淺析檔案信息在企業管理中的開發與利用

劉香英

摘 要：現代社會，企業生產經營活動對于檔案信息的依賴程度越來越大。企業檔案已經遠遠超出資料管理的范圍，進入為企業生產經營發展提供信息支持服務的階段。企業檔案信息開發利用工作對于企業經營生產的影響日漸突出。該文圍繞現代企業檔案信息管理開發利用有關問題進行探討，闡述了企業檔案信息開發利用的基本原則，結合實例分析了做好檔案信息管理開發利用的重要現實意義。最后就如何做好企業檔案信息管理開發利用工作提出自己的看法和見解。

關鍵詞：企業檔案 檔案信息 開發 利用

中圖分類號：F270 文獻標識碼：A 文章編號：1674-098X（2017）02（b）-0156-02

當前，人類社會已經進入信息時代，信息管理對于人類社會化生產、生活活動開展質量和效率的影響無法估計。作為信息的重要載體，各種檔案文件受到人們越來越多的關注。現代企業生產活動繁雜，日常經營生產活動中會產生大量檔案信息，這些檔案是企業生產活動的具體反映和記錄。對企業檔案進行科學、規范、高效的管理和運用，是現代企業日常管理的重要課題之一，也是企業信息化建設中不可或缺的一個重要組成部分。現代企業要實現健康可持續發展，自身檔案信息建設必不可少。實際工作中，少數企業忙于生產銷售環節，對檔案管理缺乏足夠的重視，結果在需要的情況下沒有充分的檔案支持，造成經濟上的嚴重損失，這些都是現代企業經營管理人員應引以為戒的。

1 現代企業檔案信息開發利用的基本原則

我國改革開放以來，市場逐漸取代政府，承擔起資源配置的重要職責。在社會主義市場經濟體制下，企業獲得了空前發展，同時，市場競爭激烈程度與日俱增。面對嚴酷的市場競爭形勢，企業必須想方設法、千方百計謀求對策。現代企業間的競爭是多方面的，但大體而言，信息管理方面的競爭是最主要的一個領域，企業規模越大、面對的局勢越激烈，對于信息的需求也就越大。哪個企業能夠搶先一步取得重要信息，往往就能在后續競爭中立于主動地位。檔案管理是企業信息化建設的基礎環節，檔案信息的開發利用，在企業運營體系中的地位日益凸顯。作為一個現代企業的經營管理人員，必須重視企業檔案信息開發利用工作。那么，面對紛繁復雜的企業檔案管理工作，要如何著手，予以有效的開發利用呢？筆者結合多年工作實踐，認為企業檔案信息開發利用工作需要遵循以下幾項基本原則。

1.1 要做好企業檔案信息開發利用工作，就必須充分發揮主觀能動性，創造性地開展工作

長期以來，我國企業檔案管理工作停留在檔案收集、存放階段。檔案管理部門只有在其他部門提出需求時才給予配合，工作處于被動狀態。現代社會，工作頻率加快，檔案管理工作必須主動出擊，積極探索信息開發利用的方式、方法，創新檔案信息管理模式，變被動為主動，從而為企業的生產經營提供更好的服務。

1.2 過硬的檔案管理人員素質是做好企業檔案信息開發利用的關鍵

檔案管理開發利用工作質量、效率與工作人員的業務水平及精神狀態有著直接且重要的關系。檔案工作人員不僅要熟悉檔案管理業務本身，更要對企業經營生產活動的各個環節、細節有著全面的了解和把握，只有這樣，才能在面對海量的企業信息時，針對性地開展工作，做好重點信息開發，兼顧常規信息管理，盡可能提高有限的信息管理資源效能。

2 開發、利用檔案信息資源，服務企業生產經營實例

筆者所在公司檔案管理人員特別重視檔案資料的利用，每年的檔案利用率都很高。尤其檔案管理實現數化管理后也更加方便、快捷。公司領導的離任審計、財務監察審計、職工的職稱晉級、晉升，工資的查詢、公司評審四好班子、優秀工程公司等各類榮譽等都需要查閱利用檔案資料，每次借閱檔案的人員都先按照檔案借閱辦法的要求，填寫檔案借閱審批登記表，原始檔案資料出庫時必須有檔案對口的業務領導審批簽字后方可借閱。檔案管理人員都會充分利用檔案管理系統先進行查閱，需原始紙質資料時再進行實時查取。業務熟練，查閱方便。近3年來，檔案的利用率也越來越高，每年都至少有四五個檔案實例，特別是會計檔案查閱利用率。例如：2015年5月20日，由于江西中鐵利達公司欠該公司工程履約保證金480萬一直不給，該公司清欠辦的同志到檔案室查2001年會計憑證，復印當時的付款帳單，向法院提交了大量的證據，為該公司挽回了經濟損失。再有2006年3月，該公司承建了山西省省道臺運線運城至稷山段一級公路路基工程第四合同段的施工，2007年6月該工程完工。完工后，業主（運城市鑫佰融交通建設有限公司）以各種理由拖欠該公司工程尾款。2013年9月，經雙方對賬確認剩余工程款為1 883 607.13元。在此期間，該公司派清欠人員多次催要未果，于2012年12月一紙訴狀將運城市鑫佰融交通建設有限公司告上法庭，要求其支付剩余工程款及利息損失。在該案的起訴過程中，公司檔案室協助公司法務人員查閱復印了相關的會計檔案及工程資料。2013年5月，該公司訴運城市鑫佰融交通建設有限公司拖欠工程款糾紛一案，經山西省運城市中級人民法院開庭審理，現已調解結案，為公司挽回經濟損失200余萬元。

3 做好現代企業檔案信息開發與利用的意見和建議

現代企業信息化建設是個全方位的工程，作為其中的重要環節，企業檔案信息開發利用也是非常復雜和繁瑣的。從當前實際情況出發，筆者認為，需要從以下幾個方面著手開展企業檔案信息管理開發利用工作。

3.1 轉變思想，提高對企業檔案信息管理工作的重視

企業開展檔案信息管理和開發，根本目的在于利用檔案信息為企業經營發展、實現經營目標提供服務。也就是說，檔案信息的利用是企業檔案信息管理工作的核心所在。企業管理人員要充分認識到企業檔案信息管理開發利用工作的重要意義，明確檔案管理工作的目的和原則，規范企業信息管理流程，養成經營決策前需求企業檔案信息支持的良好習慣。

3.2 提高企業架構中檔案部門的地位

由于企業缺乏對檔案管理工作重要性的認知，負責檔案管理工作的責任部門也得不到應有的重視，處于邊緣化的位置，由此導致在資源配置、工作人員的精神狀態、工作效率和質量等方面，檔案管理部門都落后于其他部門，這進一步限制了檔案信息開發利用事業的發展。檔案開發利用工作沒有發揮應有作用，受到外界輕視，從而陷入負面循環。為了避免這個問題，企業管理者必須要突出檔案管理部門在企業架構中的重要地位，賦予其應有的職能、權限，給予必要的資源支持，讓企業檔案管理和企業發展相同步，協調發展，互相促進。

3.3 健全企業檔案信息管理工作

企業檔案信息管理要為企業生產經營服務。納入企業檔案信息管理范疇的信息，必須保證是真實、可靠的，并在條件允許范圍內，盡量提高信息的精度。由于企業信息量十分龐大，責任部門必須對企業檔案進行規范化管理，根據規范標準進行分類歸檔。特別是要注意使用現代化信息技術手段，提高企業檔案信息管理、儲存和使用的效率。同時，企業要構建企業檔案管理安全體系，確保檔案原件存放安全。只有在企業需要時提供充分的支持，檔案信息管理工作的意義才能得以體現。

4 結語

現階段，我國正處于經濟高速發展時期，特別是全球市場一體化趨勢的不斷加強，更是給企業帶來了巨大的發展空間和前所未有的競爭壓力。面對國外企業迅猛入侵，我國企業必須從各個方面強化實力，提高市場競爭力。在這個過程中，企業檔案信息所發揮的作用無疑是十分巨大的。企業要切實做好檔案信息管理開發利用工作，汲取企業檔案信息中的積極因素，推動企業健康有序發展。

參考文獻

[1] 劉玉華.淺談高校檔案信息資源的開發與利用[J].內蒙古師范大學學報：哲學社會科學版，2007（S1）：482-483.

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