企業(yè)檔案管理的措施與效果研究

詹海飛

[摘要]文章簡要分析了企業(yè)檔案管理在國內的現(xiàn)狀，結合企業(yè)檔案管理存在的一些問題和不足，主要闡述了企業(yè)檔案管理的有效措施及在實際運用中的效果探究，最后總結了加強企業(yè)檔案管理的必要性和促進企業(yè)檔案管理網(wǎng)絡信息化的重要性，旨在改善傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理模式，推動檔案管理信息化進程，從而保障企業(yè)健康有序地發(fā)展。

[關鍵詞]企業(yè)檔案管理；網(wǎng)絡信息化；資料信息

1目前企業(yè)檔案管理存在的主要問題

11企業(yè)缺乏先進的檔案管理設備

我國目前眾多企業(yè)在檔案管理的工作中采取的仍然是落后的傳統(tǒng)檔案管理軟件，也就是普遍使用的局域網(wǎng)管理模式，這種管理模式無法實現(xiàn)檔案的跨區(qū)域管理，導致這種現(xiàn)象的原因是許多企業(yè)仍然沒有對檔案管理的重要性引起足夠的認識，進而致使沒有足夠的資金投入到檔案管理的工作中去，最終造成了企業(yè)檔案管理設備落后的局面。

12缺乏健全的檔案管理制度

健全的檔案管理制度是檔案管理工作有章可循，有條不紊進行的根本保障，而目前國內許多企業(yè)的檔案管理制度存在諸多問題，主要表現(xiàn)為一方面是管理制度的不合理，另一方面是管理制度沒有根據(jù)企業(yè)的實際情況進行及時的更新。除此之外，檔案管理人員的不規(guī)范操作也是檔案管理制度不健全的主要表現(xiàn)之一。

13檔案管理的意識薄弱

檔案管理的意識薄弱問題主要集中在非公有制經濟體系中，也就是民營企業(yè)。因為民營自負盈虧的經營模式讓企業(yè)的經營者把更多的精力和資金投入到生產、經營和銷售中，將經濟效益最大化作為企業(yè)的最大目標。此外，民營企業(yè)的檔案管理工作模式具有很大的靈活性，進而削弱了有關部門對民營企業(yè)檔案管理的監(jiān)督力度，進一步導致民營企業(yè)的經營者忽視檔案管理工作。

14企業(yè)檔案資料信息沒有根據(jù)實際情況進行及時更新

企業(yè)的發(fā)展情況是隨時變化的，員工數(shù)量的變化和管理層的人員變動等都需要及時在企業(yè)的檔案中體現(xiàn)出來，但是目前國內很多企業(yè)對員工特別是基層員工的增加、離職或者調動都缺乏管理效力，導致這部分人的檔案缺失或者遺留，從而使整個企業(yè)的檔案資料沒有得到及時更新。

15檔案管理的網(wǎng)絡信息化水平較低

在這個科技飛速發(fā)展的時代，特別當前大數(shù)據(jù)的廣泛運用背景下，網(wǎng)絡信息化管理企業(yè)檔案已經成為潮流和趨勢。但是目前國內許多企業(yè)尤其是民營企業(yè)的管理層并沒有意識到這一點，導致檔案管理模式依舊處于落后的傳統(tǒng)管理模式，或者有些企業(yè)已經開始運用網(wǎng)絡信息化進行檔案管理，但是由于投入不足，使檔案管理的信息化水平相對較低。

2企業(yè)檔案管理的措施和效果探究

21增強企業(yè)的檔案管理意識

檔案管理工作作為一個現(xiàn)代企業(yè)管理中不可或缺的組成部分，如果無法深刻體會到它對企業(yè)發(fā)展的重要影響，勢必會影響企業(yè)發(fā)展的后勁，使企業(yè)無法健康地持續(xù)發(fā)展。因此，企業(yè)，特別是企業(yè)的高層管理人員要意識到目前在企業(yè)檔案管理工作中的不足，積極主動地著手改善檔案管理工作的現(xiàn)狀。

22制定完善的檔案管理制度

制定一個完善的檔案管理制度主要有兩個方面的意義。首先，這可以體現(xiàn)出企業(yè)高層對檔案管理工作的重視，從而引起基層員工對檔案管理的重視，進一步帶動整個企業(yè)都參與到檔案管理工作中去；其次，檔案管理制度的制定使檔案管理工作變得有章可循，制度一旦設定后，就要求企業(yè)管理者和基層員工共同遵守，依章辦事。

23對檔案管理的模式進行改進

隨著科技的飛躍和社會的進步，陳舊落后的檔案管理模式已經無法適應和滿足新時期企業(yè)發(fā)展的需求，所以這就要求企業(yè)管理層要深刻認識到當前企業(yè)檔案管理工作中的不足，參照其他企業(yè)的先進經驗，對自己企業(yè)的檔案管理模式進行改進。當然，每個企業(yè)的實際情況不同，所以檔案的管理模式不可以照搬照抄，在借鑒其他企業(yè)的先進經驗時，要仔細考量這種模式是否符合自己企業(yè)的實際情況，如果不符合，就堅決不能采用，如果有一些符合，那就在別人的經驗上加以改進。總而言之，企業(yè)應該擁有一個符合實際情況、可行性高且能夠滿足自己發(fā)展需求的檔案管理模式。

24提高檔案管理的信息化水平

互聯(lián)網(wǎng)技術和計算機技術飛速發(fā)展帶來的影響如今已經滲透到各行各業(yè)中，對一個現(xiàn)代企業(yè)來說，檔案管理的網(wǎng)絡信息化擁有許多優(yōu)勢。一方面是大幅提升了檔案管理的工作效率，以往檔案管理人員如果要找一份檔案，只能通過檔案編號和年份進行手動翻查，這種方式不僅浪費時間，還可能出現(xiàn)查找錯誤，大大地降低了工作效率，而信息化檔案管理基本上都是通過一臺計算機操作的，通常在企業(yè)檔案管理的計算機系統(tǒng)都設置了高級查找和關鍵詞檢索的功能，當企業(yè)檔案的電子版數(shù)據(jù)庫完成建立以后，管理人員只需要通過口令密碼登錄該系統(tǒng)，然后就可以快速地進行檢索了，十分的方便和快捷。其次檔案的錄入通常使用掃描儀進行，這種儀器可以最大限度地保存檔案的原貌，避免了紙質檔案因為時間問題而產生的發(fā)黃、發(fā)霉和字跡不清等問題，以方便檔案在今后使用過程中的準確性。第三，檔案管理的網(wǎng)絡信息化可以增加檔案的保密性和安全性，企業(yè)檔案中不乏一些僅供內部使用的商業(yè)機密之類的文件，在信息化管理過程中，可以依據(jù)檔案的保密級別對檔案進行分級管理，不同級別的檔案設定不同的使用權限，大大降低了檔案信息外泄的風險。由此可見，實施檔案的信息化管理可以建立起很大的行業(yè)競爭優(yōu)勢，所以提高檔案的信息化水平很重要。

25加大資金和人力投入

和許多其他管理工作一樣，企業(yè)檔案管理也需要大量的財力、人力和物力的支持。隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，企業(yè)的檔案就需要持續(xù)及時的更新，如果沒有及時投入相應的資金進行支持的話，企業(yè)現(xiàn)有的設備和儀器以及人員配置就無法滿足檔案管理的實際需求，從而影響企業(yè)的發(fā)展。所以必須投入足夠的資金以維護和購買如打印機、掃描儀等設備，一方面幫助降低檔案管理工作人員的工作難度和強度，另一方面也是為持續(xù)變化的檔案管理工作提供可靠的技術支持。

26加強檔案管理員的培訓，提升他們的職業(yè)素養(yǎng)

企業(yè)檔案管理工作的不斷發(fā)展，對檔案管理員的要求也在不斷更新，所以企業(yè)有必要對檔案管理員定期進行培訓，一方面讓他們學習新的檔案管理理論和方法，另一方面加強他們互聯(lián)網(wǎng)技術中與檔案管理先關的知識的了解和學習。另外也要督促檔案管理員學習檔案管理相關的法律、法規(guī)，從而提高他們的綜合素質，以便企業(yè)檔案管理工作的順利進行。

3結論

總而言之，檔案管理工作是一個企業(yè)管理工作的重要組成部分，在一定程度上體現(xiàn)了企業(yè)的總體管理水平。特別是在信息化高度發(fā)展的今天，加快企業(yè)檔案管理的網(wǎng)絡信息化已經成為了必然趨勢。企業(yè)應當深刻意識到當前檔案管理工作中的不足，改變傳統(tǒng)落后的檔案管理模式，使檔案管理工作發(fā)揮其最大作用，從而更好地為企業(yè)和社會的發(fā)展服務。

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