基于OA協同辦公系統實現醫師權限的生命周期閉環管理

王 新，董一潁，王 藩，閆小萍，高婧怡，程 玥，孫小萌，陳 麗,劉海峰

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基于OA協同辦公系統實現醫師權限的生命周期閉環管理

王 新1，董一潁1，王 藩2，閆小萍1，高婧怡1，程 玥1，孫小萌2，陳 麗1,劉海峰2

醫師權限管理工作一直貫穿于醫師在醫療系統內的所有工作環節，根據職稱及角色的變化，所進行的醫療及辦公權限也相應發生變化。為此，我們設計了一套基于OA系統辦公系統的應用實踐，流程化的集中處理零散分布于各類信息化系統的授權，按權限的生命周期分權限授予、查詢、變更三個縱向場景，以數據申請、醫務管理、數據操作、數據協同四個維度層級，以全生命周期的閉環管理約束醫師權限。

醫師權限; OA辦公系統;生命周期;閉環管理

目前，軍隊醫院主要配發使用的是軍衛一號HIS系統，在未改造HIS系統情況下，醫師權限管理依賴手工設置，各部門環節依據申請表單審批授權醫師的臨床活動。但是伴隨醫院的快速發展，人員劇增，醫療質量內涵式管理的逐步規范化，原配發的系統已經遠遠不能滿足當前的業務需求。目前，較多醫院在軟件市場上采購專門的醫師權限管理系統，雖然醫師可以從流程提交電子審批替代紙質審批單，但無法通過統一平臺查看自己所有系統的權限情況，并兼顧除權限以外的辦公工作，而且對于醫院來說，單獨采購的軟件系統需要長期繳納維護費用，嚴重依賴軟件公司技術人員水平。筆者利用OA自動化協同平臺可以無縫銜接醫院所有科室人員的特點，生命周期的項目閉環管理思路和平臺自定義，開發設計了醫師權限管理流程，既解決了醫院當前的業務需求，也省去了較高的軟件購買和維護費用，這項成功實踐，具有開拓創新的實用意義。

1 現狀和問題

1.1 權限類型繁多，難以統一變更 對臨床醫師進行醫療活動的管理工作，貫穿了醫師從入職到離職的整個工作始末，其中根據醫師職稱和角色的不同包含很多權限細類，如醫師的診療活動所使用的醫療工作站各科室權限、各門診權限、HIS醫師工作站及手術預約系統等工作軟件權限。這些權限跟隨醫師在職稱晉升、崗位變動、病區患者聯合管理等因素的變化而變化。

1.2 管理環節分散，難以協同貫穿 臨床醫師權限管理的覆蓋內容包含醫療行為管控、科室資料管理、科室物資管理、科室績效管理、人事管理等，業務范疇歸屬于不同的管理部門，而又集中體現在所有醫療行為之中。醫院內部各業務系統授權管理方面相對孤立，如果用戶所在科室職稱等發生變化導致權限變化，需要在各信息系統分散地重新分配權限，無法及時做到聯動[1]。

醫療授權是規范執業人員行為的基礎[2]。如何及時有效的管理各類系統權限的授予和取消，打破各類信息系統間的隱形壁壘，以及如何將權限管理形成統一的流程規范，是目前臨床權限規范化管理必須要解決的問題。

2 醫師權限生命周期閉環管理的流程場景實施

醫師權限管理流程需要與HIS系統做數據聯動，以人事管理的基本信息做數據基礎，在人員入職時開始進行基本賬號信息建立，隨著醫師的臨床醫療活動而發生變化，在人員離職時做權限回收終結。

因此筆者設計了基于OA協同辦公系統的醫師權限管理流程(圖1)，按權限的生命周期分三個縱向、四個層級維度。根據這種結構能夠細化臨床醫師進行醫療活動的各類權限管理情況，其中涉及OA系統內部醫師信息管理模塊與人事管理模塊的數據聯動，以及OA系統與HIS系統間的數據協同。

圖1 OA協同辦公系統設計的醫師權限管理流程層級結構

注：該閉環的管理流程，按權限的生命周期分三個縱向、四個層級維度。三個縱向包含了權限授予、查詢、變更(及取消)幾種場景；四個維度層級由數據申請、醫務管理、數據操作、數據協同組成

2.1 醫師權限的授予場景 首先，進行醫師信息采集，歸檔手寫簽名和環節正式公文。人員入職以后，具備醫師資格并在科室內有出診及醫療行為需求的醫師，按要求填寫醫師信息登記表。登記信息中包含醫師的基本信息、執業證及注冊編碼。該表單填寫后打印，在指定位置簽名，隨執業證、 資格證復印件，打印后一式3份送至醫療科審核，信息確認無誤加蓋印章。表單編目并掃描簽名電子版存檔，以便今后做處方簽名對照。該步驟結束后，標識申請人具備進行臨床醫療行為的資格。然后，可在OA協同管理平臺上填寫臨床權限申請，根據實際情況，申請具體門診出診權限、病房醫囑權限及其相關科室內工作權限。系統通過數據協同，使醫師獲得工作站權限。

2.2 醫師權限的查詢場景 在醫務管理過程中，我們需要對于人員的權限進行監察管控，根據人員的資格、權限開通和變更記錄進行信息核查，以避免醫療信息系統權限濫用、數據泄密、醫師違規操作等行為。依據權限的開通進行全流程的跟蹤監管，確保醫療信息安全和醫師分級管理。查詢場景分為以下內容：(1)權限管理。醫務管理部門在處理流程申請信息時，可以通過申請人姓名，進入個人信息頁，查看相關資質、權限，以及工作站權限的變更記錄和經辦信息，由此參考判斷業務是否可以審批通過。(2)透明化個人權限情況。臨床醫師可以通過自己的協同辦公平臺入口查看個人相關的權限、變更記錄、經辦信息，做到責權明確。(3)處方簽名比對。從醫師開始參與臨床醫療行為，即最初開通權限，已經通過系統流程完成了初期的信息采集工作，系統歸檔掃描了醫師處方簽名。在臨床需要比對處方簽名時，即可以通過OA辦公系統的醫師個人信息查詢功能，直接核查手寫簽名電子圖樣和相關醫師信息，及其變更歷史記錄，做到了信息實時聯動，無需重復打開其他系統，也確保了數據有效統一。

2.3 醫師權限的變更場景 伴隨醫師在醫院的醫療活動，跨病區合管患者、新增門診出診需求、科室調整變更及離職等，需要對醫師進行相關臨床權限的變更或注銷。在相關信息發生變化時，醫師本人通過臨床權限管理流程，填寫申請及變更信息，流程自動按環節流轉，全流程記錄審批人的查看及審批狀態，結合桌面提醒和短信提醒的方式，使審批的工作快速響應。這種方式既避免了臨床醫師通過紙質版報批文件消耗寶貴的工作時間和精力，也做到了過程可記錄跟蹤查詢，在整個變更過程中，嚴格地控制了程序權限的泛濫和違規。

3 系統成果

3.1 標準化業務流程 通過項目生命周期的管理方法，在協同辦公平臺上把各種資源、進展過程和人員結合在一起，在規定的時間和質量目標范圍內完成項目的各項工作[3]。醫師可根據實際工作需要，在OA上填寫臨床權限申請，按流程獲取門診出診或住院患者管理的權限(表1)。

3.2 高效化工作環節 全流程各審批由短信發至個人手機，并結合桌面彈窗提醒辦理，全流程逐級報批由科室審批、醫療科審批、計算機管理中心辦理，反饋通知本人這個步驟，審批周期從原紙質批件多部門人工信息傳遞，平時平均7個工作日辦理的情況壓縮至全流程平均為24 h內，其中醫療科審批到計算機中心辦理平均2.5 h完成。醫師通過短信接收流程辦理情況及其分配的用戶名情況(圖2)。

表1 醫師權限類型及辦理環節說明

3.3 網絡化實時監控 醫師權限管理所涉及的全部環節都集中在OA系統平臺中進行數據跟蹤，能實時反饋醫師本人該項工作的流程環節情況及結果，能實時提醒及匯總至管理部門當前分類權限的總體情況。以網絡式結構多點查詢，歷史記錄可追溯，真實有效地做到透明可控。

圖2 各年度醫師權限辦理工作所需時間

2013年開始設計逐步替代紙質表單進行流程審批，2014年開始正式使用，從圖中可以明顯看出，使用該流程前后工作耗時的巨大差別，以及隨著流程的逐步完善，該項工作效率逐步提高

綜上所述，自從基于OA協同辦公系統實現醫師權限閉環管理以來，醫院的人員入職離職、醫師在醫院職稱晉升、崗位變動、聯合診療管理等涉及權限的工作都得到自動化及時變更調整處理，既極大地方便了臨床人員的權限申請變更事務辦理，節省時間和精力專注于醫療業務本身，也有效地提高了醫院管理部門的管理效率和醫務管理水平，促進了醫療質量的提升，保證了醫院的和諧穩步發展。

[1] 王延昭，張曉祥，奈存劍，等.醫院信息系統分級授權管理機制的研究和設計[J].中國醫院管理，2016，36(3)：54-55.

[2] 唐錦輝，郝 敏，張佳惠，等.醫療授權管理在綜合性醫院的應用與探討[J].中國醫院管理，2014，34(4)：37-39.

[3] 陳愛芬，邱 艷，陳 君.協同辦公OA在醫院信息化管理中的應用[J].中醫藥管理雜志， 2012，20(8)：794-795.

(2016-12-07收稿 2017-02-21修回)

(責任編輯 梁秋野)

Closed-loop permission management of physicians based on office automation(OA)system

WANG Xin1, DONG Yiying1, WANG Fan2,YAN Xiaoping1,GAO Jingyi1,CHENG Yue1,SUN Xiaomeng2,CHEN Li1,and LIU Haifeng2.

1.Department of Computer Information Management，2.Medical Department ,General Hospital of Chinese People’s Armed Police Force, Beijing 100039, China

Physicians’access control has been a key factor in the whole process of the healthcare system. The level of access control in both the healthcare system and OA system changes with the professional titles and roles of physicians. In this paper, an OA system app is designed to process various access control from different systems, involving such scenarios in the lifecycle of permission management as access granting, query and modification. Physicians’ access control in a closed loop can be managed in four dimensions: data application,medical management, data operation and data collaboration.

physicians’ access control; OA system; life cycle;closed loop management

王 新，碩士，工程師。

100039 北京，武警總醫院：1.計算機管理中心，2.醫務部

董一潁，E-mail：dyy610@live.cn

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