圖書館辦公室管理的探討

摘 要：論述高校圖書館辦公室管理工作，從圖書館辦公室的工作特點出發(fā)，在常規(guī)工作中，做到“六個要有”，才能做好圖書館辦公室工作。在辦公室管理工作中應用網(wǎng)格化管理方法，達到管理責任全覆蓋，使每個人明確自己的責任，使圖書館管理達到最佳狀態(tài)?！耙匀藶楸尽钡膬炔凯h(huán)境建設，為讀者提供優(yōu)質的服務，給讀者帶來愉快的閱讀體驗，提高讀者的閱讀興趣。

關鍵詞：辦公室管理；網(wǎng)格化；環(huán)境建設

高校圖書館辦公室是一個綜合部門，也是圖書館管理的中樞。本文從圖書館辦公室的工作特點出發(fā)，分析高校圖書館辦公室管理的原則，在辦公室管理工作中應用網(wǎng)格化管理方法和“以人為本”的內部環(huán)境建設。高校圖書館辦公室協(xié)助館領導處理圖書館的全面工作。它的工作范圍廣泛，起著上傳下達、聯(lián)系內外的樞紐作用。

1 常規(guī)工作

圖書館辦公室要處理各種文件，是館領導召集會議的具體組織者，是領導機構制定決策的傳達者與執(zhí)行者，可以說這是一項綜合性的工作。圖書館辦公室主要職責是就全館相關工作人員的實際工作進行合理化的組織、協(xié)調以及管理，發(fā)揮館長參謀或者說是助手的作用，同時也是圖書館與學?；蛘呤巧鐣M行相互聯(lián)系的職能性窗口。這種情況下，辦公室員工必須要就自己的職責進行充分認識，增強管理水平。具體來說，首先工作人員必須要具備較強的“全局意識”，能夠及時把握相關的學?；蛘呤菆D書館實際發(fā)展方向以及目標，在實際工作中結合學校實際發(fā)展規(guī)劃情況，就本部門的相關工作或者是計劃做到緊緊圍繞，并協(xié)助館領導進一步抓好落實工作。其次，相關工作人員要具有較強的服務意識，有效明確相應的服務煩我、目標以及對象等，改進服務方式以及服務方法，做到熱情接待每一位師生，提供較為周到的服務。第三，圖書館辦公室相關工作人員必須要具備相對加強的管理意識，在管理的基礎上充分激發(fā)工作人員熱情，做到工作勤奮以及作風嚴謹，能夠誠摯待人，將整個辦公室的實際工作目標轉變?yōu)榇蠹夜餐非螅趯嶋H工作中合力奮進，借助過硬工作能力獲得全館認可，不斷提升工作人員的責任心。第四，擁有較強的宣傳意識。因圖書館辦公室具有聯(lián)系校內化以及宣傳的重大職責。在實際圖書館工作期間，相關工作人員必須要加強宣傳管理，積極擴大圖書館影響。第五，專業(yè)知識要熟練。相關工作人員不僅要具備較強的業(yè)務素質水平、行政管理技能，還必須要了解各項規(guī)章制度。

2 創(chuàng)新圖書館辦公室工作的實踐與思考

2.1 進行網(wǎng)格化管理

網(wǎng)格化管理是在社會經(jīng)濟和科技水平高速發(fā)展下，為解決日益突出的管理問題而提出的一種管理方法。主要探討如何進一步優(yōu)化圖書館人文服務環(huán)境，加大圖書館內部管理力度，探索如何實施網(wǎng)格化人文環(huán)境建設。

圖書館網(wǎng)絡化管理，主要由“網(wǎng)”與“網(wǎng)”之間的交叉關系形成“格”所組成。如橫向由九個部組成，縱向由館領導和綜合辦公室組成。在實際中，任何管理的疏漏，事前都有許多預兆，有機會阻止。網(wǎng)格化管理的重要性在于事前預控，防患于未然。網(wǎng)絡化管理的全面化，由于網(wǎng)格化涉及方方面面，如綠植管理、損壞物品報修、安全隱患、環(huán)境衛(wèi)生等，這就需要借助圖書館網(wǎng)格上具體人及時發(fā)現(xiàn)上報。利用網(wǎng)格化管好人、管好地、管好物、管好事等。

網(wǎng)絡化管理的層次化。館領導在第一層面，體現(xiàn)的是對于圖書館管理的總體規(guī)劃、領導和投入、支持；負責執(zhí)行和監(jiān)管職能的綜合辦公室在第二個層面，體現(xiàn)落實監(jiān)管職能，把好考核標準和加大宣傳力度。各部主任在第三層面，負責落實、監(jiān)督、檢查的職能。圖書館工作人員在第四層面，體現(xiàn)的是落實主體責任，積極消除隱患，增強責任意識。通過網(wǎng)絡化管理，達到管理責任全覆蓋，不留死角，事事有人管，明確責任，落實到人；人人有事干，每個人明確自己負責的地方，負責事情。使圖書館整個系統(tǒng)管理達到最佳狀態(tài)。

2.2 環(huán)境建設體現(xiàn)“以人為本”現(xiàn)代服務理念

2.2.1 室內明亮整潔

圖書館要盡量采用自然光，白天自然光照射的光線柔和，不僅節(jié)省能源，還保護讀者的眼睛。晚上燈光要明亮柔和。這樣使人心里敞亮，啟發(fā)思維，從而提高學習效率。窗明幾凈，才能吸引讀者來圖書館看書學習。室內布置期間，應該最大限度做到樸實大方，圖書館的書架以及桌椅的擺放應便于師生借讀，整體給人舒適之感，不可以過于擁擠，必須要給予讀者充足的活動空間，有效防止摩擦的出現(xiàn)。圖書館衛(wèi)生管理是非常重要的環(huán)節(jié)，加強對圖書館讀者的教育管理，不能夠吸煙以及吐痰，也不可以亂扔果皮紙屑等，營造溫馨整潔的學習環(huán)境。

2.2.2 室內空氣清新

從某種程度上講，一個較為新鮮的空氣對于讀者或者是工作人員來說都是非常重要的，能夠在一定程度上確保讀者血氧供應，進一步增強讀者記憶效果，提升效率。通常情況下，圖書館當中的大量藏書中含有很多細菌或者是螨蟲等，必須要注重通風，并對書庫進行定期檢查管理，對粉塵進行及時清掃，若條件允許必須要進行定期消毒。另外圖書館作為公共場所，人員流動性較大，閱覽室、書庫等更是人員密集的地方，空氣質量容易受到污染，工作人員在搞好室內衛(wèi)生，不許帶入食物進入圖書館，營造良好閱讀環(huán)境。

2.2.3 創(chuàng)建人文環(huán)境

圖書館本著“讀者第一，服務至上”的理念，為讀者提供優(yōu)質的服務，給讀者帶來愉快的閱讀體驗，提高讀者的閱讀興趣。圖書館要通過以下方式滿足讀者對圖書館人文環(huán)境的心理需求。一要本著以人為本的服務理念，盡量滿足讀者的合理要求，使讀者滿意；二要建立人性化的規(guī)章制度，保證每一位讀者都能充分方便地利用圖書館內豐富的文獻資源以及各種服務設施，營造和諧舒適的閱讀環(huán)境；三要提高館員的整體素質，面對讀者的詢問要熱情耐心解答，在看到讀者有不當行為時，多采用引導式話語進行管理，維護館內和諧安靜的秩序。

3 結論

圖書館辦公室工作很難使各方都滿意，正如人們所說“眾口難調”，辦公室工作人員要以自己的智慧、耐心，愛心、用心，去服務讀者，滿足讀者借閱學習的需求；以自己的行為、品德和魅力去贏得讀者的認可。同時，他們也需要館領導的重視、關心和引導圖書館辦公室人員樹立“服務育人”的理念，通過堅持不懈的努力，發(fā)揮橋梁紐帶作用，就會使圖書館辦公室工作做的更好。

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作者簡介：楊自有（1960-），男，講師。