互聯(lián)網(wǎng)背景下高職院校財務(wù)檔案管理研究

馮娟

摘要：隨著當前信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，高校會計檔案信息化管理改革逐漸提上日程。由于財務(wù)數(shù)據(jù)的顯著工作負載管理，影響到整體的財務(wù)管理，以確保會計檔案管理得到有效的保護，是財務(wù)管理中往往被忽視，卻又不可或缺的重要部分。近年來我國經(jīng)濟發(fā)展十分迅速，科學信息管理技術(shù)也不斷地應(yīng)用到經(jīng)濟管理體系中，這也加深了網(wǎng)絡(luò)對財務(wù)管理效率和科學決策的影響。財務(wù)檔案信息利用率、使用效率的提高，要求我們加快信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)，重點提升會計信息化檔案的管理水平和服務(wù)水平，進而提升會計信息化檔案的使用效率。

Abstract： With the continuous development of information technology， the reform of accounting information management of colleges and universities is gradually put on the agenda. Because of the significant workload management of financial data， it affects the overall financial management to ensure the effective protection of accounting records management， is an important part of financial management， is often overlooked， but indispensable. In recent years， China's economic development is very rapid， scientific information management technology is also constantly applied to the economic management system， which also deepened the network on financial management efficiency and scientific decision-making impact. Financial file information utilization， the use of efficiency， requires us to speed up the construction of information networks， focusing on improving the level of accounting information management and service levels， thereby enhancing the use of accounting information file efficiency.

關(guān)鍵詞：財務(wù)信息網(wǎng)絡(luò)；建設(shè)策略；會計檔案；信息化

Key words： financial information network；construction strategy；accounting file；informatization

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1006-4311（2017）18-0067-02

0 引言

逐步深化高校改革，促進大學管理的不斷完善。其中信息技術(shù)管理的會計檔案是一項重要的改革創(chuàng)新舉措。在紙質(zhì)會計文件的基礎(chǔ)上引進信息化管理，聯(lián)通網(wǎng)絡(luò)管理大學，提高硬件設(shè)施的可用性，為學校管理加快效率，帶來重大改進，使學校的管理現(xiàn)代化。提高網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的財務(wù)信息化，不僅能保證會計信息文件的完整性，又可以減少資源的損失，從而提高財務(wù)數(shù)據(jù)信息化管理能力。

1 高校會計信息化檔案管理的問題體現(xiàn)

1.1 管理觀念跟不上網(wǎng)絡(luò)時代步伐

目前，高校在會計信息化管理方面仍然存在很多問題，其中最重要的是缺乏管理制度。目前大部分的大學，特別是職業(yè)學院，財務(wù)會計數(shù)據(jù)的管理，并沒有形成完整的存儲和管理機制。同時，對信息技術(shù)和會計記錄的管理許多學校也相應(yīng)的缺乏，使得電子數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)出現(xiàn)一定程度的混亂。需在一定的前提條件下方可實現(xiàn)會計信息化，往往是某些單位因疏忽文件管理和不熟悉軟件操作，沒有在第一時間對軟件系統(tǒng)進行維護和存盤，導致軟件升級后調(diào)用信息化的會計數(shù)據(jù)出現(xiàn)問題，使會計信息化檔案資料不完整，嚴重阻礙了會計信息管理的發(fā)展。

1.2 配套設(shè)施落后于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)創(chuàng)新

由于經(jīng)濟資金的限制，時常導致部分硬件設(shè)施使用時間較久，并得不到及時更新，造成意想不到的情況出現(xiàn)。又因有時并未選用一個質(zhì)量很好的磁介質(zhì)，對系統(tǒng)進行專門的保護及數(shù)據(jù)備份，造成電子信息數(shù)據(jù)的嚴重損壞及丟失。高校建設(shè)對提供網(wǎng)絡(luò)信息方面，還存在一定程度的差距和漏洞。會計檔案記錄是高校財務(wù)信息的重要來源，有必要加強保護安全信息的管理。但也有許多學校對網(wǎng)絡(luò)安全系統(tǒng)的維護只依靠防火墻保護，缺乏信息安全維護的關(guān)鍵設(shè)置，保護會計信息安全性能較差。

1.3 制度建設(shè)提不到信息化高度

相比之下，中國的信息化技術(shù)比西方發(fā)達國家啟動較晚，使人們的知識和理解不夠。對于高校建立健全的會計信息化管理系統(tǒng)的意義不明確不了解，使得財務(wù)人員不能提供準確的信息和高效的決策服務(wù)。關(guān)于歸檔缺乏明確性的問題，有關(guān)部門應(yīng)注意存檔，并指導和防止專業(yè)人員的缺少而嚴重影響工作的進行。

2 財務(wù)信息化檔案的互聯(lián)網(wǎng)管理

使用會計信息化檔案的必要條件是提供特定的計算機設(shè)備和軟件，不同于傳統(tǒng)的財務(wù)數(shù)據(jù)，電子檔案計算更方便，可以快速獲得基于統(tǒng)計分析的結(jié)果。但是財務(wù)數(shù)據(jù)信息化仍然不足，例如沒有直觀的可見性、易被損害等，因此應(yīng)提高記錄會計信息化檔案的安全性和完整性，具體可從以下幾個方面著手：

2.1 加強建設(shè)和管理會計信息化檔案系統(tǒng)

會計信息化檔案管理是促進高校管理全面改革的重要舉措。在檔案信息化技術(shù)中，軟硬件和其他基礎(chǔ)設(shè)施是必不可少的基本條件，而信息化技術(shù)的應(yīng)用和檔案信息資源的開發(fā)是以網(wǎng)絡(luò)檔案信息為核心的，因此基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)等都必須從整體計劃環(huán)境出發(fā)，提高會計信息化檔案的有效使用。首先，財務(wù)檔案管理部門應(yīng)提出構(gòu)建信息網(wǎng)絡(luò)的思想，考慮以效率為主，最大限度地避免系統(tǒng)在多角度分析時出現(xiàn)差距和重疊。其次，我們必須注意財務(wù)檔案信息化的保密性，建立健全的財務(wù)數(shù)據(jù)管理規(guī)范，確保財務(wù)數(shù)據(jù)的安全和正確使用。專業(yè)技術(shù)人員必須及時開發(fā)使用網(wǎng)絡(luò)信息化系統(tǒng)，并不斷做好準備工作對系統(tǒng)進行改進升級，確保系統(tǒng)和標準軟件的先進性。會計信息化檔案管理改變了高校財務(wù)檔案管理的辦公方式，也促進調(diào)整了高校財務(wù)人員的組織結(jié)構(gòu)。因此，會計信息化檔案管理是在高等院校建立透明的財務(wù)機制體系的關(guān)鍵，也是進一步提高中國高等教育的唯一途徑。

2.2 及時收集歸檔數(shù)據(jù)，定期對數(shù)據(jù)庫進行碎片整理，提高管理效率

信息化檔案實現(xiàn)了對數(shù)字化檔案管理的信息技術(shù)的有效利用，對信息化網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)，完成了數(shù)據(jù)的查詢，更新處理及存儲。電腦錄入數(shù)據(jù)時需要技術(shù)人員嚴格遵循認真的工作態(tài)度，并按照正確的工作步驟有條不紊的進行。使用會計信息化檔案應(yīng)當按照相關(guān)規(guī)定，以確保良好的維護措施，充分發(fā)揮其提供查閱的功能。高校通過引進信息化技術(shù)來改革財務(wù)數(shù)據(jù)管理，可以有效地提高高校的管理及工作效率。

2.3 提高會計信息化的準確性，簡化財務(wù)信息化管理系統(tǒng)

會計信息化檔案管理運用辦公軟件和計算機系統(tǒng)，使數(shù)據(jù)可以高速精密地計算，減少了財務(wù)數(shù)據(jù)的處理和管理上的復雜問題。通過信息化的數(shù)據(jù)管理，將按照預(yù)定順序?qū)ω攧?wù)數(shù)據(jù)進行存儲。大大減少了工作人員的工作量，也減少了出現(xiàn)錯誤的機會。會計信息化可以直接將相同級別的高級文檔及業(yè)務(wù)文件相關(guān)的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換錄入到數(shù)據(jù)信息庫，還可以使用多種形式完成信息化文件的查詢。因此，在會計信息化檔案查詢的完整性和效率方面，充分體現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)信息數(shù)據(jù)管理的作用，使其能夠發(fā)揮到最大程度的利用優(yōu)勢。

3 完善互聯(lián)網(wǎng)背景下高職院校財務(wù)檔案管理研究的路徑

3.1 強化信息化系統(tǒng)建設(shè)，提升財務(wù)檔案數(shù)據(jù)化程度

對信息化數(shù)據(jù)的定性及定量分析使用科學手段進行管理，會計信息化檔案在科學決策中起到了支撐作用。相關(guān)人員的經(jīng)驗并不能解決大量的財務(wù)信息及精度越高的決策，先進的技術(shù)程序可以解決系統(tǒng)決定進行處理和分析的數(shù)據(jù)，對財務(wù)數(shù)據(jù)的查閱分析起到極其重要的作用。通過多年來獲取相關(guān)計算機數(shù)據(jù)為可持續(xù)企業(yè)創(chuàng)造有利的環(huán)境，提供正確的決策，通過比較分析向決策者提供建議和信息。科學技術(shù)的發(fā)展是非?？斓?，軟件系統(tǒng)總是面臨升級，使得在查閱會計信息化檔案時要了解問題的解決方案：①掌握會計信息化檔案恢復數(shù)據(jù)的歸檔功能，其前提是會計記錄和會計系統(tǒng)的版本號現(xiàn)在使用的是相同的版本。②熟練掌握軟件系統(tǒng)的安裝及更新，在系統(tǒng)數(shù)據(jù)升級過程中，經(jīng)常會導致會計信息化系統(tǒng)和財務(wù)檔案的不一致。

3.2 增強合格人才的發(fā)展，提高財務(wù)信息技術(shù)意識水平

持續(xù)優(yōu)化和完善會計數(shù)據(jù)信息化管理，其中會計信息化檔案工作人員應(yīng)具備較高質(zhì)量的文化素質(zhì)及專業(yè)水平。高校對高層次人才的引進，需不斷提高人力資源部的對招聘管理意識。第一，制定招聘計劃，以滿足會計信息化技術(shù)的需求，設(shè)立會計信息化檔案管理的專業(yè)職位。二是要通過多渠道，多角度及案例管理實踐，加強會計信息化技術(shù)培訓，提高會計人員對信息化檔案管理的業(yè)務(wù)水平。三，會計信息化檔案管理人員能夠通過不斷地自我完善得到合理的晉升機會，既為高校留住了寶貴人才，又提高了會計人員的職業(yè)規(guī)劃素養(yǎng)。

4 結(jié)語

互聯(lián)網(wǎng)時代，高職院校會計信息檔案管理的前提是會計數(shù)據(jù)的準確性和系統(tǒng)的有效使用率。為了滿足科技不斷發(fā)展的需求，增強信息化檔案的管理效率，不斷建設(shè)和優(yōu)化信息化網(wǎng)絡(luò)管理平臺和財務(wù)數(shù)據(jù)，是最終實現(xiàn)會計信息化檔案規(guī)范管理的最佳途徑。因此，會計信息化檔案管理促進了會計信息記錄的標準化和有效性，并不斷創(chuàng)新財務(wù)管理應(yīng)用技術(shù)和管理措施，進一步推動了高職院校財務(wù)信息化檔案管理的改革。

參考文獻：

[1]趙靜.加強高校會計檔案信息化管理的思考[J].山東檔案， 2015（6）.

[2]湯志星.信息化環(huán)境下單位財務(wù)會計檔案管理的創(chuàng)新[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013（5）：196.

[3]魏艷.電算化會計檔案管理存在的問題與解決對策[J].黑龍江檔案，2012（12）：62.