試論檔案管理模式改革在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用

黃鴻輝

摘 要：醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院管理工作中的重要組成部分，無論是醫(yī)院的行政管理、科研管理還是人事管理，都離不開檔案管理工作。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)無法滿足當(dāng)前醫(yī)院檔案管理的要求，因此，必須要推動醫(yī)院檔案管理模式改革，解決醫(yī)院檔案管理中的實(shí)際問題，從而提高醫(yī)院檔案管理水平。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院 檔案管理 問題 改革

中圖分類號：G279 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1674-098X（2017）02（b）-0140-02

隨著社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，人們生活水平不斷提高，對醫(yī)療服務(wù)的要求也越來越高。而醫(yī)院的檔案管理工作主要的作用就是整合醫(yī)院的信息資源，明確醫(yī)院未來的發(fā)展方向，不斷提高醫(yī)院的醫(yī)療水平，從而滿足患者的要求。但是在實(shí)際檔案管理過程中，還存在著許多的問題，嚴(yán)重影響醫(yī)院檔案管理的質(zhì)量，因此，必須要不斷改進(jìn)、完善醫(yī)院檔案管理模式，提高醫(yī)院信息資源的利用率，促進(jìn)醫(yī)院的發(fā)展。

1 醫(yī)院檔案管理的主要內(nèi)容

醫(yī)院檔案管理主要是對醫(yī)院發(fā)展資料、人事資料以及基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)資料等信息的管理，是醫(yī)院各類信息資源整理與保存的平臺，對醫(yī)院的發(fā)展起著重要作用。此外，醫(yī)院檔案管理可以實(shí)現(xiàn)對醫(yī)院各項(xiàng)工作的監(jiān)控與分析。醫(yī)院各部門在完成對應(yīng)工作以后需要提交完整的工作資料，檔案管理部門可以從這些工作資料當(dāng)中提取有效信息，從而了解醫(yī)院各部門的工作情況。

2 醫(yī)院檔案管理中常見問題的分析

2.1 檔案管理機(jī)制不合理

在醫(yī)院檔案管理過程中，很容易出現(xiàn)機(jī)構(gòu)重疊、主次不分的問題。醫(yī)院檔案管理主要包括文書檔案管理、患者病歷檔案管理以及醫(yī)院人事檔案管理等幾種類型，在實(shí)際管理工作中，許多檔案管理人員并沒有將不同類型的檔案資料區(qū)分開來，導(dǎo)致管理時(shí)發(fā)生混亂。醫(yī)院檔案管理不只是單純地對檔案資料進(jìn)行整理與保存，更重要的是數(shù)據(jù)分析以及信息解析部分，但是目前的檔案管理機(jī)制不合理，導(dǎo)致檔案管理人員對檔案的數(shù)據(jù)分析與信息解析發(fā)生錯(cuò)誤，整理分類不合理，多個(gè)科室對同一檔案資料進(jìn)行重復(fù)管理，不但提高了檔案管理人員的工作量，還大大降低了檔案管理的效率，信息查詢時(shí)需要花費(fèi)更多的時(shí)間[1]。

2.2 檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)較低，管理能力不足

許多醫(yī)院都設(shè)置了專門用于檔案管理的檔案室，而且對紙質(zhì)檔案的保存管理工作也做得比較到位，但是整個(gè)管理過程還有一定的缺陷。某些檔案管理人員由于專業(yè)管理水平不過關(guān)或者綜合素質(zhì)不夠高，所以在進(jìn)行檔案管理時(shí)只會運(yùn)用傳統(tǒng)的檔案管理方式。雖然檔案室配有計(jì)算機(jī)等設(shè)施，但是由于檔案管理人員的操作水平不夠，無法運(yùn)用計(jì)算機(jī)對檔案進(jìn)行分類、整理、保存等，使得計(jì)算機(jī)形同虛設(shè)，其快速查詢的功能得不到發(fā)揮，大大降低了醫(yī)院檔案管理的實(shí)時(shí)性。

2.3 檔案管理的積極性不夠

就目前的工作現(xiàn)狀來看，醫(yī)院的工作崗位也不是絕對的“鐵飯碗”，客觀上是存在著波動的，畢竟有競爭才會涌現(xiàn)更多優(yōu)秀的人才。而檔案管理工作，需要一定的經(jīng)驗(yàn)和專業(yè)性。新入職的檔案管理人員不能又快又好地適應(yīng)當(dāng)前的檔案管理工作，就算經(jīng)過一段時(shí)間的專業(yè)培訓(xùn)，新入職的員工還沒有進(jìn)入狀態(tài)，可能存在工作態(tài)度懶散或者工作意識淡薄等問題。所以，某些醫(yī)院檔案管理部門的員工就會帶著消極的工作情緒進(jìn)行檔案管理工作，導(dǎo)致醫(yī)院檔案信息分類混亂或者信息滯后等問題的發(fā)生[2]。

2.4 信息檔案形式多種多樣，難以統(tǒng)一管理

隨著信息技術(shù)的普及應(yīng)用，醫(yī)院的檔案資料也開始以信息檔案為主。但是在醫(yī)院信息檔案的管理過程中存在著一些問題。首先，信息檔案資源沒有進(jìn)行有效整合，各個(gè)科室分別管理對應(yīng)的信息檔案，很少進(jìn)行信息交流與數(shù)據(jù)共享，一旦某科室需要查找某個(gè)特殊病例治療的相關(guān)資料，那么就需要花費(fèi)更多的時(shí)間，不利于醫(yī)院檔案管理效率的提高。其次，沒有充分發(fā)揮出信息技術(shù)的作用。醫(yī)院在使用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理時(shí)，通常只利用到檔案管理系統(tǒng)最基本的功能，即就是信息資料的收集、整理與查找的功能，而信息數(shù)據(jù)的分析、反饋等功能卻沒有得到很好的使用。信息技術(shù)最強(qiáng)大的功能就是數(shù)據(jù)分析功能，所以才能在各個(gè)領(lǐng)域得到廣泛應(yīng)用。目前醫(yī)院檔案管理部門對信息技術(shù)的研究還不夠深入，應(yīng)用并沒有達(dá)到預(yù)期效果，應(yīng)用水平有待進(jìn)一步提高。

3 推動醫(yī)院檔案管理模式改革的具體措施

3.1 完善檔案管理機(jī)制，并加以監(jiān)督落實(shí)

對于檔案管理機(jī)制還未完善的醫(yī)院，可以制定一條分類管理規(guī)定：將檔案材料分為醫(yī)院發(fā)展資料、人事資料以及基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)資料等幾個(gè)部分，然后用相同的目錄打印這些材料，根據(jù)各個(gè)不同的科室，分成不同的副本[2]。這樣可以有效避免檔案分類混亂問題的出現(xiàn)，一定程度上提高了檔案管理的工作效率。而對于檔案管理機(jī)制已經(jīng)完善但是缺乏監(jiān)督的醫(yī)院可以從以下兩方面入手：一是設(shè)立監(jiān)督部門定期檢查各項(xiàng)檔案管理計(jì)劃的落實(shí)情況，看有哪些沒到位的地方，要求其盡快落實(shí)到位；二是在提高醫(yī)院檔案管理人員專業(yè)水平的同時(shí)，要加強(qiáng)對其責(zé)任心的培養(yǎng)，把任務(wù)交給有責(zé)任心的人員，管理質(zhì)量也能得到一定的保證。

3.2 規(guī)劃檔案管理方式，整合檔案資源

首先，利用國家相關(guān)法律法規(guī)規(guī)范檔案管理方式，明確整個(gè)檔案管理的具體流程，明確每個(gè)檔案管理人員的崗位責(zé)任，使每個(gè)管理人員各司其職，保證檔案管理工作的有序進(jìn)行。

其次，運(yùn)用科學(xué)的方式對檔案資源進(jìn)行整合。醫(yī)院的檔案管理工作是一項(xiàng)重要的工作，檔案內(nèi)部結(jié)構(gòu)復(fù)雜，種類繁多，所以需要運(yùn)用科學(xué)的方法對檔案資源進(jìn)行整合，盡量提取有價(jià)值的檔案資源。在進(jìn)行整合時(shí)，要根據(jù)實(shí)際的工作需求，深入挖掘檔案資料的價(jià)值，將檔案內(nèi)容進(jìn)行精煉，提升檔案資料的價(jià)值。此外，還可以利用新興檔案載體，便于信息傳播以及資料攜帶，提高檔案資料的利用效率。

3.3 提高醫(yī)院檔案管理人員的專業(yè)管理水平

新入職的檔案管理人員難以融入工作是一個(gè)問題。工作崗位的流動性一般是沒法避免的，想要適應(yīng)當(dāng)前的時(shí)代發(fā)展，就必須克服這一困難。第一，醫(yī)院檔案管理部門可以多招聘檔案管理相關(guān)專業(yè)的人才。首先，檔案管理相關(guān)專業(yè)的人才具有其他專業(yè)人才所沒有的扎實(shí)的檔案管理專業(yè)基礎(chǔ)知識，在基礎(chǔ)上就領(lǐng)先了一截；其次，檔案管理相關(guān)專業(yè)人才在檔案管理方面的學(xué)習(xí)能力也較強(qiáng)、學(xué)習(xí)速度更快，更容易接受檔案管理相關(guān)的知識，學(xué)習(xí)效率較高。第二，為新入職的檔案管理人員創(chuàng)造更好的專業(yè)人才培養(yǎng)條件。醫(yī)院應(yīng)該根據(jù)自身的需求以及檔案管理人員之間不同的專業(yè)水平制定出一系列系統(tǒng)的培訓(xùn)計(jì)劃，并且可以定期邀請一些專家講師前來授課演講，提高檔案管理人員的整體水平。

4 結(jié)語

醫(yī)院的檔案管理工作對醫(yī)院的發(fā)展有著重要作用。就目前來看，我國醫(yī)院檔案管理過程中還存在著檔案管理機(jī)制不合理、檔案管理人員專業(yè)管理水平低等問題。對此，必須要采取適當(dāng)?shù)母母锎胧┩晟茩n案管理機(jī)制，對檔案管理人員進(jìn)行培養(yǎng)，以提高其專業(yè)管理水平，保證醫(yī)院檔案管理的質(zhì)量與效率。

參考文獻(xiàn)

[1] 王歡.檔案管理模式改革在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用[J].安徽農(nóng)業(yè)大學(xué)學(xué)報(bào)：社會科學(xué)版，2014，23（4）：66-69.

[2] 李理.檔案管理模式改革在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用[J].世界最新醫(yī)學(xué)信息文摘，2015，15（70）：162，171.

[3] 李麗彬.新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理的改進(jìn)策略探究[J].大家健康：學(xué)術(shù)版，2016，10（12）：293.