對于相關重要的信息的保護工作尤其重要。每個高校都有必要而且絕對要建立相應的防護系統，作為放止信息泄露的重要保護盾。檔案的管理工作者也要時刻保持警醒，以防犯罪分子傷害到學生的權益。同時也要對學生的私人信息進行妥善的保密工作。為了更好落實保護工作，相關部門應該有完整的機制，嚴厲打擊私自篡改信息的相關工作人員。

3 電子檔案歸納工作的重要對策

（一）對檔案資源集中處理，做好信息協調

對于很多部門來說，電子檔案的處理工作是繁瑣、難度性極大的工作。一套完整的電子檔案管理系統是不可缺少的。電子信息的高校的高效快速分類工作需要在這個系統中能夠得到落實。所以可以將系統分成各個分工不同的部門，其中，最重要的是指揮部門的工作。各個部門需要進行明確合理的分工，也要互相幫助，聽從管理部門領導，為了整合系統的優化整合發揮作用。讓被服務的人們能高效利用精確的信息，滿足各類人對電子信息的需求。

（二）堅持把握正確方向進行構建

正確的方向能夠對電子檔案歸納工作者的工作進行有利指導。在一些電子檔案處理系統的重點工程的過工作方面，不可以急于求成，要按照實際情況安排工作進度。以更好的服務、更高的質量的提供為目標，把握好正確的檔案整理工作方向。對電子檔案資源的開發利用也要適度，進行合理的人力、物力等資源的安排利用。不能因為沒有認清實際情況，從而造成資源的過渡浪費。

（三）提高檔案工作者的職業素養

對于檔案工作者的職業素養，首先是對其專業技術方面有所要求。保持虛心好學的心態，及時學習新的知識，為提供優質的服務隨時做好準備。拿高校來說，有條件的話，可以設立一些相關的學習機構，強化對新老職員的培訓，提高他們的職業認知度。另外，檔案工作者的道德素質也需要過硬。由于快捷，很多信息容易泄露遺失，有些信息的遺失的后果不堪設想。所以，如果管理者本身的道德素質低是一件極其恐怖的事。高校可以采用道德信用積分制，那些道德信用低的人員不允許再聘用。

4 總結

眾所周知，電子檔案的歸納工作不僅對高校來說是極其重要的，對于整個社會來說，這項工作的順利運行也有助于社會的和諧運作，時代的發展也不可缺少電子檔案的構建的工作。所以，電子檔案的構建工作需要的到各個部門的穩步推進。為大數據的處理發明更安全、快捷的技術，這需要社會各界的共同努力，創造更多有保障的平臺，這樣，新的便利服務才能服務更多的大眾。

參考文獻

[1]趙鵬，李光.檔案工作落實科學發展觀的關鍵——實現檔案實物化管理向信息化管理的轉變[J].山東檔案，2005，（05）

[2]夏燕玲.檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考[J].云南檔案，2010，（03）

[3]唐寶蓮，吳建華.檔案信息化、數字化、網絡化及三者的關系[J].科技檔案，2006，（03）

作者簡介

胡艷（1982-），沈陽藥科大學黨政辦綜合檔案室。